Смекни!
smekni.com

Значение секретарской службы во 2 отделе милиции (стр. 3 из 9)

2. От места составления до заголовка – 2 интервала.

3. От заголовка до текста – 3 интервала ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в распоряжения от заголовка до текста делают 2 интервала).

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В вводной части текста вместо слова "ОБЯЗЫВАЮ" написано слово "ТРЕБУЮ".

6. Между текстом и подписью – 2 интервала.


Оформление распоряжения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003


Пример оформления указания

Анализ указания

В указании присутствуют недочеты:

1. От названия документа до даты – 3 интервала.

2. Название документа написано слитно.

3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В вводной части текста вместо слова "ПРЕДЛАГАЮ" написано слово "ОБЯЗЫВАЮ".


Оформление указания в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003


Пример оформления решения

Анализ решения

Недочеты документа:

1. От названия документа до даты – 3 интервала.

2. Отсутствует место составления документа.

3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в решениях между заголовком и текстом делают 2 интервала).

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. Слово "РЕШИЛ" оформлено центровано.


Оформление решения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003


4.6 Пример оформления приказа по личному составу

Анализ приказа по личному составу

В документе присутствуют следующие недочеты:

1. Название документа оформлено не вразрядку.

2. От даты до места составления – 3 интервала.

3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено по центру, а не от левого поля.

4. Фамилия сотрудника написано строчными буквами (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в приказах по личному составу фамилия должна быть написана прописными буквами).

5. Текст оформлен через 1 интервал.

6. Между текстом и подписью – 2 интервала.

7. В реквизите "подпись" инициалы стоят после фамилии.


Оформление приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.7 пример оформления объяснительной записки

Анализ объяснительной записки

В данном документе следующие недочеты:

1. Адресат оформлен от 11 см, должен быть оформлен от 8,5 см.

2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.

3. Название документа написано по центру, а нужно от левого поля.

4. Дата расположена после подписи, а необходимо после названия документа.

5. Инициалы в подписи расположены после фамилии.

Оформление объяснительной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003


4.8 Пример оформления докладной записки

Анализ докладной записки

В документе имеются следующие недочеты:

1. Между датой и местом составления документа – 3 интервала, необходимо 2 интервала.

2. Адресат оформлен от 11,5 см, а должен быть оформлен от 8,5 см.

3. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.

4. От адресата до заголовка – 2 интервала, нужно 3.

5. В подписи инициалы стоят после фамилии.


Оформление докладной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.9 Справки


Анализ справки

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 делается 2 интервала.

3. Между местом составления документа и заголовком – 2 интервала, необходимо 3.

4. Текст напечатан через 1 интервал.

5. От текста до подписи – 2 интервала.

6. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление справки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003


4.10 Пример оформление выписки из приказа по личному составу

Анализ выписки из приказа по личному составу

В документе имеются следующие недочеты:

1. От даты до места составления документа – 3 интервала, необходимо 2. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а нужно 3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено с красной строки.

2. Фамилия написана строчными буквами, а по ГОСТу Р 6.30-2003 фамилия должна быть оформлена прописными буквами.

3. Текст оформлен через 1 интервал.

4. Слово "основание" и словосочетание "с приказом ознакомлен" написаны с красной строки, а необходимо от левого поля.

5. От текста до подписи сделано 2 интервала, а должно быть 3.

6. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал, а необходимо 1,5 или 2 интервала.

7. От подписи до заверительной надписи "Верно" сделано 2 интервала, а по ГОСТу между ними должно быть 3 интервала.

8. В подписи инициалы стоят после фамилии.


Оформление выписки из приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления выписки из приказа по основной деятельности


Анализ выписки из приказа по основной деятельности

Недочеты документа:

1. От названия организации до названия документа сделано 2 интервала, а по ГОСТу должно быть 3 интервала.

2. От даты до места составления документа – 3 интервала, а необходимо 2.

3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а должно быть 3 интервала.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" оформлено по центру строки, а необходимо от левого поля.

6. От текста до подписи – 2 интервала.

7. От подписи до заверительной надписи "Верно" - 2 интервала.

8. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.

9. Инициалы в подписи стоят после фамилии.


Оформление выписи из приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003


Пример выписки из протокола

Анализ выписки из протокола

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. От названия организации до названия документа – 2 интервала.

2. От даты до места составления документа – 3 интервала.

3. От повестки дня до основной части документа – 2 интервала.

4. Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.

5. Текст напечатан через 1 интервал.

6. От текста до подписи – 2 интервала.

7. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.

8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.


Оформление выписки из протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.11 Пример оформления характеристики


Анализ характеристики

В документе присутствуют следующие недочеты:

1. От даты до места составления документа – 3 интервала.

2. От места составления до заголовка – 2 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в характеристике от места составления документа до заголовка – 3 интервала).

3. От заголовка до текста делают 2 интервала.

4. В подписи инициалы стоят после фамилии.

5. Текст оформлен через 1 интервал.

Оформление характеристики в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003


Пример оформления копии

Анализ копии

В копии присутствуют следующие недочеты:

1. Слово "КОПИЯ" написано посередине строки, отсутствует разрядка ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 слово "КОПИЯ" оформляется через № интервала от верхнего среза листа вразрядку прописными буквами).

2. Адресат оформлен от 11 см.

3. В адресате от названия организации до фамилии отсутствуют интервалы.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В подписи инициалы стоят после фамилии.


Оформление копии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003


5. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов

5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

Обработка входящих документов

В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:

1. Прием документов.

2. Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.

3. Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.

4. Передача документа исполнителю.

5. Контроль за исполнением документа.

6. Исполнение документа.

7. Подшивка документов в дело.

Обработка исходящей документации

Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов: