Аналіз категорії ефективності, чинників, які визначають її, змісту і результатів управлінської праці дозволяє зробити висновок, що адекватними змісту і формам прояву ефективності є групи показників, які можуть виступати в якості вимірювача критерію ефективності залежно від призначення організації і умов її функціонування. Кожному варіанту системи управління відповідає певне значення критерію ефективності, і задача управління полягає в тому, щоб знайти такий варіант управління, при якому відповідний критерій приймає найвигідніше значення.
Як критерій ефективності виробництва і управління використовуються узагальнюючі показники, що характеризують кінцеві результати (об'єм виробництва, прибуток, рентабельність, час і ін.), і приватні показники використовування окремих видів ресурсів - праці, основних фондів, інвестицій.
Показники прибутку і рентабельності якнайповніші характеризують кінцеві результати діяльності, відповідно і ефективність управління. При цьому слід виключити вплив на прибуток чинників, не пов'язаних з діяльністю даної господарської ланки. Узагальнювальні показники відображають результат господарської діяльності і управління в цілому, але не повною мірою характеризують ефективність і якість управління трудовими процесами, виробничими фондами, матеріальними ресурсами. Для цього використовуються приватні показники. Так, для оцінки підвищення ефективності використання трудових ресурсів застосовується показник темпу зростання продуктивності праці, підвищення ефективності використовування матеріальних ресурсів характеризується показниками матеріаломісткості продукції, а ефективність використання основних фондів - показником фондовіддачі.
При оцінці ефективності управління необхідне комплексне застосування всієї системи узагальнюючих і приватних показників.
Ефект управлінської діяльності не зводиться тільки до економічних результатів. Велике значення має і соціальний ефект. Його значущість в управлінській праці вельми велика, але не має кількісних вимірників.
Розрізняють два види ефективності управлінської діяльності: економічну і соціальну. Їх самостійність, звичайно, відносна, оскільки вони знаходяться в тісній єдності і взаємозв'язку. По своїй ролі в забезпеченні гармонійного функціонування в суспільстві вони не рівнозначні: соціальна ефективність як узагальнювальна, кінцева, і в цьому значенні головна; економічна – як первинна, початкова, і в цьому значенні основна. На сучасному етапі найбільший розвиток одержав критерій економічної ефективності управлінської праці, оскільки він дозволяє кількісно зміряти ефективність у сфері праці.
Економічна ефективність.
Основою для оцінки економічної ефективності управлінської праці є відношення суми витрат на управління до об'єму виробництва або до вартості одиниці продукції. При цьому дуже важливо враховувати такі характеристики:
· Співвідношення темпів зростання витрат на управління і об'єму приросту продукції або продуктивності праці;
· Співвідношення об'єму приросту витрат на управління і об'єму приросту продукції, одержаної за рахунок зростання продуктивності праці;
· Співвідношення між приростом витрат на технічне переозброєння і приростом витрат на управління.
Економічна ефективність оцінюється по рівню і динаміці витрат на той або інший вид управлінської діяльності. Проте сам факт економії грошей, часу або чисельності кадрів управління буде показником ефективності лише в тому випадку, якщо якість управління, принаймні, не погіршає. Про дійсну економічну ефективність управління можна говорити тоді, коли витрати на управління не змінилися, а якість управління покращала; витрати на управління збільшилися, але ще в більшій мірі покращала якість управління. Найпоширенішим показником визначення ефективності управління є відношення загального або кінцевого результату виробництва до сукупних витрат по управлінню. Інший поширений показник оцінки ефективності управління – це відношення загального результату виробництва до чисельності працівників апарату управління.
Ефективність управлінської праці – категорія соціально-економічна, вона розкриває взаємозв'язок результатів управлінської діяльності, виражених техніко-економічним і соціальним результатом, з витратами на їх досягнення. За загальний критерій економічної ефективності управлінської праці приймають максимальний результат на одиницю витрати або мінімальну витрату на одиницю результату. Конкретний кількісний вираз критерій знаходить за допомогою системи показників, за допомогою яких порівнюються витрати і одержані результати.
Дві величини – результат і витрата – мають реальну цінність при визначенні ефективності управління, тільки будучи зіставленими одна з іншою. Високий результат знецінюється, якщо для його мети витрачені непомірно великі суми і засоби. Але бувають і протилежні випадки, коли потрібно витратити великі засоби, щоб одержати необхідний ефект. Прикладом може послужити упровадження електронно-обчислювальної техніки. Значні капіталовкладення на її закупівлю виправдані, оскільки у результаті дійсно покращали соціально-економічні результати, кінець кінцем, знизився відносний відсоток управлінських витрат на одиницю продукції.
Сформульований критерій одночасно і абсолютний і відносний. Абсолютність його виражається у тому, що немає іншої можливості об'єктивно, без особистої пристрасті оцінити реальний внесок системи управління в цілому і працюючих в ній людей в досягнення одержаних економічних і інших результатів.
Слід обмовитися, що повної відповідності витрат результатам немає і не може бути. Тут завжди присутній елемент відносності і вірогідності. Відхилення в негативну або позитивну сторону можливе внаслідок того, що будь-який соціальний процес неповторюваний, кожен процес розвивається в своєрідних умовах. Тому кількісний еквівалент оцінки лише приблизно вірно відображає реально виконану системою управління роботу.
Соціальна ефективність.
Ефективність соціального управління можна досить точно визначити і зміряти, досліджуючи ланцюг "мета – результат - витрати". При зіставленні результату з витратами ставиться задача: показати ступінь економічності управління, тобто дати відповідь на питання, "ціною яких витрат було досягнуте дане наближення до мети". Тоді під ефективністю слід розуміти як ступінь досягнення мети, так і ступінь економічності витрачання ресурсів.
Чисто економічні критерії перетворюються на соціальні; переплітаючись один з одним, вони утворюють єдину систему критеріїв і показників ефективності суспільного виробництва. Кінцевий ефект (результат) є швидше орієнтиром в системі оцінки ефективності управління, ніж безпосередньо кількісним показником.
При створенні системи оцінки ефективності управління особливо важливо встановити правильне співвідношення між найближчим і віддаленішим в часі результатом. Якщо система оцінки направлена на досягнення безпосередніх результатів (наприклад, підвищення продуктивності праці, прибутки і ін.) в рамках обмеженого в часі періоду, то може створитися ситуація, коли співробітники системи управління не будуть зацікавлені в рішенні стратегічних для даної системи питань.
Оцінка по кінцевому результату на основі мотивованих цілей і довгострокових програм має більше переваг, бо вона дає можливість керівнику проявляти ініціативу, вирішувати задачі творчо.
Можливість оцінювати ефективність соціального управління пояснюється тим, що воно є відносно відособленою підсистемою в будь-якій соціальній системі і носить обслуговуючий характер. У обох підсистемах – управляючої і керованої – зайняте певне число людей. Підсистема управління створюється і існує не для себе, а для забезпечення правильного функціонування і розвитку другої підсистеми, що створює матеріальні або духовні блага.
Головним критерієм є ступінь дії на керовану підсистему. І у зв'язку з тим, що система управління відносно самостійна і функціонує у вигляді цілісного комплексу, виділяється ще одна група критеріїв ефективності. Це вторинні критерії. Вони формуються на базі первинного критерію і дають відповідь на питання, пов'язані з внутрішнім станом системи управління, з її здатністю діяти із зростаючим ступенем ефективності. Їх називають критерії-чинники, бо інформація, одержана за допомогою їх, використовується для оптимізації функціонування і розвитку управляючої підсистеми. Вторинні чинники можна розділити на дві великі групи:
1. чинники, пов'язані з якісною характеристикою елементів управлінського трудового процесу, засобів праці;
2. чинники, пов'язані із ступенем їх використовування (організація управління і управлінської праці, технологія управління, регулювання управлінської діяльності).
У різних соціальних системах роль кожного з цих чинників, зрозуміло, не однакова. Наприклад, для управління великими соціальними системами необхідні специфічні знаряддя праці – надійна система комунікацій, сучасна техніка і ін. Для "низового" керівника ці засоби не потрібні, оскільки він покладається на особисту дію, на мистецтво керувати людьми, безпосередньо організовує їх працю. Але в тому або іншому варіанті всі вищезгадані чинники присутні в цілісному управлінському процесі і направлені на його повну реалізацію. Керівник же зобов'язаний вивчити вплив кожного чинника окремо і їх дія в комплексі на рівень ефективності управління.
Разом з оцінкою ефективності системи управління слід визначити ефективність основних компонентів управління – функцій, організаційних структур, технологій. Тут йдеться про внутрішні чинники самого управління, які виявляються в той же час і як критерії його ефективності. Наприклад, раціонально організована структура, що має мінімальне число рівнів і мінімальний адміністративно-управлінський персонал, як правило, покращує співвідношення між результатами і витратами. Правильний розподіл і групування функцій в системі управління свідчить про раціональну організацію управлінського процесу і може бути критерієм його ефективності. Серед чинників, що впливають на ефективність управління, особливе місце належить організації сумісної праці. Успіх або неуспіх будь-якого почину в тій чи іншій мірі залежить від діяльності кожного співробітника системи управління, від кожного з них залежить ефективність роботи системи.