Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров.
Таким образом, электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой подготовки, сбора, обработки, передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которых включены компьютеры.
Прием документов от курьеров и по обычной почте осуществляется менеджером, который передает их генеральному директору для ознакомления.
Затем происходит разделение почты на следующие группы:
· Документы регистрируемые менеджером;
· Документы требующие немедленного ответа;
· Ответы на запросы заказчиков, поставщиков, отчеты.
Процесс приёма поступающих документов (входящие документы):
1. Документы, адресованные в адрес предприятия, при поступлении остаются только на бумажном носителе. Затем полученные документы сортируются и раскладываются по папкам (коммерческие предложения, договора, сертификаты, информация и т.д.). Адресованные генеральному директору документы передаются в его рассмотрение.
2. Если же файл получен в электронном виде, то он сохраняется в папке на рабочей машине сотрудника (менеджера).
3. На этом работа сотрудника (менеджера) завершена.
1.4.2. Функциональные требования
Шаблоны:
1. Система должна автоматизировать регистрацию документов и заданий;
2. Система должна обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
3. Система должна обеспечить осуществлять мгновенный поиск информации;
4. Система должна организовать долговременное хранение документов организации;
Доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства
1. Каждый работников предприятия при необходимости должен иметь доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства в соответствии со своими правами.
1. Система должна позволять формировать регистрационный номер автоматически;
2. Должна быть предусмотрена возможность автоматического предупреждения при попытке регистрации одного и того же документа во второй раз. Сравнение ведется по признакам:
· Имя файла электронного образа;
· Размер файла электронного образа;
· Наименование документа;
· Исходящий номер;
· Дата регистрации как исходящего.
Поиск документов
1. Поиск должен осуществляться по всем полям шаблона;
2. Должна быть предусмотрена возможность последовательного наложения фильтров поиска.
3. По умолчанию поиск должен вестись по документам, не находящимся в архиве, однако необходимо предусмотреть возможность поиска как по архивным документам, так и по всем, имеющимся в базе (в соответствии с правами доступа пользователя).
4. Необходимо предусмотреть возможность быстрого поиска документа по регистрационном номеру в списке документов.
Маршруты прохождения документов
1. Необходимо предусмотреть визуализированный редактор настройки маршрутов прохождения документов (workflow).
2. Администратор системы электронного документооборота и делопроизводства должен иметь возможность настраивать маршруты прохождения документов без привлечения разработчика.
Существующие ограничения
1. На данный момент не все работники, участвующие в подготовке документов, имеют доступ к ИС, это объясняется отсутствием необходимости такого доступа в связи с тем, что большинство функций по делопроизводству выполняет один человек на предприятии (менеджер) – ответственный за делопроизводство. Однако создание системы электронного документооборота и делопроизводства подразумевает вовлечение в процесс всех участников. Необходимо создание нормативного документа, регламентирующего автоматизацию документооборота с помощью системы электронного документооборота и делопроизводства.
2. Генеральный директор по причине занятости не всегда сможет работать с документами в рамках системы электронного документооборота и делопроизводства. Однако эта проблема решается введением делегирования полномочий руководителя менеджеру.
2. Анализ систем документооборота
Электронный документооборот сегодня стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций.
Автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны производить обработку больших и сверх больших объемов документов с осуществлением хранения не только структурированных данных по документам (реквизиты электронной регистрационной карточки), но и самих тел документов, подготовленных в самых разнообразных форматах текстовых процессоров различных фирм производителей.
· оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд; ускорение обмена информацией внутри организации:
· передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
· надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;
· снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;
· снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;
· отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует «твердых копий», что значительно снижает затраты на расходные материалы;
· резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия, как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
· система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая «забывчивость» сотрудников;
· инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
· накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.
· уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;
· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;
· снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;
· повышение уровня обслуживания клиентов;
· укрепление исполнительской дисциплины;
· сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.
2.1 Система ЕВФРАТ-Документооборот v. 12
Система «ЕВФРАТ–Документооборот v. 12» позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках. Система «ЕВФРАТ – Документооборот» помогает в решении следующих задач:
· повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
· создание единого информационного пространства предприятия;
· обеспечение надежности учета и хранения документов;
· организация эффективной защиты информации.
«http://www.evfrat.ru/about/ - 2#2ЕВФРАТ – Документооборот» позволяет:
1. автоматизировать регистрацию документов и заданий;
2. обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
3. осуществлять мгновенный поиск информации;
4. контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
5. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
6. организовать долговременное хранение документов организации;
7. обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.