Автоматизація управління трудовими ресурсами на рівні підприємства (стр. 2 из 3)
Рис. 1.1 Штатний розклад
Висновок організаційних схем
Фараон виводить в Excel структуру будь-якого елемента компанії у вигляді блок-схеми (Рис. 1.2).
Рис. 1.2 Організаційна схема
Планування і архівація організаційних структур
Фараон дозволяє вам працювати з планованою структурою організації, не змінюючи поточну структуру. Це дуже важлива особливість, оскільки ви можете скільки завгодно довго планувати зміни в структурі організації, роздруковувати і затверджувати плановану структуру, після чого випустити наказ і відобразити всі зміни в поточній структурі. При цьому діюча раніше структура організації зберігається в архіві, звернувшися до якого ви можете знайти і подивитися старі організаційні структури, що діяли в будь-який період часу.
Управлінський облік
Фараон автоматизує планування і облік всіх операцій із співробітниками. Для універсальності базова конфігурація системи налаштована на автоматизацію наступних операцій:
· Прийом на роботу
· Переклад
· Звільнення
· Чергова відпустка
· Відпустка без збереження заробітку
· Відпустка по вагітності і пологам
· Відпустка по догляду за дитиною
· Лікарняний лист
· Відрядження
· Підвищення кваліфікації
· Професійна перепідготовка
· Зміна заробітної платні
· Зміна ФІО
· Заохочення
· Атестація
При цьому у Фараоні передбачена настройка автоматизації будь-яких кадрових операцій відповідно до принципів управління персоналом вашої організації.
Система нагадувань інтегрована з MS Outlook
Завдяки функції планування кадрових операцій Фараон допоможе вам складати графіки навчання співробітників, чергових відпусток, атестацій і т.п. При цьому вбудований у Фараон Планувальник робочого часу нагадуватиме вам про заплановані операції, дні народження співробітників, закінченні випробувальних термінів і термінів трудових договорів (Рис 1.3). При необхідності виконується синхронізація Фараона з Календарем в Microsoft Outlook.
Рис. 1.3 Планувальник роботи з персоналом
Розділ 2 Методика та алгоритм розрахунку плану підготовки робітників за структурними підрозділами
2.1 Методика планування підготовки персоналу в системі управління трудовими ресурсами
Кадрове планування — визначення кадрових потреб у кількісному, якісному, часовому і просторовому вимірах, необхідних для виконання завдань, досягнення цілей організації.
План забезпечення кадрових потреб — сукупність заходів, спрямованих на задоволення актуальних на певний час і майбутніх кадрових потреб організації. Заходами планового забезпечення кадрових потреб є планування навчання, планування переміщень і службових кар'єр.
Підготовка являє собою навчання працівників навичкам, що дозволяють підняти продуктивність їхньої праці. Кінцева мета навчання полягає в забезпеченні своєї організації достатньою кількістю людей з навичками й здібностями, необхідними для досягнення цілей організації.
Планування підготовки починається зі складання таблиці, яка фіксує рух усіх категорій працівників протягом планового року (табл.. 2.1). Зміни, які варто планувати, заповнюють в останньому її стовпчику. Дані таблиці дають змогу визначити орієнтовну потребу в кадрах кожної категорії працівників. Однак така потреба є узагальненою, не узгодженою з обсягами робіт, зі структурними змінами в організації. Тому на наступному етапі розраховують планову чисельність таких категорій працівників: робітники; ІТП; фахівці управління (у розрізі спеціальностей); інші працівники управління; функціональні керівники; лінійні керівники.
Загальна чисельність персоналу і чисельність окремих категорій працівників залежить від характеру, масштабу, складності і технології здійснення трудових процесів, ступеня їх механізації, автоматизації, комп'ютеризації. Методика планування чисельності кожної категорії працівників індивідуальна, а технології розрахунків залежать від обраного методу їх здійснення. Загальну чисельність працівників може бути визначено на основі коефіцієнтів змінності і безперервності роботи організації.
Таблиця 2.1
Кадрове планування складається з таких фаз:
· визначення існуючого і майбутнього стану, структури зайнятості під кутом зору очікуваних і планованих змін в організації та в її структурних підрозділах. На цій фазі узгоджують плани кадрових потреб із частковими планами (наприклад, з фінансовим планом) організації. Наслідком цього може бути коригування прогнозів зайнятості відповідно до матеріальних планів (зокрема, створення резерву зайнятих у зв'язку з плановим збільшенням випуску продукції) або перегляд загальних планів організації, якщо зайнятість виявляється її "вузьким місцем". На цій фазі реалізують положення кадрової політики щодо найму, навчання, переміщення працівників;
· складання планів найму, навчання, службового просування працівників з метою переходу від існуючої до майбутньої ситуації з персоналом і опрацювання на цій основі деталізованих програм;
· контролювання та оцінювання процесу планування, тобто порівняння параметрів плану й аналіз його відхилень із метою ініціювання відповідних змін у плані зайнятості. Контрольні заходи залежать від предмета планування. Вони полягають в аналізі або кількісних (наприклад, плинності), або якісних (наприклад, інформації про хід і ефекти навчання працівників) даних.
Успішне кадрове планування засновано на інформації, що включає ряд оцінок:
· скільки працівників, якої кваліфікації, коли і де буде потрібно;
· яким чином можна залучити потрібних працівників і зберегти або оптимізувати використання зайвого персоналу;
· як краще використовувати персонал відповідно до здібностей і умінь працівників і їх внутрішньої мотивації;
· яким чином забезпечити умови для розвитку персоналу;
· які витрати зажадають заплановані заходи.
Оцінка персоналу дозволяє вивчити ступінь підготовленості працівника до виконання саме того виду діяльності, яким він займається, а також виявити рівень його потенційних можливостей для оцінки перспектив зростання.
Розглянемо самі загальні автоматизовані задачі управління персоналом на прикладі входять в ППП "Управління персоналом", розроблений компанією АіТ (Москва). Система реалізує наступні функції:
· Планування штатних розкладів з формуванням посадових інструкцій.
· Облік персоналу (персональні дані про співробітників).
· Підбір нових співробітників і переміщення.
· Планування і облік використовування трудових ресурсів.
· Розрахунки з персоналом (розрахунок виплат по оплаті праці, допомоги, контроль виплат, підзвітні особи).
· Облік підзвітних сум і депонентів.
· Систему управління документами.
· Пенсійний і податковий облік, що персоналізується.
Посадовий і чисельний склад підприємства з вказівкою фундації заробітної платні закріплюється в штатному розкладі. В ньому ведеться список штатних одиниць, детально визначаються кваліфікаційні вимоги, діапазон оплати праці і посадові інструкції по кожній штатній одиниці.
Штатний розклад, що спланерував, може завантажуватися в поточний штатний розклад кадрової підсистеми. На основі цих даних можна проводити автоматизований підбір персоналу на штатну посаду, аналізувати відповідність співробітника вимогам, пред'явленим до закріпленим за штатною посадою робіт, формувати плановий табель з вказівкою структури планованих робіт.
Можливо формування наступних документів:
· накази по посадових обов'язках штатних одиниць;
· звіти про завантаження підрозділів і штатних одиниць по видах робіт.
Ведення даних по співробітнику здійснюється у формі кадрової картки, яка містить відомості про співробітника:
· прізвище
· ім'я
· по батькові
· біографічні дані
· відомості про виконуваній в даний час роботу і трудовий контракт
· паспортні дані
· номер страховки ПФР
· сімейний стан
· дані військового обліку і т.п.
В базі даних підсистеми реєструються накази про прийом співробітника, його звільнення, переміщення, відпустку, нарахуванні оплати праці і ін. Як правило, передбачається можливість вибрати і проглянути існуючі накази по періодах або типі наказу, а також вибрати всі накази, що відносяться до конкретного співробітника. Реєстр наказів роздруковується у формі списку. Реєстрація наказу супроводиться автоматичними змінами в кадровій картці співробітника, журналі кадрових переміщень і штатному розкладі. При прийомі на роботу здійснюється перевірка відповідності співробітника вимогам, вказаним для даної штатної одиниці.
В рамках підсистеми проводиться аналіз відповідності співробітника функціям, закріпленим за даною штатною посадою. Формується резерв на заміщення штатної одиниці. Планується закріплення співробітників за штатними одиницями в планових штатних розкладах. Планується кар'єрне зростання співробітників. Визначаються потреби в навчанні співробітників, формуються персональні плани навчання.
В підсистемі виконуються наступні функції:
· ведення довідкових відомостей про претендентів на вакантних посади і робочі місця;