Анализ организации контроля исполнения документов (стр. 6 из 9)

Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток — большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Составление таких графиков связано с теорией реинжиниринга бизнес-процессов. (Бизнес-процесс — это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия, например, материально-технического снабжения, планирования. Реинжиниринг бизнес-процессов занимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целей предприятия.)

Таблица 1 - Описание информационных связей предприятия

№ и вид документа	Периодич-ность (разв месяц)	Исполнитель	Получатель
Закупка и расходование материалов
1. Товарно-транспортные накладные	200	ОМТС, транспортно-упаковочный цех	1-й бухгалтер по материалам
2. Счета-фактуры	150	Поставщики	1-й бухгалтер по материалам
3. Приходные ордера на запчасти	30	Склад № 1	2-й бухгалтер по материалам
4. Накладные по запчастям	40	Склад № 2	2-й бухгалтер по материалам
5. Лимитно-заборные карты	30	Склад вспомогательных материалов	2-й бухгалтер по материалам
6. Журнал-ордер № 6, журнал-ордер № 10	1	1, 2-й бухгалтеры по материалам	Заместитель главного бухгалтера
Закупка и расходование ГСМ
7. Требования по ГСМ	100	Склад № 1	2-й бухгалтер по материалам
Покупка ОС
8. Приходные ордера на ОС	5	Склады № 1,2	Бухгалтер по ОС
9. Акт о ликвидации ОС	5	Цеха завода	Бухгалтер по ОС
Начисление заработной платы
10. Табели	180	Цеха завода	1-й расчетчик
	220	2-й расчетчик
Реализация продукции
11. Счета на предоплату	40	Крупные потребители	1-й бухгалтер по материалам
12. Приходные ордера	120	Мелкие потребители	Кассир
13. Приходные ордера	120	Кассир	Заместитель главного бухгалтера
14. Акт о взаимозачете	10	Экономист по взаимозачетам (фин. отдел)	Заместитель главного бухгалтера
Работа с подотчетными лицами и материально-ответственными лицами
15. Договоры с материально-ответственными лицами	30	Материально-ответств. лица	2-й бухгалтер по материалам
16. Расходные ордера, авансовые отчеты	30	Подотчетные лица	Кассир
Определение затрат и закрытие месяца
17. Материальные ведомости	1	1, 2-й бухгалтеры по материалам	Бухгалтер по учету затрат
18. Амортизационная ведомость	1	Бухгалтер по ОС	Бухгалтер по учету затрат
19. Своды по зарплате	1	1-й расчетчик	Бухгалтер по учету затрат
20. Ведомость по затратам	1	Бухгалтер по учету затрат	Заместитель главного бухгалтера
21. Сведение баланса и определение финансового результата	1	Заместитель главного бухгалтера	Главный бухгалтер

Рисунок 5 - График бизнес-процесса материально-технического снабжения

Фрагмент графика бизнес-процесса материально-технического снабжения на предприятии представлен на рисунке 5.

3.3 Предложения по совершенствованию организация контроля исполнения документов на предприятии

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.

При выборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ:

- возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;

- круглосуточная работа;

- работа в реальном масштабе времени;

- обеспечение требований ко времени реакции системы;

- регистрация всей информации, циркулирующей в системе;

- хранение данных о состоянии устройств системы;

- возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;

- обеспечение высокой надежности технических средств АРМ;

Представленные выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающего требованиям АРМ.

Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ.

Представленная в курсовом проекте автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации.

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к АРМ, выбираем персональные компьютеры.

Представленная автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации.

Структурная схема КСА представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Структурная схема КСА

На структурной схеме обозначены следующие устройства (компоненты КСА):

Сетевой кабель. Соединяет три рабочих места и сервер с HUB.

Городская телефонная линия.

Соединение сетевого принтера с сервером.

Высокоскоростное подключение к сети Интернет. Позволяет вовремя и быстро получать нужную информацию, а так же пользоваться электронной почтой, не используя подключения по модему, тем самым не занимая телефонной линии.

Подключение к удалённой сети других подразделений.

- Рабочее место.

- Сервер. Содержит все необходимые для работы БД, а так же осуществляет доступ к ним, как с рабочего места, так с другими подразделениями или организациями. Помимо этого имеет подключение к Интернет по выделенной линии, обеспечивая тем самым доступ работников отдела сбыта в Интернет без использования модема.

- HUB. Устройство, позволяющее объединить в сеть группу пользователей. В нашем случае, 3 рабочих места и сервер.

- Принтер. Подключён к серверу и является доступным для использования со всех 3-х рабочих мест отдела сбыта.

- Сканер. Находится на третьем рабочем месте.

- Факс. В целях экономии, находится лишь на первом рабочем месте. Подключён к городской телефонной линии.

- Телефон. Подключён к городской телефонной линии. Находится на втором рабочем месте.

При внедрении выше описанной автоматизированной информационной системы значительно повысится производительность труда и качество документов, так как значительную часть работы специалистов отдела сбыта занимает составление и подготовка документов по складскому учету, которые осуществляются вручную.