Діловодство, його законодавче та нормативно-методичне регулювання
Зміст
Вступ
1. Законодавче регулювання діловодства
2. Нормативно-правове регулювання діловодства
3. Нормативно-методичне регулювання діловодства
Список використаної літератури
Вступ
В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії.
Вищої правової значимістю мають закони Російської Федерації.Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріпив обов'язковість документування інформації, встановив ряд термінів (інформація, інформатизація, інформаційні ресурси, документована інформація та ін.), врегулював відносини, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій, встановив обов'язковість надання інформації державним органам. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік», вказавши, що бухгалтерський облік здійснюється шляхом суцільного, і документального обліку всіх господарських операцій, спеціальною статтею (ст.9) визначив правила первинних облікових документів. У ній підкреслюється, що всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці служать первинними обліковими документами. При цьому закон допускає створення первинних і зведених облікових документів на паперових та машинних носіях інформації. В останньому випадку організація повинна виготовляти копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль.
Про обов'язковість документування говориться і в інших законодавчих актах. Так, Цивільний кодекс Російської Федерації визначив правові основи не тільки діяльності юридичних осіб, але і її документування. Наприклад, ст.184 і 185 визначають, що комерційне представництво здійснюється на підставі договору, укладеного в письмовій формі, та довіреності, тобто письмового уповноваження, що видається однією особою іншій.
У ряді статей встановлені вимоги до складу інформації (змісту) документів і їх оформлення, Так, ст.52 ЦК РФ містить вимогу до змісту статуту та установчого договору, на підставі яких діють юридичні особи; ст.185 і 186 визначають реквізити такого документа, як доручення; в ст.878 визначено формуляр чека і т.д.
Федеральні закони «Про акціонерні товариства» та «Про товариства з обмеженою відповідальністю» поряд з правовими нормами створення, реорганізації, ліквідації товариств значну увагу приділяють порядку документування їх діяльності, правилами складання та оформлення низки документів.
Стаття 89 закону «Про акціонерні товариства» та ст.50 закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю» визначають обов'язки товариств щодо зберігання документів. Закон встановив обов'язковість зберігання документів товариств ходіння їх виконавчих органів. Товариства відповідають впорядкованість документів, повинні проводити роботу з їх збереження відповідно до вказівок і рекомендацій архівних органів Російської Федерації.
Ця норма тісно пов'язана з вимогами Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах, які встановили, що в Архівний фонд Російської Федерації входять документи, що знаходяться на її території, незалежно від форми власності організацій, в яких вони утворилися. Тому багато документів установ, організацій та підприємств після закінчення певного терміну повинні передаватися на зберігання до державних архівів у порядку, визначеному нормативними документами.
Закон «Про мови народів Російської Федерації» (в редакції від 24 липня 1998р.) (ст.16) визначає обов'язковість ведення діловодства на території Росії російською мовою.
У Федеральним законі «Про основи державної служби Російської Федерації», присвяченому правовим засадам організації державної служби і положенню державних службовців, регламентується порядок документування проходження державної служби, оформлення трудового договору і обов'язковість ведення особової справи.
Постановою уряду Російської Федерації в 1997р. затверджені «Правила підготовки правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації». У Правилах зазначений процес підготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, підписання, затвердження, оформлення, строки підготовки. Визначено також порядок його державної реєстрації в Міністерстві юстиції РФ (внесення до Державного реєстру нормативних правових актів та присвоєння йому реєстраційного номера). При порушенні вимог, викладених у Правилах, документ не набирає чинності.
Законодавчими актами Російської Федерації регулюються вимоги до документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку (пошта, телеграф, факсимільні і електронні повідомлення), вимоги до захисту інформації на різних стадіях її створення та зберігання, наданню документам офіційності (юридичної сили). У них також містяться засади регулювання процесів інформатизації. 3акону встановлено право власності на окремі документи і масиви документації, категорії інформації за рівнями доступу до неї.
Ряд правових актів містить норми, які необхідно враховувати при складанні та оформленні управлінських документів. До таких актів належать, наприклад, закон РФ «0 товарних знаках, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів», який визначає порядок реєстрації емблеми підприємства, що поміщається на бланку; постанову Уряду РФ «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням державного герба Російської Федерації »і ін
Таким чином, у чинному законодавстві міститься значна кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних та недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, їх змістом і структурою тексту. Фахівець у галузі діловодства зобов'язаний знати чинне законодавство країни і стежити за його змінами, так як ці знання становлять одне з найважливіших професійних якостей, без якого неможливо займатися діловодством на сучасному рівні.
1. Законодавче регулювання діловодства
У Російській Федерації регламентація документування та порядку роботи з документами розвивається, перш за все, в напрямку законодавчого регулювання. Паралельно приводяться у відповідність з мінливим законодавством державні стандарти нормативно-методичні документи загальнодержавного дії.
Вищої правової значимістю мають закони Російської Федерації. Правові акти несуть владну функцію і обов'язкові до застосування в тій області діяльності, на яку вони поширюються. Законодавча регламентація документування і роботи з документами знаходиться в даний час в Російській Федерації в стадії становлення.
Про обов'язковість документування йдеться і в ряді інших законодавчих актів. Цивільне законодавство регулює правове становище юридичних і фізичних осіб у процесах підприємницької діяльності, а також документування різних відносин, що виникають між її учасниками. Основу цивільного законодавства становить Цивільний кодекс Російської Федерації (далі - ГКРФ), який визначив правові основи діяльності юридичних осіб; і взаємовідносин юридичних і фізичних осіб, підстави прав власності.
Ряд законодавчих актів містить норми, які враховуються при складанні та оформленні документів. Так, ст.16 Закону РФ від 25.10.1991 №1807-1 "Про мови народів Російської Федерації" визначає: "на території Російської Федерації офіційне діловодство в державних органах, організаціях, на підприємствах і в установах ведеться російською мовою як державною мовою Російської Федерації. Офіційне діловодство в республіках ведеться також на державних мовах даних республік ".
У Російській Федерації розроблена національна система стандартизації, яка визначає порядок розробки та використання стандартів і об'єднує всі державні стандарти, які діють на території Росії. Законом встановлений статус стандарту, принципи стандартизації, види документів по стандартизація та принципи їх застосування. Принципова відмінність сучасних стандартів полягає в їх рекомендаційному характері - стандарти застосовуються на добровільній основі. Відповідно до закону встановлені наступні категорії документів у галузі стандартизації:
• національні стандарти;
• правила стандартизації, норми і рекомендації в галузі стандартизації;
• загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;
• стандарти організацій.
У числі національних стандартів діє цілий ряд стандартів встановлюють правила оформлення документів.
У 1990-і рр.. створена правова основа зберігання документів. В Основах законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах складу Архівного фонду РФ включає дві частини: державну і недержавну. Державна частина формується з документів федеральних органів державної влади, а також установ, організацій і підприємств, віднесених до федеральної власності. Недержавну частина Архівного фонду РФ складають архівні фонди та архівні документи, що знаходяться у власності громадських об'єднань та організацій, релігійних об'єднань і організацій, а також у приватній власності. Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації здійснюється органами і установами Федеральної архівної служби Росії (Росархів) разом з власником цих документів на підставі угоди (договору) після експертизи, їх цінності. Росархів відповідно до Положення про нього має право отримувати від організацій незалежно від їх відомчої підпорядкованості необхідні матеріали про роботу архівів і про організацію документів у діловодстві.