Отдел сбыта предприятия состоит из нескольких функциональных подразделений, каждому из которых вменяются определенные функции.
Начальник отдела сбыта координирует всю работу, отвечает за результаты деятельности, претворяет в жизнь задумки руководства предприятия.
Подразделения отдела сбыта осуществляют практически одинаковые функции. Разница состоит лишь в материалах, хранящихся на складах.
Для каждого материала, поступающего на склад, существует собственное место, на котором обозначено его наименование, количество и дата поступление. Это обеспечивает наиболее легкий доступ к тому или иному виду материала. Склады оборудованы различными средствами автоматизации, которые позволяют ускорить процесс перемещения груза по складу, процесс погрузки.
4. Входные документы функциональной подсистемы
Управление сбытовой деятельностью предприятия требует достоверной, оперативной и достаточной информации. По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю.
Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников.
Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте продукции, об экономическом состоянии отдельных сторон производства.
Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно. Однако по назначению и структуре они различны. Например, система управления имеет разную структуру в зависимости от масштабов производства, состава функций управления, специфики управления, специфики отрасли и т.д. Информационная система по структуре всегда одинакова. Она определяется тем, что при любых объектах производства, при любой технике управления будет происходить сбор, хранение, обновление, переработка и передача информации. Рост объема производства, усложнение структуры управления увеличивают объем информации, которую должен переработать руководитель, экономист, чтобы принять решение и выбрать команду. Ускорение динамизма в производстве требует дальнейшего сокращения сроков переработки информации и выработки команд.
Целью информационного обеспечения управления предприятием является своевременное представление органам управления необходимой и достаточной информации для принятия решений, обеспечивающих высокоэффективную деятельность предприятия и его подразделений.
Организация информационного обеспечения включает:
1) организацию массивов информации;
2) организацию потоков информации;
3) организацию процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.
При организации массивов информации используют унифицированную систему документации и классификаторы, а также зарегистрированные в установленном порядке унифицированные документы и классификаторы на уровне отрасли и предприятия.
Организация потоков информации предполагает:
1) определение источников и потребителей информации в соответствии с функциями и задачами управления;
2) определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления;
3) разработку документооборота;
4) использование комплекса технических средств для организации потоков информации;
5) установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
В папке «К исполнению», которую нужно просматривать ежедневно, документы размещаются в порядке убывания срочности их исполнения, так что самые срочные документы должны лежать сверху. Каждый новый документ помещается в папку в соответствии со степенью его срочности. В папке «В ожидании ответа» хранят документы, на которые ждут ответа. Эту папку следует просматривать ежедневно и убирать из нее материалы, на которые ответ получен. В папке «Продолжение следует» хранят документы двух видов: выполнение которых запланировано в течение длительного срока; исполнение, но требующие еще длительного контроля в течение времени. Папка «Резерв на будущее» содержит документы, работа с которыми предстоит в недалеком будущем. Она просматривается один раз в месяц.
Требования к информационному обеспечению отдела сбыта предприятия:
1. Корректность информации, что обеспечит её однозначное восприятие;
2. Полезность информации, т.е. она должна содействовать достижению поставленных целей;
3. Оперативность, которая должна отражать актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений;
4. Точность информации, т.е. она не должна содержать искажений с тем, чтобы не было рисков на основе неточной информации принять неправильное решение;
5. Достоверность определяется свойством информации отражать реально существующие объекты;
6. Устойчивость информации - её способность реагировать на изменения данных без нарушения необходимой точности;
7. Достаточность информации - содержит минимальный объём сведений для принятия целесообразных решений.
Внемашинное информационное обеспечение включает в себя внемашинную базу и средства ее ведения. Внемашинная информационная база состоит из документов нормативно-справочной документации и другой условно-постоянной информации (справочники по продукции, каталоги производителей, поставщиков, сборник нормативных документов по приемке товаров по качеству и количеству, по хранению товара на складе, в магазине, по реализации товара, отчеты о работе склада). Внемашинные информационные базы формируются на основе различных средств массовой информации, нормативных справочников, информации от партнеров. Организация и ведение этих баз осуществляется посредством системы классификации и кодирования товаров, посредством унифицированных форм системы документации.
Внутримашипное информационное обеспечение включает внутримашинную информационную базу и средства организации ее введения. Внутримашинная информационная база включает в себя нормативно-справочные данные, которые создаются при первоначальной загрузке и периодически пополняются (сведения о конкурентной продукции, о поставщиках, покупателях, о технике проведения нововведений в торговле и хранении продукции, обобщенные отчеты деятельности, затраты по введению новой аппаратуры, расширению штата сотрудников, ремонту; сравнительный анализ за несколько лет, предложения по улучшению состояния склада предприятия, учет доходов персонала, расходов на транспортировку товара и т.д.).
5. Форма выходного документа
Рассмотрим основные элементы автоматизированного рабочего места (АРМ): информационное, программное и техническое обеспечение.
Информационное обеспечение АРМ - его банк данных (БнД) - представляет собой отображение информационных массивов и потоков соответствующей предметной области, для которой проектируется АРМ. БнД предназначается для ввода, хранения и обновления данных о конкретных объектах предметной области, содержащихся в базах данных (БД), таких, как разнообразные экономические показатели, нормативно-справочная информация и пр. Кроме того, БнД должен содержать информацию, обеспечивающую диалог пользователя АРМ с ПК: перечни сценариев диалога, формы входных и выходных документов, инструкции и т.д. Другими словами, БнД представляет собой своеобразную информационную модель предметной области.
БнД включает в себя одну или несколько БД, является информационными моделями объектов, входящих в предметную область, а также СУБД.
Программное обеспечение АРМ (ПО АРМ) представляет собой интегрированную прикладную систему, призванную обеспечить решение задач, стоящих перед специалистом конкретной прикладной области. В ПО АРМ можно выделить три основные части: общесистемное программное обеспечение (ОПО), программное обеспечение общего назначения (ПООН) и проблемно-ориентированное программное обеспечение (ПОПО). Кроме того, ПО АРМ может включать в качестве необязательного элемента (в тех случаях, когда среди пользователей АРМ имеются пользователи первой и второй категории) программное обеспечение пользователей (ПОП).
Техническое обеспечение также является важным элементом АРМ, поскольку его возможности в значительной степени определяются вычислительной техникой, на которой он реализуется. АРМ не обязательно должно быть реализовано на ПК. Можно использовать и большие ЭВМ, работающие в режиме разделения времени. Однако большинство определений АРМ прямо связывают их с использованием ПК.
Базы данных отдела сбыта предприятия организованы на машинных носителях средствами СУБД. Такая организация данных необходима для того, чтобы в базе данных обеспечивалась интеграция логически связанных данных при минимальном дублировании хранимых данных. В базе данных находиться информация об ассортименте хранимой продукции предприятия, подлежащих использованию на производстве, основных поставщиков, их адресах, телефонах, прайс-листах и т.д.
Основные требования, которым отвечает база данных:
1. Отсутствие дублирования данных.
2. Целостность БД.
3. Сокращение избыточности в ней.
4. Возможность выборки данных и их использование различными работниками.
5. Возможность защиты данных от несанкционированного доступа.
6. Возможность модификации структуры базы данных без повторной загрузки данных.
7. Защита и восстановление БД при аварийных ситуациях, аппаратных и программных сбоях, ошибках пользователей.
8. Наличие языка запросов, ориентированного на конечного пользователя, который обеспечивает вывод информации по любому запросу и представление ее в виде соответствующих отчетных форм, удобных для пользователя.