Кассовая книга является учетным регистром строгой отчетности. Поэтому она пронумерована и прошнурована. Последняя ее страница заверяется печатью с указанием следующей записи: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов» и подтверждением ее подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге оформляются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Отрывные листы кассовой книги являются отчетом. Первые экземпляры и отрывные листы нумеруются одними и теми же номерами. Записи в кассовую книгу вносятся непосредственно в момент поступления или выбытия денежных средств. В конце рабочего дня подводится итог операций за день и определяет остаток денег в кассе на конец дня.
Бухгалтерская обработка кассового отчета заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной графе отчета проставляются номера корреспондирующих счетов.
Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы ведется в тысячах рублей (приложение 5). Исходя из суммы наличной выручки за последние 3 месяца рассчитывают среднедневную и среднечасовую выручку:
Среднедневная выручка = Сумма выручки за последние 3 месяца (1)
Число рабочих дней в этом периоде
Среднечасовая выручка= Сумма выручки за последние 3 месяца (2)
Число рабочих часов в этом периоде
Показатель «Среднедневной расход выручки» рассчитывают по формуле:
Сумма, выданная из кассы для оплаты расходов организации
(кроме расходов на выплату зарплаты) в течение последних 3-х месяцев (3)
Число рабочих дней в этом периоде
На ряду с использованием российской валюты организация по роду своей деятельности может совершать отдельные операции в иностранной валюте в расчетах между юридическими лицами-резидентами на основании заключенных между ними договоров (контрактов). Учет кассовых операций в иностранной валюте ведется согласно Инструкции Банка России «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» № 7 от 29 июня 1992 г. (в ред. от 7 декабря 1998 г.).
Операции валютного характера связанные с движением капитала, могут совершаться только при наличии лицензии или разрешения, выданных ЦБ РФ.
Валютные операции независимо от их характера (текущие или связанные с движение капитала) осуществляются в реальной валюте расчетов и платежей и обязательно с пересчетом в российскую валюту – рубль.
Снятие средств с валютного счета допускается:
- для оплаты продукции (работ, услуг) по импортным операциям;
- в связи с вывозом и пересылкой из России за границу валютных ценностей, а также осуществлением международных денежных переводов;
- в случае продажи средств на валютной бирже;
- для погашения обязательств перед банком по расчетно-кассовому обслуживанию;
- на командировочные расходы;
- на другие цели, разрешенные Министерством финансов РФ и ЦБ РФ.
Курсовая разница – разница между отечественной и иностранной валютой в оценке наиболее ликвидной части активов (денежных средств в кассе, на счетах в банках и в пути, краткосрочных ценных бумаг), а также обязательств. Она исчисляется в рублевой оценке иностранной валюты по курсу, котируемому ЦБ РФ на дату расчета иди дату составления отчетности за конкретный отчетный период, и оценке указанных активов и обязательств, исчисленной по курсу, котируемому ЦБ РФ на дату принятия их к учету в данном периоде или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. Согласно международному стандарту финансовой отчетности (МСФО) 21 «Влияние изменений валютных курсов» (в редакции 1993 г.) курсовая разница рассматривается как разница, возникающая в результате отражения в отчетах того же количества единиц иностранной валюты в валюте отчетности по другим валютным курсам. Таким образом, курсовая разница является следствием изменения рублевой оценки отдельных видов имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, причем не имеет никакого значения, с кем произведен расчет – с юридическим или физическим лицом. Основанием для пересчета в рубли денежных средств, выраженных в иностранной валюте, может быть, кроме того, изменение курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Результатом пересчета является положительная или отрицательная курсовая разница. В условиях стабилизации экономики курс рубля по отношению к иностранной валюте растет, и при переоценке пассивных счетов образуются положительные курсовые разницы. Тот же итог получается, когда переоцениваются остатки валютных средств в кассе и на счетах в банках при падении курса рубля.
Курсовые разницы принимаются к учету как внереализационные доходы или внереализационные расходы. Положительные курсовые разницы в течение отчетного периода отражаются в учете по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 3 «Положительные курсовые разницы». Отрицательные курсовые разницы принимаются к учету по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 4 «Отрицательные курсовые разницы».
В обратной ситуации образуются отрицательные курсовые разницы.
Рассмотрим пример отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц [21, с.44]:
Начальное сальдо на счете 50 субсчет 2 “Касса в иностранной валюте (американский доллар)” - $ 100/ 3000 (курс 30 руб.)
4.05.03 г. - поступило в кассу с текущего валютного счета: Д-т сч.50 К-т сч.52 «Валютные счета» - $ 1000 / 31000 (курс 31 руб.)
5.05.03 г. - выдана в подотчет иностранная валюта на служебную командировку: Д-т сч. 71 субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» К-т сч. 50/2 - $ 1000/ 31100 (курс 31,10 руб.)
25.05.03 г. – подотчетное лицо представило авансовый отчет. Цель командировки – приобретение патента на выпуск прохладительных напитков: Д-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы» К-т сч. 71 -$ 200/ 6000 (курс 30 руб.).
25.05.03 г. – возвращена подотчетным лицом неиспользованная иностранная валюта: Д-т 50 субсчет 2 К-т 71 субсчет 2 –$800 /24400 (курс 30,50 руб.)
31.05.03 г. Сальдо - $900/27000 (курс 30 руб.)
Изменение курсовой разницы: Д-т 52 К-т 91 - 300 руб., где – 300 руб. положительная курсовая разница (3000+31000-31100+24400 – 27000).
1.2 Аудит кассовых операций
Обращение денежных средств совершается непосредственно на предприятиях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.
По мнению И.К.Петрова, внутрихозяйственный контроль – один из видов экономического контроля. Осуществляемый в пределах своей компетенции всеми отделами и службами, руководителями и специалистами предприятия, он позволяет вовремя выявлять отрицательные отклонения и нарушения технологии производства, факты хищений и злоупотреблений, если они имели место [26 ,с.43].
Однако, по мнению И.К.Петров, организация внутрихозяйственного контроля оставляет желать лучшего, контроль на предприятиях организован формально, не все специалисты относятся добросовестно к выполнению своих обязанностей.
Существуют различные формы контроля кассовых операций. Так, ряд авторов [21] классифицирует формы контроля по времени осуществления: на предварительный, текущий и последующий.
Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами и главным бухгалтером.
Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.
Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций и направлен на выявление недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы.
По мнению И.К.Петрова, особая роль в обеспечении соблюдения кассовой дисциплины, наведение должного порядка в хранении, приеме и выдачи наличных денег принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Вот что пишет по этому поводу И.К.Петров: «Главный бухгалтер должен организовать такой предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушения кассовой дисциплины. Для этого через него или через его заместителя должны проходить все денежные документы, прежде чем окончательно совершится денежная операция» [26. c.46].
Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.
Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Переводы в пути» и т.д.; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету этих счетов.