е) оценку состояния документации офиса.
Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч.:
а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);
г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);
д) учёт состояния работы по договорам;
е) учёт состояния офисной документации.
2.3 Обеспечивающий функциональный блок
Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.
Информационная функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;
б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);
в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т.ч. его филиалами и представительствами);
г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия;
д) организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и радиосвязь и т.п.);
е) организация приёма посетителей (ресепшнс).
В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) организация эффективного документооборота офиса;
б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;
в) организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса;
г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;
д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;
е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.
В следующей, маркетинговой, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи:
а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;
б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;
в) организация внутрикорпоративных мероприятий;
г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.
Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.
Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.
1. Финансовое обеспечение.
2. Материальное обеспечение.
В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи:
а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т.ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);
б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);
в) контрольно-инвентаризационная деятельность.
В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.
1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.
2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.
В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:
а) организация и поддержание надлежащих (в т.ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;
б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;
в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п.);
г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т.ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т.д.;
д) оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д.).
К задачам второго направления, прежде всего, относят:
а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;
б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей;
в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.
2.4 Управление персоналом офиса
В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В подчинении офис-менеджера могут быть специалисты и технические исполнители (документоведы, специалисты по информационным технологиям, секретари, архивисты и др.) поэтому ему необходимо иметь чёткое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующей на фирме, и эффективно выполнять функции по управлению персоналом. Представленная схема послужит методической основой практической деятельности офис-менеджера (Приложение 2).[5]
В рамках этой исключительно важной функции офис-менеджер, как правило, решает следующие основные задачи:
а) анализ потребности аппарата управления в персонале;
б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;
в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;
г) обучение и консультирование офисного персонала;
д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;
е) мотивация офисного персонала;
ж) контроль (оценка и учёт результатов) деятельности офисного персонала;
з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их перемещений для более целесообразного использования;
и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством;
к) ведение отчётности по офисному персоналу;
л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т.п.)
м) повседневное руководство персоналом офиса.
Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджера, представляется почти неограниченным. Наделяя офис-менеджера соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достаточным числом помощников. В противном случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчив, рискует не справится с обязанностями и «захлебнуться» в потоке дел.
2.5 Организация повседневной работы
офис-менеджера
В течение дня офис-менеджер обременён множеством обязанностей. В этой связи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис-менеджера в «хронологическом» преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра… и до 8 вечера. Однако, как правило, это происходит отнюдь не по причине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всего в силу её недостаточно чёткой организации.
Условно рабочий день офис-менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы предприятия.[6]