- идентификатор электронной копии документа.
Для изготовления документов директора архива, его заместителя используются номерные бланки с гербом города Саратова. Структурные подразделения имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах.
Характеристика общего бланка документа (Приложение 4).
Документы оформляются на бланках установленного образца формата А4.
Устанавливаются следующие виды бланков:
- постановление;
- распоряжение;
- письмо;
- бланк резолюции (формат А6).
Бланки писем исполнены в чёрно-белом виде.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии.
Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков. Макеты бланков документов разрабатываются в управлении по организации работы с документами и представляются на утверждение заместителю директора архива.
При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие – на обычной бумаге одинакового формата, цвета и качества.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет поля (мм):
левое – 30;
правое – 10;
верхнее – 20;
нижнее – 20.
На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюции используются два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный.
Проанализировав общий бланк документа, можно сделать вывод, что он составлен и оформлен, верно.
Характеристика организационно-распорядительной документации:
Для анализа можно использовать следующие распорядительные документы6
1. Устав организации (Приложение 5).
2. Распоряжение (Приложение 1).
3. Решение (Приложение 2).
4. Приказ.
Проекты постановлений, распоряжений имеют заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса.
Во вступительной части кратко излагаются мотивы издания постановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи излагаются кратко и последовательно, исключая возможность двоякого толкования. Распоряжение не всегда имеет вступительную часть.
В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются реальные сроки исполнения.
Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме: обязать, поручить и т.п., написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил.
Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителем руководителя, начальником по организации работы с документами.
В бланке распоряжения (Приложение 1) и бланке решения (Приложение 2) не правильно оформлен реквизит дата документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.01.2003. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 января 100г. Слово год не пишется целиком.
Характеристика информационно-справочной документации:
Для анализа можно использовать следующие документы:
- заявление;
- телефонограмма (Приложение 3);
- ответ на письмо.
Персональная ответственность сотрудников закрепляется в их должностных обязанностях.
Телефонограмма оформлена с некоторыми недочётами: в бланке нет наименования организации – автора телефонограммы, не указаны наименования должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.
Глава 2 Документооборот организации
2.1 Работа с архивными документами
Работа с архивными документами начинается с просмотра описи дел архивного фонда.
Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. Каждому архивному фонду присваивается свой определенный номер. Архивная опись — основной учетный документ и одновременно справочник по содержанию документов фонда.
Опись фонда состоит из перечня заголовков дел и вспомогательного справочного аппарата к ней, который включает в себя заглавный (титульный) лист, предисловие, список сокращенных слов, указатели, переводную таблицу шифров (если опись пересоставлялась), оглавление. В зависимости от категории фонда наличие в описи вспомогательного аппарата различно.
Обязательным элементом справочного аппарата для описей фондов всех категорий является заглавный лист описи. На нем указываются следующие данные: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, включенных в опись.
Название фонда на заглавном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя. Если название фондообразователя менялось в течение периода, на который составлена опись, то на заглавном листе описи пишется сначала последнее название, а ниже — все его названия в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат каждого названия фондообразователя.
На заглавном листе описи документов объединенного архивного фонда (ОАФ) сначала указывается его название, а затем — название той части объединенного фонда, на документы которой составлена опись.
Важная часть архивной описи — предисловие. Оно содержит краткую историю фондообразователя, общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов фонда.
Собственно опись (систематизированный перечень заголовков дел) имеет следующую схему:
№№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Количество листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
Номер по порядку соответствует номеру дела (единицы хранения) фонда.
Каждая опись имеет самостоятельную валовую нумерацию. Исключение из этого правила составляют три фонда периода до октября 1917г.:
1. Саратовское губернское жандармское управление (ф. 53)
2. Саратовское охранное отделение (ф. 57)
3. Поволжское районное охранное отделение (ф. 51)
В этих фондах нет сплошной валовой нумерации по описи, дела пронумерованы в пределах годовых разделов. Поэтому в требованиях на дела этих фондов необходимо указывать не только номер единицы хранения, но и год. Например: ф. 51, оп, 1905 г., д. 24.
Описи фондов завершаются итоговой записью. В ней указываются количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируются наличие в описи дел с литерной нумерацией, номера механически пропущенных и выбывших дел. При заполнении требования на выдачу документальных материалов пользователям необходимо сверять номера запрашиваемых дел с итоговой записью описи, чтобы не вносить в требование утраченные дела.
2.2 Приём документов в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности
ГАСО осуществляет экспертизу ценности с определением сроков хранения документов, их научно-техническую обработку, в том числе документов по личному составу, а также подготовку документов различных организаций г. Саратова к передаче на дальнейшее хранение в архивы города.
Комплектование – это систематическое пополнение архивного фонда РФ документами, имеющими научно-историческое значение, которое может быть использовано для изучения отраслей народного хозяйства региона и в целом страны.
Основная задача- это работа с ведомствами, которые бывают:
· Федеральными
· Краевыми
· Отраслевыми
· Ведомственные (архивы предприятий, организаций в которых создаваемый ими документальный фонд хранят в собственном архиве)
Документальный фонд - это совокупность документов создаваемых в процессе деятельности.
Архивный фонд - это совокупность взаимоувязанных документов, имеющих постоянный срок хранения, которые по истечению предельного срока хранения в ведомствах передаются на государственное хранение в упорядоченном виде по описям вместе с научно-справочным аппаратом к ним. Архивный фонд формируется из документационного, путём отбора необходимых документов, который осуществляет специально созданная в организации экспертная комиссия.
Документы, включенные в архивный фонд, принято называть архивными. С позиции документоведения под архивным документом понимается социальная информация, закреплённая на материальном носителе, имеющая форму сообщения или оперативного документа и включённого с помощью системы специальных реквизитов, отвечающих за этот процесс.
Отнесение документов к архивному фонду Российской Федерации осуществляется на основе принципа историзма, системности и целостности, путём приведения критериев, то есть системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документа.
Документ (в пер. с лат.) поучительный пример или способ доказательства.
ГОСТ 16-487 даёт определение документу, как средство закрепления на определённом материале определённым способом сведений об объективном действительности и субъективной деятельности человека.
Реквизитами, дающими документу юридическую силу, являются:
1. дата
2. номер
3. подпись
4. печать
Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"
Вводится единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Новый порядок не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну.
Документы оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 или А5 либо в виде электронных документов. Допускаются бланки с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов. Приведен перечень реквизитов документов. Состав реквизитов определяется видом и назначением документа.