Хотя лишь небольшая часть документов Еврокомиссии должна быть обязательно подписана усиленной электронной подписью, она часто требуется для аутентификации отправителя, особенно при переписке по открытым каналам связи. Специально отмечается, что во внутренней переписке достаточный уровень идентификации личности обеспечивается при помощи простой электронной подписи.
В регламенте перечислены:
- виды создаваемых и получаемых документов, которые обязательно должны быть подписаны, а также
- виды документов, подписанный оригинал которых не требуется (сюда отнесена большая часть внутренней переписки).
Для начала рассмотрим виды создаваемых Еврокомиссией документов, для которых не требуется наличие подписанного оригинала (список не является исчерпывающим). В их число входит большинство документов, относящихся к административным процедурам, как к чисто внутренним (например, взаимоотношения между администрацией и официальными лицами), так и к внешним (взаимоотношения со странами - членами Евросоюза, компаниями и гражданами), в том числе:
- созданные Еврокомиссией материалы, относящиеся к внутреннему или межведомственно процессу разработки законодательно-правовых актов. Эта группа включает не только сами подготовительные материалы, но также заметки, исследования и иные отчеты, направленные на оценку содержания или последствий предлагаемых законодательно- правовых актов или же используемые для подготовки публичных документов, таких, как «зеленые» и «белые» книги, коммюнике и т.д.;
- определенные материалы, относящиеся к управлению контрактами и грантами, такие, как информация о приглашениях к участию в тендерах, отчеты комитетов по вскрытию и оценке предложений;
- созданные Еврокомиссией документы, имеющие юридическую силу в рамках внутренних административных процедур (например, в рамках применения правил для персонала);
- материалы, относящиеся к чисто внутренней работе Служб и Генеральных директоратов (например, протоколы встреч и заседаний);
- созданные Еврокомиссией исходящие (для отсылки в другие организации, странам - членам Евросоюза, компаниям, гражданам) документы административного характера;
- созданные Еврокомиссией или ее Службами документы финансово-бюджетного характера, предназначенные для отправки в другие учреждения, странам - членам Евросоюза или внешним органам, действующим в рамках Евросоюза.
Список видов получаемых Еврокомиссией документов, для которых не требуется наличие подписанного оригинала, также не является исчерпывающим. В его состав входит большинство относящихся к административным процедурам документов, поступающих из других учреждений и органов Евросоюза, от стран - членов Евросоюза, от компаний и граждан, в том числе:
- материалы, передаваемые в рамках обмена информацией между странами - членами Евросоюза и другими учреждениями и органами, действующими в рамках Евросоюза;
- запросы граждан о получении доступа к документам;
- жалобы о нарушениях европейского законодательства;
- заявления об участии в конкурсах и отборах, прочие заявления;
- вспомогательные документы при подаче предложений по проектам и, где это уместно, сама форма предложения;
- статистические и финансовые данные, требуемые согласно законодательству Евросоюза.
Для документов, которые не требуют обязательного наличия подписи, в регламенте сформулированы требования к «должной идентификации» их отправителей. Все зависит от того, в каких условиях ведется переписка. Если документ влечет за собой юридические последствия (например, если в нем устанавливаются сроки исполнения или он содержит сведения, право ознакомиться с которыми имеет только адресат), то требуются более надежные гарантии идентификации. С другой стороны, в случае простого обмена информацией требования могут быть смягчены.
В случае ведения внутренней переписки между Еврокомиссией, ее Генеральными директоратами и Службами идентификация лиц осуществляется Службой аутентификации Еврокомиссии (ЕСАS).
При переписке между Еврокомиссией и партнерами (когда обмен документами идет по сетям с использованием взаимно согласованных процедур) идентификация выполняется с использованием заранее согласованных систем.
В случае переписки с широким кругом лиц и организаций (когда обмен документами идет при помощи Интернета или электронной почты) должная идентификация достигается путем:
- использования простой электронной подписи, за исключением тех случаев, когда требуется четкая и бесспорная идентификация автора и / или адресата (например, в целях обеспечения конфиденциальности передаваемой информации);
- выполнения процедуры аутентификации, реализованной в соответствующем программном Приложении Еврокомиссии;
- последовательного принятия пересылаемых документов отправителями / получателями. В данном случае в регламенте отмечается, что если при поступлении одиночного документа могут возникнуть сомнения в отношении его автора, то продолжающаяся переписка повышает уверенность в должной идентификации лица. При необходимости в конце процедуры может быть проведена дополнительная проверка.
Процедуры оцифровки документов
Еврокомиссия поставила цель создать полностью электронную систему управления документарными ресурсами, которая позволила бы постепенно перейти к исключительно электронным методам работы. Поэтому Еврокомиссия проводит систематическую оцифровку всех документов, созданных или полученных на неэлектронных носителях и особенно - на бумаге.
Оцифрованные документы создаются в форматах, обеспечивающих долговременную сохранность и читаемость, а также удобный доступ к содержащейся в документах информации. При сканировании бумажных документов предпочтительными являются форматы:
- PDF(РDF/А)и
- ТIFF (с минимальным разрешением 300 точек на дюйм).
Регламент требует от каждого Генерального директората и Службы организовать контроль качества оцифровки документов, включающий как автоматический контроль, так и ручную проверку наличия всех страниц, качества изображения и т.д.
Автоматический контроль осуществляется с использованием средств объединенной системы по оцифровке и распознаванию текста. При обнаружении ошибок в метаданных, дублирования и т.д. система автоматически извещает об этом ответственное за оцифровку подразделение Службы или Генерального директората. Оно и будет заниматься исправлением выявленных ошибок.
На этапе ручного контроля проверяется, все ли страницы были оцифрованы (особенно если документ был напечатан на двух сторонах листа), имеются ли перевернутые или нечитаемые страницы и т.д.
Уровень контроля должен быть пропорционален ценности и / или сроку хранения документа. Оригиналы сканируемых документов сохраняются в течение как минимум 6 месяцев с момента обработки (за это время должны быть исправлены все замеченные ошибки оцифровки).
Если бумажный оригинал не относится к числу тех документов, для которых наличие подписи является обязательным, и если иное не установлено явно иными нормативными актами, то по истечении периода, отведенного на контроль качества и проверку результатов оцифровки, этот бумажный оригинал уничтожается. Впоследствии любое требование о представлении данного документа удовлетворяется путем представления электронного образа документа.
Доказательная сила образа документа обеспечивается прежде всего благодаря должному документированию процедуры оцифровки начального (например, бумажного) документа. Все документы, относящиеся к процессу оцифровки, должны храниться постоянно. Это:
- документация, определяющая, какие документы оцифровываются;
- документация, описывающая процессы и процедуры;
- документированные результаты проверки качества оцифровки;
- документация, связанная с уничтожением оригинальных носителей информации.
Удивительно, но в нашей стране никто не поднимает вопрос о разработке законодательства, позволяющего переводить бумажные документы на другие носители с правом уничтожения бумажных оригиналов. А ведь именно отсутствие такого закона не позволяет в полной мере получать отдачу от внедрения современных информационных технологий в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике расходы на внедрение СЭД, электронных архивов, систем микрофильмирования окупаются как раз за счет сокращения расходов на ведение бумажного делопроизводства и на архивное хранение бумажных документов: за счет высвобождения дорогостоящей офисной площади, отводимой под бумажные архивы, за счет сокращения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.
Сохранение электронных документов
С момента регистрации электронные документы и все требуемые мета данные должны быть интегрированы в электронное хранилище. Для подписанных электронной подписью документов подписи или сертификаты аутентичности подписей также должны быть помещены в электронное хранилище. Электронный или оцифрованный документ находится в электронном хранилище на протяжении всего своего жизненного цикла, начиная от момента утверждения / получения и до передачи на хранение в Исторические Архивы Еврокомиссии и открытия для публичного доступа либо уничтожения.
Архитектура электронного хранилища основывается на следующих принципах:
- как правило, сохраняется один экземпляр документа в одном месте (возможны обоснованные исключения). Хранилище обслуживает все Службы и Генеральные директораты Еврокомиссии;
- архитектура хранилища учитывает тот факт, что требования при кратко- и среднесрочном хранении отличаются от требований при долговременном хранении. В этой связи электронное хранилище состоит из двух отдельных модулей;