Перед выездом в Октябрьское райпо члены ревизионной группы проводят подготовительную работу, связанную с изучением данной организации, подготовкой программы и плана проведения ревизии. При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта.
Руководитель группы составляет программу и рабочий план проведения ревизии (приложения Б и В).
Программа состоит из восьми разделов: 1) перечень нормативных документов, которыми следует руководствоваться при проведении ревизии сохранности кооперативной собственности; 2) необходимые подготовительные мероприятия, предшествующие ревизии; 3) каких специалистов необходимо привлечь к ревизии; 4) мероприятия, проводимые на первоначальном этапе ревизии; 5) перечень вопросов, на которые следует обратить особое внимание при ревизии сохранности собственности; 6) проверка работы ревизионной комиссии райпо; 7) дополнительное задание; 8) оформление материалов ревизии. Программу ревизии подписывает начальник контрольно-ревизионного управления Гомельского ОПС.
Рабочий план ревизии представляет собой таблицу, содержащую информацию об объектах ревизии, видах тематических проверок, перечень проверяемых вопросов, способ проверки. Все факты хозяйственно-финансовой деятельности Октябрьского райпо проводились выборочным способом. Сплошным способом проводилась проверка выполнения решений по материалам предыдущей документальной ревизии. Рабочий план подписывает руководитель ревизионной группы.
По прибытию на место ревизии ревизор предъявляет руководителю ревизуемой организации распоряжение на проведение ревизии и служебное удостоверение. Руководитель ревизуемой организации знакомит участников ревизии с ответственными работниками организации, дает указания о представлении помещения ревизионной группе, обеспечении сохранности ревизионных материалов, свободном доступе ревизующих ко всем источникам информации, предприятиям, зданиям, помещениям, территориям, материальным и денежным средствам.
Согласно составленной Программы ревизии оформление материалов ревизии должно производиться следующим образом:
- однородные нарушения должны быть сгруппированы в таблицах, а в акте приводятся обобщенные итоговые данные и примеры;
- в случае если в ревизуемой организации два и более баланса, то кроме актов ревизии руководителем ревизионной группы составляется обобщенная докладная записка об основных нарушениях на 3-4 печатных страницы.
При необходимости, по согласованию с правлением Гомельского ОПС, материалы по нанесенному ущербу, злоупотреблениям следует направлять в судебно-следственные органы для возмещения ущерба и привлечения виновных лиц к ответственности.
По результатам ревизии был составлен Акт комплексной документальной ревизии правления и проверки выполнения мероприятий по обеспечению сохранности кооперативной собственности в системе Октябрьского райпо (приложение Г). Акт состоит из вступительной и результативной части.
Во вступительной части указаны: основания назначения ревизии, дата и номер распоряжения об ее проведении, должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего акт ревизии; даты начала и завершения ревизии (в случае перерывов указывается их период), а также место составления акта ревизии; должности и фамилии работников проверяемой организации, обязанных в соответствии с Инструкцией подписать акт ревизии, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к ревизии; когда, кем и какие зарегистрированы учредительные документы проверяемой организации, а также наличие лицензий на отдельные виды деятельности; наименование и местонахождение проверяемой организации; кем и когда были проведены предыдущие ревизии (проверки), в том числе контролирующими органами, какие принимались меры по выявленным фактам нарушений.
В результативной части указывается: какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким методом и за какие периоды проверены; место, время и характер совершенного экономического нарушения, акты законодательства или нормативные документы, требования которых нарушены; факты нарушений финансовой дисциплины, неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, невыполнения требований по осуществлению внутрихозяйственного учета и контроля; установленные в ходе ревизии недостачи денежных средств и материальных ценностей, потери от переплаты работникам, поставщикам и подрядчикам по счетам и расчетам, прочим дебиторам; размер причиненного ущерба и другие последствия выявленных нарушений; должности и фамилии лиц, по вине которых допущены соответствующие нарушения, а также сведения о том, какие именно действия (бездействия) этих должностных лиц повлекли нарушения в деятельности организации; иные сведения, необходимые для рассмотрения материалов о совершенном правонарушении.
В Акте комплексной документальной ревизии правления и проверки выполнения мероприятий по обеспечению сохранности кооперативной собственности в системе Октябрьского райпо выделены следующие разделы:
1. Ревизия кассовых и банковских операций, подотчетных сумм.
2. Ревизия товарных операций.
3. Ревизия основных средств и специальной оснастки, специальной одежды, инвентаря, хозяйственных принадлежностей.
4. Ревизия расчетных операций
5. Ревизия расчетов по заработной плате.
6. Ревизия издержек обращения, финансовых результатов, фондов.
7. Ревизия соблюдения дисциплины цен и налогового законодательства.
8. Ревизия состояния бухгалтерского учета и отчетности.
9. Проверка состояния сохранности имущества потребительской кооперации.
10. Проверка выполнения решений по материалам предыдущей документальной ревизии.
Акт подписывают члены ревизионной группы Гомельского ОПС, председатель правления и заместитель председателя по экономике – главный бухгалтер Октябрьского райпо. Акт составляется в трех экземплярах (ревизуемой организации, ревизору и вышестоящей организации). В акте делается отметка (подпись) о передаче акта ревизии руководству Октябрьского райпо.
К акту ревизии также прилагаются: распоряжение, программа и план ревизии, таблицы анализов, расшифровки долгов, результаты инвентаризаций, проведенных в ходе ревизии, перечень предприятий и материально ответственных лиц, у которых инвентаризация ценностей во время ревизии не проводилась, сводные ведомости, составленные по группировке однородных повторяющихся недостатков и ошибок; копии документов, объяснительные записки, промежуточные или разовые акты (о контрольных обмерах), проект постановления.
В проекте постановления на основании основного акта перечисляются наиболее значимые нарушения, указываются виновные в нарушении должностные лица и суммы ущерба, а также вносятся конкретные предложения по улучшению выявленных недостатков и нарушений финансово-хозяйственной деятельности, взысканию ущерба, вносятся предложения по улучшению учета, отчетности и организации контроля.
Результаты ревизии, при личном участии ревизора, должны быть рассмотрены на правлении Октябрьского райпо в течение 5 дней после подписания акта ревизии; и на правлении Гомельского ОПС в месячный срок. По результатам ревизии, рассмотренным на правлении Октябрьского райпо и Гомельского ОПС составляются постановления «О результатах комплексной документальной ревизии и проверки сохранности собственности кооперативных средств в системе Октябрьского райпо» (приложения Д и Ж).
Постановление состоит из констатирующей и постановляющей частей. В констатирующей части постановления Октябрьского райпо рассматриваются положительные и отрицательные стороны в работе Октябрьского райпо. В постановляющей части указывается информация, которую нужно принять к сведению и перечень мероприятий по исправлению выявленных недостатков в ходе ревизии, которые должны быть выполнены правлением райпо.
Следует отметить, что постановление по результатам ревизии составляемое в Октябрьском райпо более подробное, чем постановление, составляемое в Гомельском ОПС. В постановлении Гомельского ОПС рассматриваются только наиболее существенные недостатки в работе Октябрьского райпо. В констатирующей части постановления Гомельского ОПС указано, что: по-прежнему допускаются просчеты в организации коммерческой деятельности, в частности, без учета возможной реализации производился закуп отдельных товаров, что послужило причиной оседания их в сети и на складах, а также потери части доходов; по той же причине и без учета рынков сбыта, была заготовлена и часть плодоовощной продукции, что привело в дальнейшем к необходимости ее переработки на давальческих условиях и как результат на дату ревизии на складах хранится и не находит реализации готовая продукция на 15,2 млн р.; с августа 2008 года хранится и не находит сбыта брусника замороженная 1,6 тн. на 3,3 млн р.; при проверке сети в продаже отсутствовали товары, предусмотренные ассортиментным перечнем, в наличии имелась часть товаров с истекшими сроками реализации, не своевременно заполнялись отчеты материально-ответственными лицами; не обеспечена сохранность собственности потребкооперации, где за 2008 год допущено 18 случаев недостач в значительных размерах на сумму 19,8 млн р., а только за 5 месяцев 2009 года уже 19 случаев на 18,2 млн р. Нарушались сроки проведения инвентаризации ценностей. Ревизией установлены и другие нарушения и упущения в работе системы райпо.