- для активно используемых документов. При вводе в систему документы автоматически помещаются в это хранилище в оригинальном формате и / или в формате для длительного хранения. Они остаются в этом хранилище на протяжении всего срока хранения, если он не превышает 15 лет;
- для документов длительного срока хранения и исторических документов. Электронные и оцифрованные документы со сроком хранения свыше 15 лет, если они не уничтожены в ходе стандартной процедуры экспертизы ценности и уничтожения документов с истекшими сроками хранения, передаются вместе со всеми соответствующими метаданными в данное хранилище и только в формате, предусмотренном для длительного хранения.
С момента поступления документа в электронное хранилище изменения любого рода фиксируются в составе контрольной информации.
Созданные или полученные Еврокомиссией документы, подписанные простой или усиленной цифровой подписью, с момента регистрации становятся частью документарных ресурсов Еврокомиссии. Для каждого такого документа электронное хранилище создает отметку времени, подтверждающую:
- время ввода документа в систему, а также
- то, что электронная подпись, ключ, алгоритм и хэш были верны в момент ввода.
При наличии такой отметки времени (которая обновляется через определенный период) подлинность документа нельзя оспорить на том основании, что какой-либо из Элементов, использованный для создания электронной подписи и действовавший в тот момент, когда он был включен в состав документарных ресурсов, с того времени был отменен или устарел.
При необходимости создания бумажной копии электронного документа, выпущенного Еврокомиссией и снабженного простой или усиленной электронной подписью, такой документ распечатывается на бланке Еврокомиссии вместе с «электронной печатью», содержащей информацию об Электронной подписи и об отметке времени.
Дело в том, что с момента ввода в электронное хранилище электронная подпись сохраняется в оригинальном формате в течение кратко- и среднесрочного периода хранения. Эта электронная подпись хранится в хранилище для текущих документов и документов временного срока хранения.
В дальнейшем функции электронной подписи (т.е. гарантия целостности и аутентичности документов) выполняются Электронным хранилищем как таковым и проверяются с использованием «цифрового отпечатка» (хэша, дайджеста). Это позволяет отказаться от сохранения подписи в оригинальном формате.
Функциональные требования к электронному хранилищу
Электронное хранилище должно обеспечивать следующие минимальные функциональные возможности:
- регистрацию документов;
- размещение документов в дела;
- обеспечение сохранности документов и соответствующих метаданных;
- оцифровку и сохранение в формате для длительного хранения, а также распознавание текста;
- осуществление через определенные интервалы времени миграции из одного формата в другой и / или из одной компьютерной среды в другую с целью обеспечить читаемость и доступность документов на протяжении всего срока их хранения;
- управление версиями документа, отражающими ход разработки документа, а также версиями на различных языках;
- простановку отметок времени, удостоверяющих помещение в систему документов и соответствующих метаданных в указанный момент времени, а также их регулярное обновление;
- обеспечение неизменности подписанных электронной подписью документов с использованием дайджеста (хэша);
- управление доступом на основе предустановленных прав пользователей и подразделений владельцев документов;
- уничтожение дел, документов и их метаданных по истечении срока хранения, а также сохранение сведений об этих действиях в составе контрольной информации;
- наличие эффективных средств поиска, позволяющих быстро находить документы и их метаданные;
- средства создания, сохранения, экспорта и вывода на печать различных отчетов;
- обеспечение соответствующих климатических условий и физической защиты хранилища (поддержание заданной температуры и влажности, наличие сигнализации, средств защиты от пожара, хакеров, вирусных атак и от несанкционированного доступа);
- регулярное создание резервных копий и наличие «зеркального» сайта, дублирующего содержание электронного хранилища и готового заменить основной сайт в случае чрезвычайных обстоятельств.
Кроме того, необходимо иметь в виду, что в настоящее время активно идет работа над Европейскими требованиями к системам электронного документооборота МоRed2, которые разрабатываются на деньги Еврокомиссии.
Заключение
Обращает на себя внимание тот факт, что Еврокомиссия активнейшим образом использует в своей работе электронные документы. Она позаботилась о том, чтобы у всех ее подразделений имелись четкие и ясные требования к организации хранения электронных документов, в том числе и тех, которые имеют историческое значение и должны быть впоследствии переданы на постоянное хранение в Исторические Архивы.
Весьма интересна и перспективна для российского делопроизводства и архивного дела практика уничтожения документов на бумажных носителях в случае их перевода в электронный вид с помощью оцифровки. Использование такого подхода позволило бы, с одной стороны, снизить остроту проблемы архивных площадей, а с другой – дало бы возможность сохранить для грядущих поколений гораздо больше интересной информации (в электронном виде).
Нормативные документы Еврокомиссии по вопросам организации хранения документов всесторонне регламентируют этот вид деятельности. При этом учитывается, что в настоящее время в деятельности Еврокомиссии используется смешанный документооборот. Порядок хранения документов и принципы его организации в отношении бумажных документов очень схожи с российскими. Это позволяет надеяться, что используемые европейскими коллегами методы работы с электронными документами также окажутся хорошо совместимыми с отечественной практикой.
Литература
1. Варламова Л.Н., Шаповал Е.А., Суховская М.Г. Архивный ликбез // Главная гнига. – 2007. - №23. – С. 44-53.
2. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФА-М, 2008. – 592 с.
3. Т.В. Кузнецова Делопроизводство (документальное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2009. - 408 с.
4. Н.А. Храмцовская Организация хранения документов Еврокомиссии // Делопроизводство и документооборот. – 2007. - №9. – С. 40-49.