Построение системы документооборота ООО НПП Марганец с использованием NauDoc (стр. 3 из 12)

· формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

· оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

· ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

Развитие информационных технологий и их аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйствующих объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятия) – потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:

· на внешние, входящие в систему;

· внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

· исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения их функций управления, или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создаётся свой документооборот.

Бумажные документы поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение, прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов – важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально используются все возможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинаций.

Качество организации документационного обеспечения управления (ДОУ) зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Документооборот – это движение документов с момента их со здания или получения до завершения исполнения, отправки адреса ту или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500–600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего 3 вида:

· Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

· Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например: запросы в сторонние организации типа «Прошу предоставить справку по интересующему вопросу … в срок до…»).

· Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Такие, как приказы руководства предприятия, внутренние документы (правила, устав, инструкции, и т.д.), порождающие исходящие.

1.4 Описание существующей информационной системы

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологий преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять – значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

На данный момент в ООО НПП «Марганец» отсутствует автоматизированная система регистрации документов.

Безусловно, можно работать без развитой системы управления электронными документами (СУЭД). Такой вариант присутствует на ООО НПП «Марганец» и представлен на рис. 3. В качестве среды распространения документов в данном случае используется программа Microsoft Outlook. С её помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образцов документов, получаемых путем сканирования, копирования первичных бумажных оригиналов.

«К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

1. Отсутствие автоматизированных справочников. Ввиду того, что Microsoft Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подключения каких–либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации.

2. Регистрация документов проводиться вручную. Все необходимые сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или списки, не обрабатываемые автоматизированными системами.

3. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем.

Затруднено проведение контроля зав исполнением. Едва ли доступной операцией становиться автоматизированный контроль над своевременным исполнением документа, если речь идет о пересылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную.

Модель существующей информационной системы «Как есть» представлена в приложение А.

Рис. 3. Схема работы с документами без применения СУЭД

На ООО НПП «Марганец» документы создаются при помощи следующих программных продуктов:

· Office Microsoft;

· 1С: Предприятие 7.7. Бухгалтерский учёт;

· Бизнес Пак;

· Отчёт 2002.

На предприятии используется операционная система Microsoft Windows 98, в настоящее время эта система устарела, и не совместима с новыми программными продуктами.

Передача документов осуществляется при помощи следующих программных средств:

· Internet Explorer;

· Microsoft Outlook.

Архивация документов производиться при помощи таких программ как:

· Win Zip;

· Win Rar.

Доступ к системе имеют следующие сотрудники: генеральный директор, менеджер. Система не позволяет настраивать маршруты прохождения документов, возможна только регистрация.

1.4.1 Роль и функции участников процессов документооборота

Участники процессов документооборота

Участники процессов документооборота следующие: менеджер и генеральный директор.

Менеджер:

· Производит регистрацию входящих документов, предназначенных данному предприятию;

· Доводит до руководителя предприятия входящие документы, требующие наложения резолюции;

· Регистрирует исходящие документы данного предприятия;

· Осуществляет напоминания исполнителям документов (генеральному директору, бухгалтеру), стоящих на контроле, в соответствии со списком, получаемым еженедельно предприятием.

· Производит сканирование и регистрацию входящих документов, поступивших на предприятие;

· Производит регистрацию исходящей корреспонденции за подписью генерального директора;

· Готовит текст исходящего документа во исполнение резолюции;

· Осуществляет маршрутизацию документа во время процедуры согласования и утверждения в соответствии с регламентом данных процедур;

· Осуществляет контроль исполнения резолюций по документам.

· Осуществляет подписание документов (например – главного бухгалтера, руководителей).

Генеральный директор:

· Участвует в процессе согласования исходящих и распорядительных документов;

· Участвует в процессе утверждения исходящих и распорядительных документов.

Документы поступают на предприятие следующими путями:

· Факс;

· Электронная почта;

· Курьеры;

· Почта (простые и заказные письма);

· На электронных носителях (дискета, флеш карта).

Термин «факс» (лат. fax simile – сделай подобное) означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат посредством факсимильной связи передаёт или принимает документальные факсимильные сообщения.

Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию и копированию.

Копирование осуществляется в офисах с помощью так называемых ксероксов (от лат. Xerox – сухой, антипод мокрых процессов копирования фотографий) приобрело массовый характер.