В разделе "Краткое описание работы" должно содержаться общее описание характера работы, включающее только основные функции и действия. Так, начальник отдела обработки данных "управляет всеми операциями обработки данных, контролем данных, а также требованиями по подготовке данных". Для менеджера по закупкам в разделе "Краткое описание работы" может содержаться следующая информация: "менеджер по закупкам осуществляет закупку, регулирует поставки, запасы и распределяет все материалы, необходимые для данного производства". Для работы начальника отдела почтовых отправлений в данном разделе может быть указана следующая информация: "начальник отдела почтовых отправлений сортирует и получает всю входящую почту и осуществляет обработку всей исходящей почты, включая точную и своевременную отправку данной почты".
В разделе "Отношения" описываются взаимоотношения работодателя с другими людьми внутри и вне организации
В этом разделе представлен детальный список фактической ответственности и обязанностей, соответствующих рабочему месту. Каждая из основных обязанностей должна быть внесена в список в виде одного-двух предложений, описывающих ее. Например, обязанность "выбор, обучение и развитие подчиненных" может быть далее определена следующим образом: "развитие духа сотрудничества и понимания…", "гарантии того, что члены рабочей группы получат специализированное обучение по мере необходимости…", и "направленная подготовка, включающая обучение, демонстрации и/или консультации...".
Следующий раздел должен определить пределы полномочий работодателей, включая ограничения принятия решения, прямое наблюдение со стороны персонала и бюджетные ограничения.
Некоторые описания работ содержат перечень стандартов исполнения. Они представляют собой стандарты, которых служащий, как ожидается, достигает, выполняя основные обязанности и неся определенную ответственность.
Один из прямых путей установки стандартов состоит в том, чтобы закончить утверждение: "Я буду полностью удовлетворен Вашей работой, когда...". Это предложение в законченном виде, за что установлена ответственность, внесенная в описание работы, должно обеспечивать создание стандартов исполнения.
Описание работы будет также включать в себя общие условия труда, соответствующие работе. Они могут включать в себя такие факторы, как уровень шума, опасные условия или высокая температура.
Здесь представлены некоторые подсказки для создания описания работы.
Ясность. Описание работы должно отражать этапы работы так хорошо, чтобы все обязанности были ясны.
Указание возможностей. Необходимо убедится, что указали возможности и характер (природу) работы, используя фразы типа "для отдела" или "как требует менеджер". Включите все важные отношения.
Определенность. Необходимо выбрать наиболее определенные слова, чтобы показать:
1) вид работы;
2) степень сложности;
3) требуемые навыки;
4) степень стандартизированности проблемы;
5) степень ответственности рабочего за каждую стадию работы;
6) степень и тип материальной ответственности. Используйте действенные слова типа "анализируют", "собирают", "подбирают", "планируют", "изобретают", "выводят", "поставляют", "передают", "обслуживают", "поддерживают", "контролируют" и "рекомендуют". Работники более низких уровней организации имеют детально расписанные обязанности или задачи, в то время как работники более высокого уровня имеют более обширные обязанности.
Краткость. Точная краткая формулировка наилучшим образом описывает цель.
Спецификация работы содержит описание работы и отвечает на вопрос "Какие человеческие качества и опыт необходимы, чтобы делать эту работу хорошо?" Ответ на этот вопрос покажет, какого человека нужно вербовать и какую проверку он должен пройти. Спецификация работы может представлять собой как набор отдельных разделов описания работы, так и целый, полный документ. Часто она располагается на обороте описания работы.
Проблема заключается в том, что гораздо сложнее, когда работников на рабочие места ищут среди необученных людей (вероятно, с намерением обучить их по ходу работы). Здесь необходимо определить физические качества, индивидуальность, сферу интересов или сенсорных навыков, которые подразумевают некоторый потенциал выполнения работы, или наличие способностей к обучению какой-либо работе.
Спецификация работы, основанная на субъективном мнении, составляется с учетом информации, которая получена от наблюдателей и менеджеров по персоналу. Основной процедурой здесь является ответ на вопрос: "Какие требования предъявляются к образованию, интеллекту, навыкам, и т. п. для того, чтобы делать эту работу хорошо?" Один из наиболее распространенных подходов к разработке спецификации работы, основанной на субъективной точке зрения, содержится в Словаре "Наименований Профессий". В нем приведены требования к работнику, разработанные аналитиками и профессиональными техническими советниками для каждого рабочего места. Каждое требование или характеристика были обозначены буквами следующим образом: G (интеллигентность), V (словарный запас), N (численность), S (пространственность), Р (восприятие), Q (конторское восприятие), К (координация), F (ловкость рук), М (способность к руководству), Е (координация "глаза-руки-ноги") и С (кругозор).
Эти оценки отражают суммарные качества или способности, которыми обладают работающие в настоящее время люди.
Базирование спецификации работы на статистическом анализе представляет собой наиболее точный, но более трудный подход. В основном, здесь статистически определяется зависимость между некоторыми прогнозами или человеческими качествами типа роста, интеллекта или ловкости рук и некоторыми индикаторами или критериями эффективности работы (типа выполнения по оценкам наблюдателей).
Основной процесс состоит из пяти шагов:
1) анализ работы и решение о принятии мер для ее выполнения;
2) выбор характеристик персонала (подобно ловкости рук), которые, как Вы полагаете, будут способствовать успешному выполнению;
3) проверка кандидатов на наличие этих качеств;
4) проверка качества выполнения работы этими кандидатами;
5) проведение статистического анализа зависимости между характеристиками человека (ловкость рук) и качеством выполнения работы. Ваша цель состоит в том, чтобы определить, является ли прогноз верным.
Таким образом могут быть установлены характеристики человека, необходимые для выполнения работы. Этот метод более правильный, чем подход с субъективной точки зрения. Законодательство запрещает использование необоснованных критериев при оценке качества выполнения работы.
Целью является разработка стандарта, позволяющего зафиксировать требования работы к кандидату. В своей работе мы рассмотрели необходимые и желательные требования предъявляемые к данной должности (см. Приложение 1), а также была составлена должностная инструкция(см. Приложение 2).
В заключении хотелось бы сказать, что разработка структуры организации приводит к появлению рабочих мест, которые нужно укомплектовать. анализ работы – процедура, через которую выясняют:
1) что за собой влечет эта работа;
2) какие люди должны быть наняты для работы. Этот процесс состоит из шести шагов:
· решение о целесообразности использования информации об анализе работы;
· сбор информации;
· выбор позиций, которые нужно анализировать;
· сбор данных для анализа работы;