Записи за дебетом і кредитом субрахунків 311 і 312 здійснюють на підставі виписок з поточних рахунків, які видаються установою банку в погоджені з підприємством терміни та обов'язково на перше число місяця. До виписок додаються відповідні первинні документи, якими оформляється рух коштів на рахунках у банку і на підставі яких складені виписки. Порядок оформлення первинних банківських документів та здійснення безготівкових розрахунків регулюється "Інструкцією про безготівкові розрахунки в Україні у національній валюті", затвердженою НБУ 29.03.2001 р. № 135. Дія цієї інструкції поширюється і на бюджетні установи.
Форми виписок з поточних рахунків можуть бути різними залежно від застосовуваних технічних засобів, але загальними для них е такі реквізити: дата операції; номер документа, що с підставою для здійснення операції; помер кореспондуючого рахунка; вид операції; символ статистичної звітності баржу. При складанні бухгалтерських проведень на підставі виписки банку слід враховувати, що суми в ній показуються у тому значенні, яке вони мають для банку, тобто надходження коштів на рахунок установи відображається за кредитом рахунка, а їх списання — за дебетом, тоді як у бухгалтерському обліку бюджетної установи — власника рахунка -навпаки.
Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку визначається згідно з "Інструкцією про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ", затвердженою наказом ДКУ від 10.07.2000 р. № 61 (зі змінами і доповненнями).
Порядок записів операцій з надходження коштів і доходів загального фонду бюджетних установ при фінансуванні за відомчою структурою наведено у табл.3.
Наведені бухгалтерські записи відображаються у щомісячних накопичувальних відомостях т. ф. № 381 (бюджет), об'єднаних з меморіальними ордерами № 2, які складаються окремо за кожним субрахунком рахунка 31. За наявності кількох рахунків у банку їх нумерують відповідно № 2а, № 26 і т. ін.
Таблиця 3
Кореспонденцій субрахунків бухгалтерського обліку з надходження коштів і доходів та внутрішніх розрахунків за загальним фондом при фінансуванні за відомчою структурою
| Кореспондуючі субрахунки | |||||||
| Зміст господарської операції | У ГРК | У РКІІ ступеня | У РК ПІ ступеня | ||||
| Дт | Кт | Дт | Кт | Дт | Кт | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | її | 7 | |
| 1. Надійшли кошти загального | |||||||
| фонду бюджету: | |||||||
| на видатки установи | 311 | 701, | 311 | 681 | 311 | 681 | |
| 702 | |||||||
| на централізовані заходи | 311 | 701, | 311 | 681 | — | — | |
| установи | 702 | ||||||
| для переказу підвідомчим | 312 | 701, | 312 | 681 | _ | — | |
| установам | 702 | ||||||
| 2. Переказані кошти вищими РК | 681 | 312 | 681 | 312 | — | — | |
| нижчим РК | |||||||
| 3 Відкликані кошти за загальним | 701, | 311 | 681 | 311 | 681 | 311 | |
| фондом бюджету | 702 | ||||||
| 4. Зараховані суми відкликаних | 312 | 681 | 312 | 681 | — | — | |
| коштів підвідомчих установ | |||||||
| 5. Зараховані відкликані кошти | 701, | 312 | 681 | 312 | __ | — | |
| підвідомчих установ на зменшення | 702 | ||||||
| фінансування | |||||||
| 6. Передано підвідомчим установам | |||||||
| закуплене в централізованому | |||||||
| порядку устаткування: | |||||||
| на первісну1 (купівельну) | 681 | 104 | 681 | 104 | — | — | |
| вартість без ПДВ | |||||||
| одночасно другий запис на | 401 | 801 | 401 | 801 | — | — | |
| таку ж суму | |||||||
| одночасно на суму ПДВ | 681 | 801 | 681 | 801 | — | — | |
| 7. Одержано підвідомчою установою | |||||||
| ВІД вищого РК закуплене в | |||||||
| централізованому порядку | |||||||
| устаткування: | |||||||
| на первісну вартість без ПДВ | — | — | 104 | 681 | 104 | 681 | |
| одночасно другий запис на | — | — | 801 | 401 | 801 | 401 | |
| таку ж суму | |||||||
| одночасно на суму ПДВ | — | — | 801 | 681 | 801 | 681 | |
| 8. Списано на зменшення | 701, | 201, | 681 | 201, | 681 | 201. | |
| асигнувань суми недостач | 702 | 204, | 204. | 204, | |||
| матеріальних цінностей | 205, | 205, | 205, | ||||
| як тих, що відносяться за | 231, | 231, | 231, | ||||
| рахунок установи, так і | 236, | 236, | 236, | ||||
| тих, що підлягають | 238, | 238, | 238, | ||||
| стягненню з винних осіб | 239 | 239 | 239 | ||||
| 9. Оприбутковано лишки | 202, | 701, | 202, | 681 | 202, | 681 | |
| матеріалів і продуктів | 204, | 702 | 204, | 204, | |||
| харчування, виявлені при | 231, | 231, | 231, | ||||
| інвентаризації | 236, | 236, | 236, | ||||
| 238, | 238, | 238, | |||||
| 239 | 239 | 239 | |||||
| 10. Оприбутковано | 234, | 701, | 234, | 681 | 234, | 681 | |
| матеріали, одержані від | 235, | 702 | 235, | 235, | |||
| розбирання необоротних | 238, | 238, | 238, | ||||
| активів, придбаних за | 239 | 239 | 239 | ||||
| рахунок коштів | |||||||
| загального фонду, і | |||||||
| залишені у розпорядженні | |||||||
| установи | |||||||
| 11. Оприбутковано | 231, | 701, | 231, | 681 | 231, | 681 | |
| матеріали, одержані від | 234, | 702 | 234, | 234, | |||
| ліквідації МШП, | 235, | 235, | 235, | ||||
| придбаних за кошти | 238, | 238, | 238, | ||||
| загального фонду, і | 239 | 239 | 239 | ||||
| залишені для ремонту та | |||||||
| інших господарських | |||||||
| потреб установи | |||||||
| 12. Списуються } кінці | 701, | 431 | 681 | 431 | 681 | 431 | |
| току одержані за рік | 702 | ||||||
| асигнування загальною | |||||||
| фонду бюджету | |||||||
| 13. Списується у кінці | 701, | 441 | 681 | 441 | 681 | 441 | |
| року вартість дооцінки | 702 | ||||||
| запасів І матеріалів | |||||||
3) ОБЛІК ФІНАНСУВАННЯ ЧЕРЕЗ ОРГАНИ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА