Непосредственный сбор информации о должностных обязанностях, ответственности и деятельности работника на рабочем месте. Существует множество методов, которые можно использовать для сбора этой информации. В этой главе мы рассмотри наиболее важные из них.
В сборе информации для анализа работы обычно участвуют сотрудники отдела человеческих ресурсов, работник и его непосредственный начальник. Сотрудник отдела человеческих ресурсов (это может быть менеджер по персоналу, специалист по анализу работы или консультант) может попросить изучить и проанализировать работу, а затем составить ее описание и спецификацию. Также требуется участие работника и его начальника. Анализ работы подразумевает совместную работу специалиста, работника и его начальника.
Анализ работы играет важную роль в попытках работодателей следовать законодательству о равных правах на работу. Основная причина заключается в следующем. Работодатель должен быть способен показать, что его инструменты для определения профпригодности и методики оценки эффективности труда действительно связаны с эффективностью труда на данном рабочем месте. Для того, чтобы выполнить эту задачу, требуется квалифицированный специалист по анализу работы. Наиболее распространенные методы сбора информации для анализа работы обсуждаются далее.
Для сбора данных, необходимых для анализа работы, используется три типа интервью: индивидуальное интервью с каждым работником; групповое интервью с группой работников, выполняющих одни и те же обязанности, и опрос руководящих работников, которые хорошо осведомлены об анализируемой работе. Групповые опросы проводятся в тех случаях, когда большое количество работников выполняют схожую или одинаковую работу, так как это быстрый и недорогой способ получения необходимой информации о работе. Как правило, на групповых опросах присутствует непосредственный начальник опрашиваемых работников, а если нет, то Вам следует опросить начальника отдельно, чтобы знать его взгляды на обязанности и ответственность на рабочем месте.
Интервью – самый распространенный способ определения обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту, и его распространенность говорит о его преимуществах. Самое важное достоинство заключается в том, что опрос позволяет работнику рассказать о своем поведении и рабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Например, важные виды деятельности, возникающие только эпизодически, или неформальное общение (скажем, между управляющим производственного отдела и менеджером по сбыту), которые не отображены в оргструктуре компании, могут быть обнаружены опытным специалистом в процессе опроса. Кроме того, опрос может помочь объяснить необходимость и функции анализа работы. Опрос также позволяет открыто выразить респонденту его взгляды и жалобы, которые в противном случае могли бы остаться не замеченными управляющим.
Основная проблема, связанная с данным методом, – это искажение информации вследствие как прямой фальсификации, так и честного ошибочного понимания. Анализ работы часто используется как первая ступень в изменении заработной платы. Поэтому работники склонны преувеличивать некоторые свои обязанности и преуменьшать другие. Получение корректной информации может, таким образом, оказаться медленным и полезным процессом.
В одних случаях опросники представляют собой чрезвычайно структурированный опросный лист. Каждому работнику предлагают списки из различных обязанностей и заданий. Его просят ответить, выполняет ли он каждое задание из списка, и если да, то как много времени обычно тратит на каждое из них. В других опросниках этот лист состоит из исключительно "открытых" вопросов и просит работника "описать основные обязанности, выполняемые на рабочем месте". На практике наилучший опросный лист представляет собой нечто среднее из этих двух крайних случаев.
Непосредственное наблюдение полезно в тех видах работ, которые включают преимущественно видимые физические движения. Работа, выполняемая сторожем, работником на сборочном конвейере и бухгалтером – вот очевидные примеры. С другой стороны, наблюдение обычно не подходит, когда работа подразумевает трудно измеряемую деятельность (адвокат, инженер, проектировщик). Этот метод также мало полезен в тех случаях, когда работник должен выполнять важные действия, потребность в выполнении которых может возникать только эпизодически (например, работа медсестры скорой помощи). Непосредственное наблюдение обычно применяется совместно с опросом. Один подход – наблюдать работника на рабочем месте в течение всего рабочего цикла. (Цикл – требуемый интервал времени для завершения работы. Это может быть минута для работника на сборочном конвейере или час, день и дольше для более сложных видов работ.) На этой стадии Вы регистрируете все работы, выполняемые на рабочем месте, которые наблюдаете. Затем, собрав как можно больше информации, Вы проводите опрос работника. При этом просите его разъяснить вопросы, которые у Вас возникли и описать дополнительные работы, которые он выполняет, а Вы не заметили. Другой подход – во время выполнения работником задания проводить наблюдение и опрос одновременно. Однако, обыкновенно лучше попридержать вопросы до тех пор, пока наблюдение не будет закончено, так как это позволяет ненавязчиво наблюдать за работником. Это, в свою очередь, помогает снизить вероятность того, что работник станет волноваться и это каким-либо образом изменит его обычные действия.
Работников можно попросить вести ежедневник/журнал респондента или составлять список заданий, которые они выполняют в течение дня. Для каждого мероприятия, в котором он принимает участие, работник записывает это мероприятие (и затраченное время) в журнал. Это позволит получить очень полную картину работы. Работник, может попытаться преувеличить количество некоторых видов работы и преуменьшить количество других. Однако сама суть подробного, с указанием затраченного времени, журнала будет препятствовать этому.
Интервью, опросные листы, наблюдение и ежедневник/журнал – наиболее популярные методы сбора информации для анализа работы. Они все обеспечивают достоверную информацию о том, что ответственный за данный вид работы реально делает на рабочем месте. Они могут использоваться для.
Большинство работодателей использует опросы, опросные листы, наблюдение или журналы для сбора информации, необходимой для анализа работы, есть много случаев, когда эти описательные методы не подходят. Например, когда необходимо для определения уровня оплаты сравнить виды работ. Тогда каждому виду необходимо присвоить определенное количество баллов. Такой "количественный" подход может оказаться наилучшим. Существует три наиболее популярных метода:
· позиционный опросный лист для анализа должности,
· процедура департамента труда и
· функциональный анализ работы.
Позиционный опросный лист для анализа
Позиционный опросный лист для анализа (position analysis questionnaire (PAQ)) – это хорошо структурированный опросный лист. Он заполняется специалистом по анализу работы, который уже должен быть знаком с конкретной анализируемой работой.
Преимуществом PAQ является то, что он позволяет получить количественную оценку или выявить профиль любой работы в баллах, присваиваемых по пяти базовым позициям:
1) Принятие решений;
2) Профессиональные навыки;
3) Физическая нагрузка;
4) Управление транспортными средствами/оборудованием;
5) Обработка информации.
Основными достоинством PAQ является то, что он позволяет классифицировать работы, т. е. дать количественную оценку каждой работе, основываясь на таких ее характеристиках, как требования к принятию решений, выполнению действий, требующих профессиональных навыков, физической нагрузки, управлению транспортными средствами/оборудованием и обработке информации. Таким образом. Вы можете использовать результаты, полученные с помощью PAQ, для того, чтобы сравнивать работы между собой и определять, например, какая из работ более престижная. Эта информация затем может быть использована для того, чтобы определить ставку или уровень заработной платы для каждой работы.
Описание работы – это письменный документ, в котором содержится информация о том, что реально делает работник, выполняющий данную работу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа. Эта информация затем используется при составлении спецификации работы, в которой изложены знания, способности и навыки, необходимые для удовлетворительного выполнения данной работы.
Хотя и не существует типовой формы для составления описания работы, большинство описаний содержит следующие разделы:
1. Определение работы.
2. Краткое описание работы.
3. Отношения, ответственность и обязанности.
4. Полномочия.
5. Стандарты исполнения.
6. Рабочие условия.
7. Спецификация работы.
Раздел "Определение работы" содержит несколько видов информации. В строке "Название работы" указывается название работы, например, руководитель работ по обработке данных, менеджер по продажам или кладовщик. Раздел "Статус работы" позволяет быстро определить статус работы. Код работы позволяет легко ссылаться на все виды работ. Каждому виду работ в организации должен быть присвоен некий код; эти коды отображают наиболее важные характеристики работы, такие, как уровень оплаты, к которому данная работа относится. Дата – время, когда данное описание рабочего места действительно было составлено. Там же указывается, кем было составлено описание. Также в данном разделе отводится место для указания, кем данное описание было утверждено и к какой организационной единице (заводу/подразделению и департаменту/отделу) данная работа относится. Кроме того, указывается название должности непосредственного начальника. Раздел "Идентификация работы" также часто содержит информацию о ставках зарплаты или/и диапазоне зарплаты. Строка "Категория/Уровень" показывает категорию или уровень данной работы, если таковые имеются. Например, фирма может разделить секретарей на секретарей 1 категории, секретарей II категории и так далее. И, наконец, строка "Уровень оплаты" содержит информацию о конкретном уровне оплаты или диапазоне оплаты для данной работы.