В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации. Делопроизводственная служба обязана знать состав должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов, и их личные подписи. Контроль правильности подписания документов — одна из ее обязанностей.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.
Гриф согласования документа (реквизит 23)
Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. Согласование может быть оформлено протоколом согласования или справкой, но более распространенным способом внешнего согласования является проставление на документе грифа согласования. Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово "СОГЛАСОВАНО", должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.
Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов
Согласно терминологическому стандарту бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации. Для изготовления бланков используют в основной форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм} меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей. При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 ГОСТ 3489.33. Реквизит "наименование организации'1 допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от “длины" (т. е. от количества знаков в наименование организации-автора). Наиболее распространенным способом изготовление бланков является типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов. В числе первых реквизитов на бланке могут быть использованы Герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема.
Согласно ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб, его описание и порядок официального использования устанавливаются федеральным конституционным законом. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". Государственный герб Российской Федерации размещается на бланках в многоцветном варианте следующих документов:
—федеральных конституционных законов и федеральных законов;
—указов и распоряжений Президента РФ;
—постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
—постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
—постановлений и распоряжений Правительства РФ;
—решений Конституционного Суда РФ;
—решений Верховного Суда РФ;
—решений Высшего Арбитражного Суда РФ;
—Президента РФ;
—Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
—Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
—Правительства РФ;
—Конституционного Суда РФ;
—Верховного Суда РФ;
—Высшего Арбитражного Суда РФ.
Изображение Государственного герба РФ в одноцветном варианте помещается на бланках следующих учреждений:
—Администрации Президента РФ;
—полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;
—федеральных органов исполнительной власти;
—Генеральной прокуратуры РФ;
—Уполномоченного по правам человека в РФ;
—Счетной палаты РФ;
—Центральной избирательной комиссии РФ;
—Центрального банка РФ.
Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:
—Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
—органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;
—органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;
—федеральных судов;
—органов прокуратуры РФ;
—дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.
Статьей 8 Закона о Государственном гербе РФ установлено, что гербы (геральдические знаки) субъектов РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ. Использование герба субъектов РФ на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов РФ (конституциями, законами, уставами и др.). Герб города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов или районов в соответствии с нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.) городов, районов РФ, если они не противоречат основным нормативным актам соответствующих субъектов РФ. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официально восстановлен исторический герб города, принят Закон г. Москвы от 01.02.1995 № 4-12 "О гербе и флаге Москвы". Запрещается использование изображения Государственного герба РФ, а также гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на бланках юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, если это не предусмотрено специальными законодательными и иными правовыми актами.
Эмблема организации (символическое графическое изображение) помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Чаще всего в качестве эмблемы используется товарный знак или знак обслуживания. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.1992 №3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения то варов"1, который предусматривает их обязательную регистрацию. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Помещение на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, не допускается и замена наименования организации — автора документа ее эмблемой.
Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.
4. Входящие документы, этапы их обработки
Обработка документов при их поступлении в организацию позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков зависит от количества инстанций прохождения документов до передачи их на исполнение. Количество инстанций определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства. В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой сроки прохождения документов от получения до исполнителя будут значительно увеличены.
Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы, хорошее знание распределения обязанностей между работниками организации, а также доверие к ним руководителя. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому необходимо иметь четкие представления о положении дел в организации, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников. Предварительное рассмотрение подразумевает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке. Это — распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т. д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения управления или помощником руководителя направляются исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или в копиях.