11. Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?
А. Прихожу раньше на 5-7 минут - 5;
Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания - 2;
В. Как правило, опаздываю - 0;
Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя - 0;
Д. Если бы было издано научно-популярное пособие "Как не опаздывать", то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать - 0;
12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?
А. Считаю, что своевременность – это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается выполнить вовремя - 3;
Б. Своевременность выполнения – это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания - 0;
В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок - 4;
Г. Своевременно выполнить задание или поручение – это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается - 0;
13. Предположим, Вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещание обещанное довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести?
А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное - 3;
Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное - 1;
В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, если не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний - 1;
Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало - 2.
Список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:
1.Нечеткая постановка цели – 2 человека.
2.Отсутствие приоритета в делах – 3 человека.
3.Попытка слишком много сделать за один раз – 2 человека .
4.Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения – 1 человек.
5.Плохое планирование трудового дня – 0 .
6.Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол – 0.
7.Чрезмерное чтение – 1 человек.
8.Скверная система досье – 0.
9.Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе) - 0.
10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров - 0.
11.Недостатки кооперации или разделения труда – 1 человек.
12.Отрывающие от дел телефонные звонки – 2 человека.
13.Незапланированные посетители – 2 человека.
14.Неспособность сказать "нет" – 3 человека.
15.Неполная, запоздалая информация – 2 человека.
16.Отсутствие самодисциплины - 0.
17.Неумение довести дело до конца - 0.
18.Отвлечение (шум) - 0.
19.Затяжные совещания – 1 человек.
20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям – 1 человек.
21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь - 0.
22.Болтовня на частные темы - 0.
23.Излишняя коммуникабельность – 2 человека.
24.Чрезмерность деловых записей - 0.
25.Синдром "откладывания" –3 человека.
26.Желание знать все факты – 2 человека.
27.Длительные ожидания (например, условленной встречи) - 0.
28.Спешка, нетерпение - 0 .
29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел – 1 человек.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. Задумайтесь над этим - 0.
Немного о Вас:
1. Ваш пол:
а) мужской – 0;
б) женский – 7.
2. Возраст:
а) до 25 лет - 0;
б) 25 – 29 лет - 1;
в) 30 – 35 лет - 1;
г) 36 – 40 лет - 2;
д) 40 – 50 лет - 2;
е) 51 и старше - 1.
3. Занимая должность в организации – начальник отдела – 3;
– специалист отдела – 3;
– руководитель подразделения – 1.
Приложение Г
Таблица 1. Матрица управления временем
| Дела | Срочные | Несрочные |
| Важные | 1 | 2 |
| Критические ситуацииНеотложные проблемыПроекты с "горящим сроком" исполнения | Профилактические действияПоддержание ресурсов и средствСоздание связейПоиск новых возможностейПланированиеВосстановление сил | |
| Неважные | 3 | 4 |
| Отвлечения, некоторые телефонные звонкиКорреспонденция, какие-то сообщенияНекоторые заседанияПредстоящие неотложные делаРаспространенные виды деятельности | Мелочи, отнимающие времяКорреспонденцияЗвонкиПустая потеря времениПраздное времяпровождение |
Таблица 2. Последствия деятельности руководителя
| Дела | Срочные | Несрочные |
| Важные | 1 | 2 |
| Стресс | Видение перспективы | |
| Самосожжение | Баланс сил | |
| Управление в условиях кризисаПостоянный пожар и "вечный бой" | ДисциплинированностьКонтрольМалое количество кризисных ситуаций | |
| Неважные | 3 | 4 |
| Концентрация на краткосрочномУправление в условиях кризисаРепутация хамелеонаПредставление о бессмысленности целей и плановОщущение себя жертвой, не владеющей собойСлабые или разорванные отношения | Полная безответственностьЗависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельствУвольнение с работы |
Таблица 3 - Шкала наблюдения видов деятельности и расхода времени в отделе организации деятельности Совета в течение 7 дней
| № | Вид деятельности, занятий | Интервал времени (от - до) | Продолжительность (мин.) |
| 1 | осуществление руководства и организации деятельности отдела | весь период | - |
| 2 | организация разработки планов работы Совета | весь период | весь период |
| 3 | осуществление работы по подготовке и проведению сессий Совета, его комиссий, рабочих групп и иных депутатских формирований, депутатских слушаний, а также проведению других организационно-технических мероприятий, связанных с обеспечением их деятельности | с 9до 9.30,с 14.00 до 16.00 | от 1 до 2 часов |
| 4 | участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам | - | от 4 до 6 часов в день |
| 5 | координация и обеспечение деятельности постоянных комиссий Совета, оказание им необходимой помощи в подготовке заседаний, реализации принятых решений, заключений, рекомендаций | весь период | - |
| 6 | запрос по поручению Совета, его постоянных комиссий и структурных подразделений Совета от других учреждений и организаций материалов, необходимые для подготовки вопросов, | - | от 30 до 45 минут |
| вносимых для рассмотрения на сессиях и заседаниях | |||
| 7 | оформление протоколов заседаний постоянных комиссий и сессий | - | от 1 до 2 часов |
| 8 | осуществление организационно-технического обеспечения сессий Совета и заседаний постоянных комиссий | - | до 20 минут |
| 9 | оповещение депутатов о предстоящих сессиях Совета, заседаниях постоянных комиссий с помощью факса и телефона | с 10.00 до 11.30 | до 1,5 ч. |
| 10 | рассылка исходящей документации с помощью факса | с 14.00 до 14.30 | до 30 минут |
| 11 | совещания, собрания | с 8.00 до 9.00, с 14.00 до 15.30 | от 1 до 1,5 часов |
| 12 | работе со штатными службами | - | от 30 до 40 минут |
| 13 | прием посетителей | - | от 10 до 20 минут |
| 14 | время на перерыв и отдых | с 9.50 до 10.05,с15.30 до 15.40 | от 5 до 15 минут |
Таблица 4 – Листок наблюдения "дневных помех"
| № | Помехи. Интервал времени (от - до) | Продолжительность (мин.) | Телефонный разговор или посетитель | Кто? |
| 1 | чаепитие 2 раза в день | от 5 до 15 | - | с коллегами и подчиненными |
| 2 | чтение периодики | до 30 | - | - |
| 3 | пользование Интернетом в личных целях | от 20 до 40 | - | - |
| 4 | разговор по телефону несколько раз в день | от 10 до 15 | телефонный разговор | с семьей |
| 5 | время привезти себя в порядок перед зеркалом | от 5 до 10 | - | - |
| 6 | разговоры на свои личные темы | до 5 | - | с коллегами и подчиненными |
| 7 | посещение городских мероприятий в рабочее время (например, посвященное ко дню русского фольклора, ко дню Победы) | до 3 часов | - | - |
| 8 | незапланированные посетители | от 5 до 10 | посетитель | - |
| В итоге: | более 125 минут = 2 часа 5 минут | - | - |