Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а у середині групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи або за напрямами діяльності підприємства, або за авторами ініціативних документів. За наявності невеликої кількості таких документі їх дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи зазначені документи систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
В особових справах працівників документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії дипломів, атестатів, свідоцтв тощо); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.
Особові рахунки працівників підприємства, відомості про нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ підприємства здійснює його служба діловодства або посадова особа, відповідальна за ведення діловодства на підприємстві.
ВИСНОВКИ
Тема нашої курсової роботи була «Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві». Перед написанням роботи була поставлена така мета: ознайомитися зі складом установчих та нормативно-методичних документів підприємства (статут, договір, інструкція, номенклатура справ), дізнатися про порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві.
Під час дослідження теми курсової роботи з`ясовано, що статут – це організаційний документ, в якому подаються правила по регулюванню діяльності підприємства, стосунки з іншими підприємствами, а також визначається структура, функції, обов`язки у сфері державного управління. Перед створенням нового підприємства необхідно ознайомитися з типовим статутом і на підставі нього скласти індивідуальний статут, розробити інструкцію з діловодства та інструкцію з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю.
Інструкція з діловодства – правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їхньої обробки, збереження і використання в поточній діяльності підприємства.
Комерційна таємниця – це управлінська, виробнича, фінансова, наукова, технічна інформація, яка використовується для одержання прибутку, здобуття переваги над конкурентами і розголошення, якої призводить підприємства до збитків.
При роботі над темою курсового дослідження ми ознайомилися з документами, на підставі яких створюється підприємство, проаналізували прийоми раціоналізації документообігу на підприємстві та розроблення номенклатури справ. Описали методи формування справ та роботи з конфіденційними документами.
Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення або отримання, до завершення виконання або відправлення
Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, які створюються в результаті діяльності підприємства, оформлений у відповідному порядку із-за значенням часу зберігання документів.
Формування справ – групування документів у справи відповідно до номенклатури.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Баглей В. Оформлення журналів реєстрації документів. Формування особових справ у ВНЗ. Реєстраційні індекси // Секретар-референт. – 2007. – № 11 (ноябрь) – С. 21-23.
2. Беспянска Г. Інструкція з діловодства // Секретар-референт. – 2007. – № 6 (июнь) – С. 9-13.
3. Беспянска Г. Методика розроблення номенклатури справ підприємства // Секретар-референт. – 2007. – № 11 (ноябрь) – С. 9-15.
4. Беспянска Г. Методологія і методика раціоналізації діловодства // Секретар-референт. – 2007. – № 12 (декабрь) – С. 9-13.
5. Беспянска Г. Раціоналізація документообігу на підприємстві // Секретар-референт. – 2007. – № 10 (октябрь) – С. 21-25.
6. Беспянска Г. Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю // Секретар-референт. – 2007. – № 9 (сентябрь) – С. 9-13.
7. Беспянска Г. Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю // Секретар-референт. – 2007. – № 10 (октябрь) – С. 9-16.
8. Бибик С.П., Сюта Г.Н. Ділові документи та правові папери. – Харків: ФОЛІО; 2006; – С. 18-23.
9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1998; – С. 73-74, 115-126.
10. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник, 5-те вид. – К.: Либідь, 2006; – С. 52-53, 55-56, 96-98, 159-176.
11. Заболотная С. Расчет численности персонала (в вопросах и ответах) // Секретар-референт. – 2007. – № 11 (ноябрь) – С. 17-19.
12. Загорецка О. Документування договірної діяльності підприємств, установ і організацій // Секретар-референт. – 2004. – № 8 (август) – С. 9-12.
13. Загорецка О. Номенклатури справ // Секретар-референт. – 2005. – № 11 (ноябрь) – С. 13-19.
14. Загорецка О. Підготовка та оформлення організаційних документів // Секретар-референт. – 2004. – № 1 (январь) – С. 9-12.
15. Загорецка О. Складання номенклатур справ та формування справ // Секретар-референт. – 2004. – № 7 (июль) – С. 9-14.
16. Іванова Т.В., Л.П. Піддубна Муніципальне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2003; – С. 163-168.
17. Кожанова Т. Создание фирменного бланка // Секретар-референт. – 2004. – № 10 (октябрь) – С. 16-19.
18. Кожанова Т. MicrosoftExcel: работа с журналами регистарции документов // Секретар-референт. – 2005. – № 11 (ноябрь) – С. 24-29.
19. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006; – С. 77-99.
20. Сельченкова С. Инструкция по делопроизводству: требования к составлению // Секретар-референт. – 2004. – № 7 (июль) – С. 15-16.