В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Специальные программы позволяют выводить на экран список документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут чески составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов, создаваемых в автоматическом режиме). Это могут быть: справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные); справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно); справка (отчет) о движении документов (используемых для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно); справка (отчет) о неисполненных исходящих документах, (списочный или количественно); справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п.
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью.
Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект [7, 28].
Главное условие сокращения объёмов упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.
Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является и повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, чётко трактовать сущность решения и определить реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решён вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован. Имея задачу сокращения расходов ресурсов, в том числе экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счёт значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замена её экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки). [6, 82]
Реальным методом сокращения объёмов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобится этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадёжный, а главное длительный поиск. В результате объёмы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своём рабочим столе по сети. Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обстоятельство, обещание, высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, демонстрирующего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции крепости «честного купеческого слова», заимствование международных традиций и обычаев высокого доверия к документу.
Уменьшение физического размера документов — существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, среди руководителей бытует мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов и с полем подшивки 2 см менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора, и т.п. Согласно современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени уважения к адресату. Объём текста может сокращаться за счёт применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%.0бъёмные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливают с заменяемыми страницами, что позволит внести значительную экономию средств при их переработке. При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюцию в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов и т.п. Как отмечалось ранее, документооборот совершенствуется путём рационализации и сокращения количества применяемых форм документов: организации их скорейшей доставке; введение практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применение средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов.
Важное современное средство совершенствование документооборота - компьютеризация операций составления и обработки документов: технические средства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом, в то же время без сканера введение в базу данных полнотекстовых документов слишком трудоёмко. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях [12, 78].
Контроль исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.