Областное государственное учреждение "Государственный архив Саратовской области" (стр. 4 из 5)

Доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документооборот должен быть разделен на три потока: входящая, исходящая и внутренняя документация. Поступившая и создаваемая в органе документация подлежит регистрации.

Каждый орган формирует собственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. Дела со сроком хранения до 10 лет уничтожаются.

Регламентирован порядок работы с электронными документами.

На основании данного порядка в федеральных органах исполнительной власти по согласованию с Росархивом утверждаются инструкции по делопроизводству.

Источник комплектования – это учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых создаются документы значимые для данного региона или отрасли.

В первую очередь в источник комплектования входят органы законодательной исполнительной государственной власти, государственные учреждения и организации, а также организации и предприятия, отражающие весь спектр экономики, народного хозяйства, образования, науки, здравоохранения, культуры и т.д., которые функционируют в данное время в данном регионе.

Отбор организаций в списки источников комплектования производится в соответствии с нормативными документами после подробного изучения каждой организации, её функций, целей и задач, и масштаба деятельности в регионе.

В Саратовской области 12 тысяч организаций, из них в г. Саратове 212 организаций, только 4 тысячи организаций являются источниками комплектования.

Помещение для архивного хранения документов должно быть

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которых различна.

Значительная часть документов имеет сведения разового применения, после использования, к которым больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течении ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию ценную для науки и практики. Такие документы должны храниться вечно.

Экспертиза ценностей документов – это отбор документов для дальнейшего хранения, если данные дела имеют длительный срок хранения или отбор к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, которые утратили практическую ценность.

Экспертиза производится на основании перечней с указанием сроков хранения и номенклатур дел. Экспертиза ценностей документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в Государственном архиве.

1 этап – это определение ценностей документов. Можно считать составление номенклатур дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

2 этап – уже самих документов проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы при подготовке документов к длительному хранению или сдачи в архив организации.

3 этап – снова уточняют ценность документов, но уже при передаче их на постоянное хранение из архива организации в Государственный архив.

Экспертиза ценностей документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой управления действует центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений.

Результатом экспертизы является разделение документов на 4 категории:

· Документ постоянного хранения, который подлежит полной технической обработке (подшивка в твёрдую обложку, нумерация листов графитным карандашом, составление заверителей и оформление обложек). Данная категория документов и дел включается в опись дел постоянного хранения, которые после определённого времени документы и дела передаются на государственное хранение.

· Документы по личному составу (долговременные - свыше 10 лет хранения) – также подвергаются полной технической обработке и включаются в опись дел по личному составу. Дела по данной описи хранятся в организации до истечения срока (75 лет). В случае реорганизации документы передаются правопреемнику. Если произошла ликвидация без правопреемника, то документы передаются в государственный архив.

· Документы до 10 лет - могут не подвергаться технической обработке и хранятся в архиве организации до истечения срока.

· Документы с истекшими сроками хранения, утратившие или не имеющие научно-историческую и практическую значимость, включаются в акт об уничтожении и подлежат обязательному уничтожению.

Списки источников комплектования - это перечень организаций, учреждений и предприятий, которые определены в качестве источников комплектования ГАСО.

Источники в списке распределяются по отраслевому принципу в соответствии с российским кодификатором.

В первый раздел включены органы представительной и исполнительной власти, а далее:

1. финансы и кредиты

2. налогообложение

3. министерство обороны

4. система внутренних дел

5. система судебной власти

6. тяжёлая промышленность

7. строительство

8. лёгкая промышленность

9. образование

10.здравоохранение

11.социальное обеспечение

Общественные организации относятся к профилю деятельности ГАНИСО (государственный архив новейшей истории саратовской области).

Организации и источники комплектования распределяются по форме приёма документов. Таких форм три:

1. полный приём документов постоянного хранения

2. выборочный приём

3 видовой приём документов

Кроме того, в списках источников комплектования указывается наличие документов на других основах (фотодокументы, фонодокументы, аудиодокументы, спецдокументы, а именно НТД - научно-техническая документация).

Положения, в которых рассматриваются все аспекты деятельности, права и обязанности, ответственность, цели и задачи.

Ведомственные архивы, равно как и государственные строят свою деятельность в соответствии с законами РФ и законами регионов в области архивного дела и работают на основании нормативно-методических пособий, разработанных Росархивом и ВНИИДАД (всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела), а также руководствуются распорядительными документами уполномоченного органа в области архивного дела субъектов федерации.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующийся в делопроизводстве с указанием сроков хранения и статей по перечню.

Номенклатура является классификатором документов и используется при регистрации документов, при формировании документов в дела, при оформлении обложек, при экспертизе ценностей.

Существует три вида номенклатур:

· Типовые

· Примерные

· Конкретные

Типовые – разрабатываются, как правило, в вышестоящей организации для учреждений однотипных с одинаковыми функциями, штатами, целями и задачами. Они обязательны для исполнения.

Примерные - разрабатываются, как правило, в вышестоящей организации для учреждений одной системы с похожими функциями и задачами. Она носит рекомендационный характер и используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел.

Конкретные - разрабатывается каждой организацией в 4-ом квартале предшествующего года, согласовывается с уполномоченным органом в области архивного дела (ЭПК), утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января.

При этом если номенклатура внедряется впервые, то она вводится в действие приказом руководителя.

Номенклатура пересоставляется раз в 5 лет, если в структуре организации, в её функциях и задачах не было изменений.

Если изменения были, то номенклатура дорабатывается, пересоставляется и вновь представляется на согласование в уполномоченный орган.

Фонд личного происхождения – это фонд, который человек может набирать и систематически пополнять в период своей жизни, который может иметь научно-историческую или практическую ценность и который хранится вечно.

Заключение

Областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области» является предведомственным управлению по делам архивов Правительства Саратовской области государственным архивным учреждением, входящим в систему архивных учреждений Саратовской области.

Областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области», далее именуемое «Архив», создан в соответствии с распоряжением Правительства Саратовской области от 15 июля 2005 года №205-Пр «О создании областного государственного учреждения». Полное наименование «Архива» - Областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области». Сокращённое – ОГУГАСО.

Учредителем «Архива» является управление по делам архивов Правительства Саратовской области.

Архив является юридическим лицом, имеет смету расходов, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации для выполнения государственных функций и оказания услуг, соответствующие штампы и бланки, право открытий счетов.

Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом и законами Саратовской области, правовыми актами Губернатора области, органов государственной власти Саратовской области, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, управления по делам архивов Саратовской области, а также Уставом ОГУ «ГАСО».