Відпуск матеріалів понад установлений ліміт або при заміні матеріалів оформляється актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалівза дозволом керівника підприємства або уповноважених на це осіб. Відпуск запасів, потреба в яких виникає періодично, здійснюється за накладними-вимогами.
При використанні запасів для обслуговування виробництва, управлінських потреб застосовуються такі рахунки: 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності», 99 «Надзвичайні витрати».
Для узагальнення інформації про витрати підприємство застосовує рахунки класу 8 «Витрати за елементами» та класу 9 «Витрати діяльності». При цьому згідно з Інструкцією № 291 Вартість запасів, відпущених у виробництво, включається до складу матеріальних витрат підприємства, для узагальнення інформації про які призначено рахунок 80 «Матеріальні витрати». За дебетом цього рахунка відображаються суми визнаних матеріальних витрат, які одразу ж списуються з цього рахунка за напрямками витрат, а саме:
– до дебету рахунка 23 «Виробництво» – у сумі прямих матеріальних витрат, які включаються до виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), а також витрат допоміжних (підсобних) виробництв;
– до дебету рахунків класу 9 – у сумі матеріальних витрат, які відносяться до матеріальних накладних витрат, адміністративних та збутових витрат;
– до дебету рахунка 79 «Фінансові результати» (якщо підприємство не використовує рахунки класу 9).
У податковому обліку вартість використаних у звітному періоді запасів впливає на величину валових витрат шляхом участі в розрахунку приросту (убутку) балансової вартості запасів відповідно до п. 5.9 Закону про податок на прибуток.
На підприємстві застосувається автоматизована система складського обліку наявності та руху запасів.Підприємство використовує регістри та звіти в електронній формі, що створюються, передаються і оброблюються відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та іншими нормативно-правовими актами.
Бухгалтерська служба відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" забезпечує дотримання правил ведення обліку запасів на складі та в інших місцях зберігання запасів в терміни, встановлені керівником підприємства.
Перевірка фактичної наявності запасів, їх стану та умов зберігання здійснюється інвентаризацією. Проведення інвентаризації здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 N 419 "Про затвердження Порядку подання фінансової звітності" та Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 N 69.
Для забезпечення ефективності використання запасів у виробництві здійснюється контроль використання запасів у порядку, в спосіб і строки, визначені керівником підприємства і відображені у наказі про облікову політику підприємства, технологічними картами виробництва, складеними на основі держстандартів України.
Бухгалтерська служба перевіряє одержані первинні документи за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів, відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув'язка окремих показників та правильність арифметичних підрахунків.
Після перевірки первинних документів складаються облікові регістри аналітичного та синтетичного обліку. Для цьогозастосовуються облікові регістри, затверджені наказами Міністерства фінансів України від 29.12.2000 N 356 "Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку".
Включення транспортно-заготівельних витрат до первісної вартості конкретних найменувань, груп, видів запасів при їх оприбуткуванні здійснюється у разі, якщо можна достовірно визначити суми таких витрат, які безпосередньо відносяться до придбаних запасів.
Вартість готової продукції, товарів, виробничих запасів тощо, що відвантажені, до переходу від підприємства покупцеві ризиків і вигод, пов'язаних з правом власності на них, а також вартість запасів, які передані підприємством на відповідальне зберігання, комісію, переробку (давальницька сировина), відображаються на окремих субрахунках рахунків обліку відповідних запасів.
Іноді бувають випадки, коли запаси надійшла на склад підприємства, а документі від постачальника поки не отримані. Інструкцією № 291 бухгалтерський облік таких операцій не передбачен, тому підприємство самостійно прийняло рішення про порядок обліку таких поставок і відобразило його у наказі про облікову політику підприємства.
Бухгалтерський облік запасів, які надійшли без документів постачальника, на підприємстві ТОВ «БіК» ведеться на за балансовому рахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні» до отримання документів.
Запаси придбані підприємством за контрактами на імпорт товарів враховуються на рахунку 28 на підставі вантажної митної декларації (ВМД) (додаток 12) . До вартості імпортованих товарів входять послуги на митне оформлення (додаток 13) та зберігання на митному терміналі. Оплата імпортованих товарів (відливки сталеві та сталь оцинкована з полімерним покриттям) відбувається платіжним дорученням (додаток 14) на перерахунок валюти з поточного рахунку підприємства, при нестата валюти вона зокуповується згідно замовлення на придбання валюти (додаток 15).
Видача виробничих запасів зі склада в цех для виготовлення продукція розглядається как передача їх у виробництво.
Рух ліцензованих запасів відображається у журналі придбання брухту та відходів чорних та кольорових металів на підставі актів (додаток 16)
Якщо запаси придбані підзвітною особою (працівником підприємства) за готівку, то підставою для визначення вартості при їх оприходувані, згідно представлених цією особою авансовому звіту, виступає товарний чек (додаток 17) та чек РРО або квитанція прибуткового ордеру (додаток 18).
Облік витрат ГСМ відбувається за даними подорожніх листів (додаток 19) службового автомобіля та обліка транспортної роботи, затвердженої наказом Держкомстату України від 17.02.98р. №74.
Подорожній лист оформлюється тільки на один день, при умові сдачі водієм Подорожнього листа за попередній день роботи. На більший строк подорожній лист видається у випадку виїзда в інше місто, коли водій виконує завдання на протязі більше однієї доби згідно з наказом на підприємстві.
По закінченні роботи водій сдає подорожній лист, в якому механік проставляє дані спідометру та залишки палива у баку автомобіля при повернені у гараж.
На підставі підсумкових даних облікових регістрів по витратах ГПМ за місяць складається відомість обліку витрат ГПМ по автомобілях за місяць, яка передається в бухгалтерію підприємства для перевірки і відображення фактичних витрат ГПМ у бухгалтерському обліку.
На підприємстві дедеться облік не тільки надходження запасів, але й його реалізація, відвантаження.
Співробітник бухгалтерії за даними відділу реалізації створює рахунок-фактуру (додаток 20) на сплату придбаного товару або готової продукції.
За виставленим рахунком підприємство-покупець здійснює оплату. Для отримання сплаченої продукції до бухгалтерії надається покупцем довіреність (додаток 21). Після перевірки співробітником бухгалтерії наявності сплати на правильності оформлення документів складається видаткова накладна (додаток 22), товарно-транспортна накладна (додаток 23). На підставі цих документів відбувається відвантаження ТМЦ зі складу підприємств. До пакету необхідних документів ще надається сертифікат якості на готову продукцію (додаток 24) та податкова накладна (додаток 25).
ТОВ „БіК” є виробником продукції і має сертифіковану лабораторію, тому має можливість здійснювати експорт своєї продукції. Відвантаження продукції, що відправляєть на експорт оформлюється рахунком – інвойсом (додаток 26), МВД (додаток 27) та при автомобільному перевезення міжнародною товаро-транспортною накладною (CMR) (додаток 28). Валютна виручка зараховується на поточний рахунок підприємства.
Данні первинного обліку на підприємстві згруповуються у оборотно-сальдову відомість (додаток 29).
У другому розділі балансу (додаток 30) «Оборотні активи» статтю «Виробничі запаси», однойменну із синтетичним рахунком 20, вказують на підставі сальдо обротно-сальдової відомості. На підставі цих же реєстрів вказують у цій же статті сальдо за іншими рахунками класу 2 «Запаси», зокрема, відображають сальдо за синтетичними рахунками 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 25 «Напівфабрикати».
Статтю «Незавершене виробництво» за рахунком 23 «Виробництво» записують на підставі сальдо обротно-сальдової відомості і звіряють з Даними «Виробничих звітів».
Статтю «Готова продукція» заповнюють шляхом переносу сальдо з обротно-сальдової відомості за однойменним рахунком 26.
Статтю «Товари» заповнюють на основі сальдо субрахунку 281 «Товари на складі».
Основою для складання «Звіту про фінансові результати» ф.№2 (Додаток 31) є дані аналітичного обліку за рахунками, що належать до сьомого та дев'ятого класів
Так, виручку від реалізації продукції, товарів, послуг зараз обліковують за кредитом однойменних субрахунків 701,702,703, які відкривають до синтетичного рахунка 70 «Доходи від реалізації». За дебетом цих субрахунків відображають лише суму податку на додану вартість та акцизного збору, оскільки собівартість реалізованої продукції, товарів, робіт та послуг обліковують за дебетом однойменних субрахунків 901,902, 903 відкритих до синтетичного рахунка 90 «Собівартість реалізованої продукції».