Розділом «Організація документообігу» визначають загальні засади організації документообігу підприємства, констатують категорію підприємства залежно від обсягу документообігу, визначають форму організації діловодства (централізована, децентралізована, змішана), порядок реєстрації і обліку документів, створення інформаційно-пошукових систем. Для вихідних і внутрішніх документів визначають основні етапи руху документів, повноваження працівників організації з їх погодження і підписання, порядок доведення документів до виконавців, правила надсилання документів залежно від способу передавання каналами зв`язку: пошта, факс, телеграф, електронна пошта тощо.
Додатком до розділу «Організація документообігу» може бути графік документообігу підприємства. Він дасть змогу простежити «життєвий цикл» документа: від його створення чи одержання до виконання або надсилання.
У розділі Інструкції «Інформаційно-пошукові системи підприємства» повинні бути надані реєстраційні форми (книги, журнали, картки, автоматизований облік документів). Обумовлювати порядок реєстрації та індексації документів слід у межах їх груп. Можна в цьому розділі приділити особливу увагу особливостям реєстрації й пошуку вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
У розділі «Організація контролю за виконанням документів» закріплюють порядок взяття документа на контроль, організацію контролю, визначають порядок зняття документа з контролю, критерії та конкретні показники виконавчої дисципліни. Також у розділі можна встановити засоби впливу (або покарання) на осіб, що порушують терміни створення документа.
Розділ «Робота виконавців з документами» передбачає урегулювання питань роботи тих, хто створює (готує) документи, з цими паперами або їх електронними версіями. Зокрема, певного урегулювання потребує порядок передавання документів на виконання; система інформування про перебіг виконання документа (обов’язково слід унормовувати термін, упродовж якого виконавець зобов’язаний передати виконаний документ до місця формування справи).
Порядок зберігання документів, систематизації документів відповідно до створеної на підприємстві номенклатури справ, порядок формування документів у справи, правила формування заголовків (назв) справ, оформлення справ, оперативне зберігання документів у поточному діловодстві, умови й порядок вилучення, у разі потреби, окремих документів і справ, а також передавання справ на зберігання в архів можуть бути врегульовані в одному чи різних розділах.
Розділи Інструкції можуть мати додатки, в яких буде врегульовано технології тиражування та множення документів, зберігання, обліку і використання бланків, печаток, штампів. Обов’язково такий додаток повинен містити перелік документів, на яких ставиться відбиток гербової (прирівняної до гербової) печатки.
Локальні нормативно-методичні документи встановлюють єдині правила документування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання й зберігання документів. Основною вимогою, яка висувається до таких документів, є те, що вони не повинні суперечити чинним нормам стандартизації та уніфікації у сфері інформації та документації.
1.3 Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю
Конфіденційне діловодство– це окремий напрям діловодства. Для забезпечення його ефективного функціонування важливе значення має розроблення спеціальної інструкції та додатків до неї, складання списку конфіденційної інформації, проставлення грифа обмеження доступу. При веденні конфіденційного діловодства слід приділити увагу відповідній підготовці документів, що містять комерційну таємницю, належному порядку робіт з ними, зокрема на електронних носіях.
Конфіденційне діловодство здійснюється шляхом вирішення комплексу організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-пошукових заходів, спрямованих на запобігання розголошення інформації з обмеженим доступом та втратами її матеріальних носіїв. Технологічні процеси цієї практичної сфери діяльності загалом базується на тих самих принципах, що і загального (відкритого) діловодства, але відрізняються низькою суттєвих відмінностей.
До організаційно-технологіних особливостей конфіденційного діловодства належать:
жорстке регламентування складу документів та процесу документування, у т.ч. і стосовно проектів створюваних документів;
облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їх проекти;
реєстрування максимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;
фіксування проходження кожного документа та місця його перебування;
проведення систематичних перевірок наявності документів;
дозвільна система допуску до документів і справ;
суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;
персональна та обов`язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок користування ними [6; C. 9].
Сукупність організаційних, трудових та інших аспектів організації роботи з конфіденційною інформацією може бути подана в Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі– Інструкція).
Основними завданнями локальної Інструкції є встановлення загальних правил збереження інформації, яка наявна у документах обмеженого доступу, єдиного порядку документування й організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі– КТ). Таку інструкцію розробляють для захисту підприємства від несанкціонованого витоку інформації. Для цього винаходять нові методи удосконалення роботи з документами, що містять КТ, методи організації захищеного документообігу та його упорядкування, принципи оптимізації технологічних процесів роботи з документами, що містять КТ.
При розробці Інструкції слід керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893, Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних документів на архівне зберігання, затвердженою спільним наказом Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації і Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (нині Держкомархівом України) від 3 березня 1997 року № 25/7 та відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.
Усі працівники, які займаються веденням діловодства на підприємстві, мають бути ознайомлені з правилами та положеннями Інструкції під розписку при прийнятті на роботу, а також у разі внесення до неї змін або доповнень.
Інструкція може складатися з таких розділів:
Загальні положення.
Перелік відомостей, що становлять КТ.
Підготовка службових документів, що містять КТ.
Порядок роботи з документами, що містять КТ, на електронних носіях.
Прийняття і облік документів, що містять КТ.
Розмноження і розсилання (відправлення) документів.
Формування справ виконаних документів.
Відбір документів для зберігання і знищення.
Забезпечення збереження документів. Перевірка їх наявності.
Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків.
До Інструкції можуть додаватися численні додатки, як то:
Акт про відсутність вкладень у конверті (пакеті);
Журнал обліку документів та видань з грифом «КТ»;
Картка обліку документів та видань з грифом «КТ»;
Журнал обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;
Картка обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;
Журнал обліку та розподіл видань з грифом «КТ»;
Картка обліку справ і видань, що містять гриф «КТ»;
Опис справ постійного зберігання;
Акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню;
Акт перевірки наявності та стану документів і справ;
Журнал обліку бланків тощо.
Вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом можуть урегульовуватися окремою інструкцією або ж долучатися до цієї. У такому разі окремими розділами Інструкції можуть бути:
Підготовка документів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання;
Складання і оформлення описів справ та актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
Оформлення справ з обмеженим доступом;
Передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання;
Зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах.
1.4 Складання фірмового бланку підприємства
Кожне нове підприємство прагне створити свій унікальний імідж, якимсь чином виділитися серед сотень конкурентів. Складові іміджу підприємства– логотип і девіз, дизайн реклами, фірмові ручки, пакети, теки і, звичайно ж, певний стиль оформлення ділової документації, так звані фірмові бланки, що надають вихідним документам презентабельний вигляду. Створити фірмовий бланк документа нескладно.
Зазвичай у фірмовий бланк підприємства, окрім елементів дизайну, додають ті реквізити, які зустрічаються в більшій частині однотипних документів. Це, в першу чергу, логотип (зображення емблеми організації або товарного знаку), назва компанії і додаткова інформація про неї (адреса, телефон, номер банківського рахунку та ін.).
Створимо фірмовий бланк вигаданої підприємства «Будсервіс». Цей бланк у верхній частині містить логотип, назву підприємства і додаткову інформацію про неї, а в нижній– девіз компанії.
При створень бланка виконаємо такі операції в Microsoft Word:
1. Створити новий шаблон документа:
Виконати команду Файл > Створити, потім:
на панелі управління Створення документа, що відкрилося в правій частині вікна Microsoft Word, вибираємо пункт Загальні шаблони;