Из вышесказанного следует, что при постановке бухгалтерского учета в организациях особое место занимает учет готовой продукции, ее отгрузки и реализации, так как он напрямую влияет на финансовые показатели деятельности организации.
В задачи бухгалтерского учета готовой продукции входят:
- систематический контроль за выпуском готовой продукции, состоянием ее запасов и сохранностью на складах, объемом выполненных работ и услуг;
- своевременное и правильное документальное оформление отгруженной и отпущенной продукции, четкая организация расчетов с покупателями;
- контроль за выполнением плана договоров-поставок по объему и ассортименту реализованной продукции с целью оценки работы менеджера;
- своевременный и точный расчет сумм за реализованную продукцию, фактических затрат на ее производство и сбыт, расчет сумм прибыли,
Успешное выполнение этих задач зависит от ритмичности работы организации, правильной организации сбыта и складского хозяйства, своевременности документального оформления хозяйственных операций.
Организация учета готовой продукции на предприятии должна обеспечить формирование информации о наличии и движении готовой продукции по местам хранения и материально ответственным лицам. Для этого учет готовой продукции осуществляется в количественных и стоимостных показателях. Количественный учет готовой продукции ведется в единицах измерения, принятых в данной организации, исходя из ее физических свойств (объем, вес, площадь, линейные единицы или поштучно). При организации учета количественных показателей однородной продукции могут применяться условно - натуральные измерители (например, консервы в условных банках, чугун в пересчете на передельный, отдельные виды продукции, исходя из их веса или объема полезного вещества, и так далее).
Большое значение для правильной организации учета движения готовой продукции имеет разработка ее номенклатуры-перечня наименований видов изделий, вырабатываемых данной организацией. За основу его составления берется классификация готовых изделий по определенным признакам, позволяющим отличать одно изделие от другого (модель, класс точности, фасон, артикул, марка, сорт). Номенклатурный номер может иметь разное количество цифр.
Номенклатурой пользуются следующие службы организации:
- диспетчерская - для контроля за выполнением графика выпуска изделий;
- цехи - для контроля за ассортиментом выпуска и для выписки накладных при сдаче готовых изделий на склад;
- отдел маркетинга - для контроля за возможностью выполнения договорных поставок;
- бухгалтерия - для аналитического учета и составления сводок и отчетов.
Кроме того, учет ведется по укрупненным группам продукции: изделия основного производства, товары народного потребления, изделия, изготовленные из отходов, запасные части, а также разрабатываются справочники продукции, в которых содержатся сведения об облагаемой и необлагаемой различными видами налогов продукции, о плательщиках и грузополучателях, среднеквартальной и среднегодовой себестоимости.
Количественный учет готовой продукции по ее видам и местам хранения обычно осуществляется в карточках учета материалов. Такие карточки открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации- При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках; номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год, другие реквизиты.
На каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка. Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации, Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка). Учетные цены ТМЦ, хранящихся на складах организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации. В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом - указывается новая цена и с какого времени она действует. Если в бухгалтерской службе учет ТМЦ ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета. После полного заполнения карточки для последующих записей движения ТМЦ открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке. На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходный ордер, требование-накладная, накладных (товарно-транспортная накладная, накладная на отпуск материалов на сторону), других приходных и расходных документов заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели). В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.
Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций). В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток. По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки «остаток перенесен в карточку 200_ года N...»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации. По указанию руководителя службы снабжения и сбыта и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.
В последнее время многие организации применяют бескарточный метод учета готовой продукции. При данном методе с помощью ЭВМ ежедневно составляют оборотные ведомости учета выпуска из производства и движения готовой продукции относительно складов (других мест хранения). Остатки готовой продукции периодически инвентаризируют.
Цель данной инвентаризации - обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. В ходе инвентаризации решаются следующие задачи: выявление фактического наличия готовой продукции, сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета.
Порядок и срок проведения инвентаризации устанавливается руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения. злоупотребления или порчи готовых изделий, в случаи стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, при реорганизации или ликвидации организации) в соответствии со ст.12 Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г.. Установленный порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год или ряд лет утверждается руководителем организации одновременно с принятием учетной политики как самостоятельный документ либо отражается в приказе по учетной политике как одно из его направлений.
При осуществлении полной инвентаризации проверке подлежат все объекты готовой продукции, подлежащие инвентаризации в соответствии с установленным порядком ее проведения. При частичной - проверяется один из видов готовой продукции. Периодичность и сроки проведения инвентаризации определяются в соответствии со спецификой деятельности организации с учетом установленных законодательством требований. Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ, а так же для проведения внеплановой инвентаризации могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники) а так же могут быть включены специалисты службы внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность отражения данных о фактических остатках готовой продукции, внесенных в инвентаризационные описи и акты, и своевременность оформления результатов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации не действительными. При малом объеме работ проведение инвентаризации допускается возлагать на ревизионную комиссию (при ее наличии в организации).