Отдел корпоративного управления
Отдел корпоративного управления обеспечивает повышение эффективности управления собственностью компании, в том числе собственностью дочерних и зависимых обществ, эффективность долгосрочных инвестиций, информационную связь по экономическим вопросам с юридическими лицами, в уставных капиталах которых имеется доля компании, контроль за состоянием их учредительных документов, работу с акциями и облигациями компании и акциями других предприятий.
Основные бизнес-функции: работа с акционерами; подготовка и проведение общих собраний акционеров; работа с держателем реестра акционеров (регистратором); ведение реестра владельцев именных облигаций; организация регистрации и размещения ценных бумаг; организация выплаты дивидендов по акциям и процентов по облигациям ОАО "АНХК";
Кустовой Информационно-Вычислительный Центр
Кустовой Информационно-Вычислительный Центр, КИВЦ, осуществляет разработку, внедрение и эксплуатацию систем автоматизации процессов труда в организационно-экономической деятельности.
Бухгалтерия
Бухгалтерия обеспечивает эффективное ведение бухгалтерского учета находящихся в распоряжении предприятия финансовых, материальных и трудовых ресурсов, процессов производства и реализации продукции.
Отдел внутреннего аудита осуществляет постоянный оперативный контроль за существующей в компании системой бухгалтерского учета и отчетности, анализом этой системы с позиции экономической политики, обеспечение безопасности финансово-хозяйственной деятельности, оценку экономической эффективности деятельности компании, перспектив и направлений ее развития.
Анализ документооборота обследуемых подразделений ОАО «АНХК» с раскладкой по подразделениям, разбивкой на потоки входящих, внутренних и исходящих документов позволяет выявить узкие места и выявить наиболее загруженные обработкой документов подразделения. Эти сведения позволят более точно и аргументировано определить направления работ по совершенствованию системы управления предприятием, выстроить приоритеты, определить этапность работ по совершенствованию информационного потока в подразделениях.
Из реестров движения документов по ОАО «АНХК», которые были предоставлены в период сбора исходных данных для разработки проекта автоматизации, следует, что в основном документообороте задействовано примерно 2200 первичных и вторичных документов. С учетом того, что сведения об одних и тех же формах подавались из нескольких подразделений, их реальное количество составило примерно 1600 форм, при этом из них примерно 250 документов являются внутренними учетными документами обследуемых подразделений. Под внутренними документами понимаются журналы, реестры, сводки, служебные записки, приказы и другие документы, использующиеся для регистрации сведений из входящего потока первичных документов и используемые для контроля и подготовки исходящей отчетности.
Количество документов, используемых в обследованных подразделениях, и их доля в документообороте предприятия приведено в таблице 2.5.
Таблица 2.5.
Количество документов, используемых в обследованных подразделениях, и их доля в документообороте предприятия
| № | Управление, отдел | Кол-во входных документов, шт. | Кол-во внутренних документов, шт. | Кол-во выходных документов шт. | Всего документов, шт. | Доля документо-оборота |
| 1 | ПЭО | 185 | 111 | 148 | 444 | 19.98% |
| 2 | ФУ | 146 | 86 | 183 | 415 | 18.68% |
| 3 | ПСК | 132 | 92 | 153 | 377 | 16.97% |
| 4 | Бухгалтерия | 142 | 32 | 132 | 306 | 13.77% |
| 5 | УПТК | 80 | 73 | 105 | 258 | 11.61% |
| 6 | Коммерческий отдел | 36 | 16 | 57 | 109 | 4.91% |
| 7 | УКС | 41 | 0 | 35 | 76 | 3.42% |
| 8 | ОКУ | 25 | 5 | 36 | 66 | 2.97% |
| 9 | ОГТ | 30 | 4 | 31 | 65 | 2.93% |
| 10 | ОГЭ | 11 | 4 | 25 | 40 | 1.80% |
| 11 | АТПР | 25 | 7 | 6 | 38 | 1.71% |
| 12 | ОГМ | 11 | 4 | 13 | 28 | 1.26% |
| 13 | Итого | 864 | 434 | 924 | 2222 | 100.00% |
Анализ таблицы 2.5. показывает, что наибольший объем документооборота в следующих подразделениях:
· Планово-экономический отдел.
· Финансовое управление.
· Производственно-складской комплекс.
· Бухгалтерия.
· Управление производственно-технической комплектацией.
Анализируя документопоток предприятия можно сделать вывод, что наибольшие трудности в управление возникают, там, где наибольший объем документооборота.
Анализ таблицы 2.6. показывает, что наибольший объем внутреннего документооборота имеют следующие подразделения:
· Производственно-складской комплекс.
· Управление производственно-технической комплектацией.
· Финансовое управление.
· Планово-экономический отдел.
· Автотранспортное предприятие.
Таблица 2.6.
Доли потоков документов, используемых в обследованных подразделениях
| № | Управление, отдел | Входные документы | Внутренние документы | Выходные документы |
| 1 | ПЭО | 41.67% | 25.00% | 33.33% |
| 2 | ФУ | 35.18% | 20.72% | 44.10% |
| 3 | ПСК | 35.01% | 24.40% | 40.58% |
| 4 | Бухгалтерия | 46.41% | 10.46% | 43.14% |
| 5 | УПТК | 31.01% | 28.29% | 40.70% |
| 6 | Коммерческий отдел | 33.03% | 14.68% | 52.29% |
| 7 | УКС | 53.95% | 0.00% | 46.05% |
| 8 | ОКУ | 37.88% | 7.58% | 54.55% |
| 9 | ОГТ | 46.15% | 6.15% | 47.69% |
| 10 | ОГЭ | 27.50% | 10.00% | 62.50% |
| 11 | АТПР | 65.79% | 18.42% | 15.79% |
| 12 | ОГМ | 39.29% | 14.29% | 46.43% |
Объем внутреннего документооборота подразделения косвенно свидетельствует о степени трудоемкости подготовки исходящих документов, а это может повлечь нежелательные последствия для всего бизнес - процесса предприятия. Перед администрацией предприятия стал вопрос, как уменьшить риск сбоя в документопотоке и увеличить контроль над производством.
Из всех приведенных документов наибольший интерес для анализа представляют документы, отражающие состояние и движение материальных ценностей (сырья, материалов, запасных частей и др.) и финансовых средств. Из предоставленных для анализа 2200 документов, имеющих хождение в основных подразделениях предприятия, такими являются около 720 документов.
Состав и количественные характеристики основного первичного документопотока (по данным сотрудников предприятия) представлены в таблице 2.7.
Анализ статистических данных, характеризующих распределение документов, отражающих финансовые и материальные потоки в разрезе подразделений, показывает, что в обследуемых подразделениях документопотоки, связанные с ТМЦ и услугами, имеют больший объем, чем документопотоки, связанные с финансовыми средствами. Этот факт говорит о том, что материальный поток, превалирует и "тянет" за собой финансовый документопоток.
Таблица 2.7.
Количество первичных документов в среднем за месяц в целом по ОАО «АНХК»
| № | Документ | Месячный объем |
| 1 | Акт приемки основных средств | 50 |
| 2 | Акт приемки-передачи отремонтированных объектов | 15 |
| 3 | Акт на списание | 20 |
| 4 | Инвентарная карточка учета | 50 |
| 5 | Выписки банка с приложенными документами | 100 |
| 6 | Векселя | 10 |
| 7 | Платежные поручения | 100 |
| 8 | Авансовые отчеты | 600 |
| 9 | Приходные ордера | 700 |
| 10 | Акт о приемке материалов | 10 |
| 11 | Лимитно - заборные карты | 100 |
| 12 | Накладные на отпуск материалов | 500 |
| 13 | Акты на списание материалов в производство | 50 |
| 14 | Форма 19 на списание ГСМ | 10 |
| 15 | Форма 29 на списание материалов по капстроительству и капремонту | 20 |
| 16 | Акты на списание МБП | 20 |
| 17 | Карточки складского учета | 1000 |
| 18 | Доверенности | 300 |
| 19 | Накладные на внутреннее перемещение | 100 |
| 20 | Накладные на отпуск | 250 |
| 21 | Реестр приходных и расходных документов по ТМЦ склада | 20 |
| 22 | Счета-фактуры | 1900 |
| 23 | Счета-фактуры на полученные МЦ от поставщиков | 300 |
| 24 | Табели учета рабочего времени | 60 |
| 25 | Приходные и расходные кассовые ордера | 200 |
| 26 | Акты приемки работ | 30 |
| 27 | Железнодорожные накладные | 800 |
| 28 | Сертификаты на продукцию | 1000 |
| 29 | Заявки | 200 |
| 30 | Баланс по ТМЦ | 30 |
| 31 | Баланс по тепловой энергии | 10 |
| 32 | Баланс по водопотреблению | 10 |
| 33 | Грузовые таможенные декларации | 100 |
| 34 | Акты сверок | 60 |
| 35 | Суточная ведомость учета (полная) | 150 |
| 36 | Суточная ведомость учета (краткая) | 150 |
| 37 | Акты по сырью | 10 |
Проведенное обследование деятельности основных управленческих служб Компании позволяет сделать следующие выводы:
· методология учета, анализа и планирования в значительной степени зависит от человеческого фактора;