- к какому числу.
В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. А при выборах должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно.
В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.
Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.
Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. При утверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается в наименование должности.
Также выделим:
Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Докладная записка – составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.
Правила оформления телеграмм установлены Министерством связи Российской Федерации.
Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочно го оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п.
Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).[1, 101c]
4. Документирование трудовых отношений. Приказ по личному составу
Управление персоналом предполагает выполнение комплекса функций, связанных с прогнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.
Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.
Приказ по личному составу - обязательный документ трудовых правоотношений.
При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.
При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса "л/с". По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.
Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы.
- о приеме;
- о переводе на другую работу;
- об увольнении.
При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе формата А4.
Приказ должен иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок;
- текст;
- основание;
- подпись;
- отметку об ознакомлении.
Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.
Датой приказа является дата его подписания руководителем.
В тексте указываются:
- фамилия, имя, отчество работника (полностью);
- наименование структурного подразделения;
- профессия (должность);
- условия приема на работу (характер работы).
Графа "основание" приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.
В графе "основание" приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.
Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.
Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.[4, 299c]
5. Номенклатура дел, правила составления и применения
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура предназначена:
- для группировки исполненных документов в дела;
- учета и обеспечения сохранности дел;
- оперативного поиска документов в делах.
Номенклатуры дел подразделяются:
- на типовые;
- примерные;
- конкретного предприятия.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел проектных институтов Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер. Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел документационного обеспечения управления"). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат - 1, бухгалтерия - 2 и т. д.). Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);
- краткое содержание ("Переписка с ОАО "Эра" по строительству автостоянки");
- дата (период), к которому относятся документы дела ("Приказы по основной деятельности за 2008 г.").
В раде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках юс видов, например "Документы (акты, договоры, переписка) об аренде технических средств за 2008».
Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.
В графе"Примечание" проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например, "Переходящее дело с 2004 г."), изъятых или утерянных делах и т. п.
В графе "Примечание" при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.
Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.
Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.
Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Правильное формирование дел способствует:
- оперативному поиску необходимых документов;
- обеспечивает их сохранность;
- устанавливает порядок в организации делопроизводства.