Унифицированная система банковской документации:
—платежная документация по безналичным расчетам через банки;
—документация по кредитным операциям банков;
—документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
—документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
—выходная документация банков;
—документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;
—документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
—документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;
—выходная документация банков — внутрибанковские формы документов;
—документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов;
—бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
—финансовая документация;
—отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
—учетная бухгалтерская документация. Унифицированная система отчетно-статистической документации:
—документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
—документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
—документация по статистике труда;
—документация по статистике материальных ресурсов;
—документация по статистике финансов;
—документация по социальной статистике;
—документация по статистике промышленности;
—документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
—документация по статистике капитального строительства;
—документация по статистике внешнеэкономических связей;
—документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
—документация по статистике транспорта и связи;
—документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
—отчетная бухгалтерская документация;
—регистры бухгалтерского учета;
—первичная учетная документация. Унифицированная система документации по труду:
—документация по состоянию рынка труда;
—документация по трудовым отношениям;
—документация по повышению квалификации работников органов по труду;
—документация по охране труда;
—документация по минимальным потребительским бюджетам;
—документация по обращениям в органы по труду.
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
—документация по учету и распределению средств;
—документация по контрольно-проверочной деятельности.
Унифицированная система внешнеторговой документации:
—оперативно-коммерческая документация;
—товаросопроводительная документация;
—документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
—транспортная внешнеторговая документация;
—экспедиторская внешнеторговая документация. Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой работают практически все делопроизводственные; службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации по классу 020000 в состав УСОРД входит:
—документация по созданию организации, предприятия;
—документация по реорганизации организации, предприятия;
—документация по ликвидации организации, предприятия;
—документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
—документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
—документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
—документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия. УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применении.
Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г.
Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который введен в действие с 1 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством.
3. Правила оформления реквизитов, их состав
Требование идентификации автора документа достигается за счет оформления на документе таких реквизитов, как:
—Государственный герб Российской Федерации;
—герб субъекта Российской Федерации;
—эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
—код организации;
—код формы документа;
—наименование организации.
Эти реквизиты, как отмечено в разделе 3.5, обязательно указываются на бланке документа. Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно указание автора, т. е. наименование организации, ее структурного подразделения.
Для придания документу юридической силы существенное значение имеют наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, и другие реквизиты.
Наименование вида документа (реквизит 10)
Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Этот реквизит является обязательным при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к нему может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).
Дата документа (реквизит 11)
Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом — дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) — дата утверждения, для актов и протоколов — дата события, заседания. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Делопроизводственная служба обязана следить за правильным оформлением этого реквизита, т. к. создание документа "задним числом", равно как и издание документа с "опережением", например следующим днем, приводит, во-первых, к искажению данных регистрации (т. к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Во-вторых, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений, например в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.
Регистрационный номер документа (реквизиты 12, 13)
Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации — авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится, так же как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден). Делопроизводственная служба, проводя регистрацию, одновременно проводит контроль исходящего (внутреннего) документа. При этом проверяется правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация документов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.
Гриф утверждения документа (реквизит 16)
Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящего (внутреннего) документа. При этом проверяется правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация документов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.
Подпись (реквизит 22)
Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным нормативно-правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).