- автоматизація облікового, аналітичного та аудиторського процесів:
- складання системи, яка забезпечує прийняття необхідних управлінських рішень.
Форма бухгалтерського обліку на підприємстві ТОВ „БіК” вибрана діалогово-автоматична. Створені автоматизовані робочі місця бухгалтерів з використанням бухгалтерської програми 1С –Підприємство 7.7.
Ця форма обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизації облікової інформації, при якій будь-які дані можуть отримати відображення в обліку безпосередньо після вводу їх в інформаційну базу даних.
Систематизація та узагальнення облікових, автоматичних даних, які містяться в інформаційній базі, здійснюються автоматично і відображаються в отриманих автоматичним засобом вихідних даних обліку, контролю та аналізу. Узагальнення даних у систематичному та аналітичному обліку здійснюється одночасно на основі однакової інформації.
Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку передбачає автоматизоване виконання завдань бухгалтерського обліку як у регламентному, так і у режимі запиту. При реалізації режиму запиту підвишується оперативність бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, з’являється можливість отримання необхідних довідкових і аналітичних даних на протязі звітного періоду, а не тільки при його закінченні. При використанні бухгалтерської програми обсяг регламентної інформації для користувачів значно зменшується й обмежується тільки необхідними й достатніми для виконання конкретних управлінськіх робот даних. Додаткові дані, необхідні для користувача, видаються за запитом. При необхідності перевірка вірності розрахунків є можливість отримати розшифровку кожного результату показника за запитом користувача з вказівкою порядку проведених у машині розрахунків і всієї вихідної інформації.
Діалогово-автоматизована форма обліку обмежує доступ як до первинної, так і до систематизованої інформації шляхом введення паролю секретності, перевірки повноважень доспута до інформації, виявлення й перешкоджання несанкціонованого доступу до інформації, яка зберігається на машинних носіях.
2.2 Синтетичний та аналітичний облік запасів на підприємстві
Синтетичний облік наявності та руху запасів на підприємстві, що досліджується, здійснюється в грошовій одиниці України на рахунках обліку запасів за Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій та Інструкцією про його застосування, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 N 291.
Для обліку запасів на підприємстві використовуються рахунки бухгалтерського обліку:
- 20 «Виробничі запаси»,
- 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»,
- 26 «Готова продукція»,
- 28 «Товари».
Бухгалтерський облік на позабалансових рахунках здійснюється, зокрема, у разі:
- надходження і використання (повернення) давальницької сировини;
- надходження і реалізації (повернення) запасів на підставі договору комісії (консигнації) та інших подібних цивільно-правових договорів;
- надходження та рух запасів, отриманих від постачальника, і в оплаті яких відмовлено внаслідок порушення договірних зобов'язань (невідповідність асортименту, якості, строкам поставки запасів, технічним умовам тощо) або поломки та псування запасів;
- одержання запасів, які згідно з угодою заборонено використовувати до оплати їх вартості;
- якщо оплачені та прийняті покупцем у підприємства-постачальника запаси на території (на складі, в цеху) останнього тимчасово залишаються у підприємства-постачальника за згодою (зверненням) покупця у зв'язку із відстроченням відвантаження (вивозу, відправки) запасів покупцеві;
- перевищення кількості фактично одержаних запасів над кількістю, зазначеною у видаткових документах постачальника;
- якщо право власності на запаси, що надійшли на підприємство, не переходить до підприємства з інших причин;
- прийняття запасів на відповідальне зберігання;
- виключення з активів запасів, які зіпсовані або наявність яких інвентаризацією не підтверджена та їх відсутність або псування не обґрунтована нормами природного убутку, а рішення щодо відшкодування їх вартості винними особами ще не прийнято.
Запаси, що не є власністю підприємства враховуються на за балансових рахунках:
- 022 „Матеріали, прийняті на переробку”;
- 023 „ Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні;
- 024 „ Товари, прийняті на комісію”;
- 025 „Матеріальні цінності доверітеля”;
- 041 „Непередбачені активи”;
- 072 „Невідшкодовані нестачі і витрати від псування”.
На позабалансових рахунках одночасно з відображенням на синтетичних рахунках бухгалтерського обліку відображається надходження і використання бланків суворого обліку (08 – „Бланки суворого обліку”), облік яких ведеться за їх номінальною вартістю, а за їх відсутності - за вартістю, яка визначається відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.08.96 N 1009.
Аналітичний облік запасів ведеться у розрізі місць зберігання, матеріально відповідальних осіб та видів запасів. На кожен субрахунок складається окрема відомість до журналу 5. Записи у відомостях вносяться на основі документів, в яких надходження узагальнені за матеріально відповідальними особами, запасами і їх використанням, вибуттям у звітний місяць.
Суми внутрішніх обертів запасів за місяць повинні бути між собою рівними.
За дебетом рахунків відображається надходження запасів на підприємство, їх до оцінка, за кредитом – витрати на виробництво, переробку, реалізація, уцінка.
У бухгалтерському обліку вартість відпущених у виробництво запасів, незалежно від мети використання, відноситься або на собівартість виробленої продукції, або на витрати звітного періоду. Якщо використані запаси відноситимуться до собівартості виготовленої продукції,застосовується рахунок 23 «Виробництво» та рахунок 91 «Загальновиробничі витрати». Віднесення вартості запасів на рахунок 23 проводиться, якщо їх вартість може бути безпосередньо, без розподілу, на підставі первинних документів уключено до складу собівартості окремих видів продукції чи конкретних робіт.
На субрахунку 201 « Сировина та матеріали» відображають наявність та рух матеріалів, які входять до складу виготовленої продукції, а саме вторинних металів алюмінія, міді, латуні.
Вироби (видливки сталеві, лист сталевий з полімерним покриттям), придбані для подальшого перепродажу, вартість яких не входить в собівартість продукції, відображаються на рахунку 28 «Товари».
На субрахунку 203 «Паливо» враховуєть вартість та рух палива, паливо мастильних матеріалів, придбаних для використання транспортних засобів. На цьому рахунку враховуються також талони на нафтопродукти.
На субрахунку 206 «Матеріали, придбані для переробки» враховуються матеріали, передані в переробку і в подальшому врахуються у складі собівартості виготовлених с них виробів.
На субрахунку 207 «Запасні частини» ведеться облік придбаних запасних частин, готових деталей, узлів, агрегатів, які використовуються для проведення ремонту, заміни зношених частей машин, обладнання, транспортних засобів, інструментів, а також автомобільних шин у запасі та використанні.
На рахунку 209 «Інші матеріали» враховуються відході виробництва (шлак, брухт чорних металів), невиправний брак, бланки суворої звітності (бланки векселів).
2.3 Організація документообігу на підприємстві
На підставі рахунків-фактур (додаток 7) відбувається оплата та придбані товано матеріальні цінності (ТМЦ) та малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП) та ін..
Надходження ТМЦ та МШП на підприємство від постачальника супроводжуються відповідними документами: накладними (додаток 8), товарно-транспортними накладними (додаток 9).
Отримання товарів та матеріалів на складі постачальника здійснюється матеріально відповідальніми особами підприємства тільки за довіренністю (додаток 10).
Довіреність на отримання ТМЦ видають тільки посадовій особі, працівнику підприємства, підписується керівником та головним бухгалтером. Забороняється видивати довіреність на отримання цінностей робітникам, які не звітували за раніше отриманими довіреностями. Довіреність на отримання цінностей від постачальника видвється відповідальній особі під розписку й реєструться у журналі довіреностей.
Строк дії довіреності встановлюється в залежності від можливості отримання і вивозу ТМЦ, однак, не більш чим 10 днів.
Довіреність залишається на підприємстві, яке відпустило товар. Отримувачу матеріальних цінностей видають супроводжувальні документи на товар. При отриманні товарів обов’язковим є наявність документів підтверджуючих їх якість (сертифікат якості) (додаток 11).
Документи на отримання ТМЦ сдаються в бухгалтерію особою, яка отримала ТМЦ, не пізніше наступного дня.
При прийманні запасів матеріально відповідальна особа проводить перевірку відповідності запасів асортименту, кількості, вазі, обсягу площі і якості, які зазначені у супровідних документах.
В місцях зберігання кожна однорідна група (вид) запасів позначатися матеріальним ярликом (форма М-16, затверджена наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 N 193), який прикріплюється до місця зберігання запасів.
Матеріально відповідальними особами у місцях зберігання запасів ведеться кількісний облік руху запасів.
У визначений термін матеріально відповідальні особи подають усі первинні документи з надходження та вибуття запасів до бухгалтерської служби. Матеріальний звіт (форма М-19, затверджена наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 N 193) з відображенням у ньому наявності і руху запасів складають і подають до бухгалтерської служби.
Сировина, матеріали, паливо, та інші матеріальні цінності відпускаються у виробництво за вагою, об'ємом або підрахунком відповідно до установлених на підприємстві витратних нормативів та обсягу виробництва продукції. Відпуск запасів у виробництво провадиться на підставі установлених лімітів. Лімітування відпуску запасів у виробництво оформляється лімітно-забірними картами. Лімітно-забірні карти виписуються у двох примірниках – для цеху та для складу. Відпуск запасів зі складу у виробництво здійснюється комірником при пред'явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної карти.