Однако записанная на пленку, предположим, лекция – это не конспект для подготовки к экзаменам. Для составления его надо опять все прослушать и переписать по частям, выбирая главное, пропуская повторы, отступления и т.д. Стенографируя, студент уже в процессе письма обрабатывает материал, пропуская все лишнее, и по этому конспекту без письменной расшифровки можно готовиться и к следующему занятию, и к сессии, и к госэкзамену. По этой же причине опытные стенографистки не любят работать по звукозаписи, используют ее как справочный материал.
В процессе обучения необходимо иметь в виду, что качество стенограмм зависит от старого соблюдения некоторых условий:
- недостаточно знать правила теории, навык письма вырабатывается только в процессе регулярных тренировок;
Стенография развивает память, внимание, грамотность, владение речью, трудолюбие и настойчивость.
В данной организации стенография применяется в следующих случаях:
1. для записей поручений руководства;
2. при записи телефонограмм.
Запись стенограмм ведется в блокноте.
После того, как текст застенографирован, я его сразу же расшифровываю.
9. Социально-психологическая компетентность секретаря
9.1 Проявление профессионально важных деловых качеств секретаря
Кроме профессиональных качеств, секретарь также должен обладать и деловыми качествами.
На своем рабочем месте я проявляю следующие деловые качества:
1. Профессионализм – знание делопроизводства и компьютера позволяет мне грамотно и аккуратно оформить различные материалы и документы.
2. Дисциплинированность – прихожу на работу за 15 минут до начала рабочего времени, никогда не опаздываю. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться, а секретарю это недопустимо. К поручениям руководителя отношусь аккуратно.
3. Инициативность – проявляю самостоятельность в пределах своей компетенции. Например, когда к руководителю пришли представители ГУВД Нижегородской области, чтобы спросить у него книгу учета сообщений за 2004 г., то я не дожидаясь указаний руководителя проявила свою инициативность и самостоятельно выдала им материал, так как он находится у меня в канцелярии и руководитель в любом случае попросил бы меня выдать им этот материал.
4. Организованность – являюсь организатором в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий.
Придя на практику в отдел сразу четко спланировала свой рабочий день:
8.00 – прихожу на работу.
9.00 – получаю корреспонденцию.
10.00 – докладываю руководителю о корреспонденции.
11.00 – собираю для подписи исполненные документы.
12.00 - забираю у руководителя отработанные материалы.
13.00-14.00 – ухожу на обед.
14.00 – подшиваю документы в дела.
14.45 – привожу в порядок рабочее место.
15.00 – ухожу с работы.
5. Ответственность – мой руководитель уверен, что все поручения будут сделаны вовремя, в установленный срок. Я чувствую ответственность за порученные руководителем дела. Например, ко мне в канцелярию обратилась посетительница с просьбой передать деньги участковому инспектору, так как в этот момент его не было на рабочем месте. Я с ответственностью подошла к данной просьбе, и после прихода участкового, сразу же передала ему деньги.
6. Осведомленность – хорошо знаю дело своей организации и события происходящие в ней, а также круг обязанностей каждого отделения организации, например следственный отдел занимается выяснением и расследованием обстоятельств, связанных с преступлением; отдел уголовного розыска – раскрывает и оформляет уголовные дела; участковые выезжают по заявлениям граждан, и поэтому когда принимаю посетителя, знаю в какое отделение его направить.
7. Дипломатичность - секреты учреждения храню так же бережно, как тайны личного характера. Например, я не сплетничаю о сотрудниках своей организации, хотя в учреждении интересовались моим мнением относительно личных симпатий сотрудников. Например, руководитель дал мне напечатать секретный документ, и я держала в тайне его содержание.
8. Преданность работе – в случае необходимости я остаюсь после работы и завершаю все срочные дела. Например, под конец моего рабочего дня привезли отказные материалы, которые нужно срочно регистрировать, мне пришлось оставаться после рабочего дня до вечера.
9. Интеллигентность – проявилась у меня при приеме настырного посетителя, который срочно хотел увидеть руководителя, но в это время у начальника было оперативное совещание, и я тактично, вежливо, без отрицательных эмоций попросила посетителя прийти в другое время.
10. Коммуникабельность – при приходе на практику во 2-ой отдел легко установила контакты с сотрудниками и могла обратиться к ним с любой просьбой
11. Умение адаптироваться – быстро могла переключиться с одного вида работы на другой, например, после регистрации документов быстро переключалась на работу с компьютером.
12. Доброжелательность – в общении с посетителями и сотрудниками я всегда готова прийти на помощь и стараюсь сделать все возможное, чтобы помочь человеку.
9.2 Роль внешнего вида секретаря в работе
Совершенно очевидно, что приятная внешность – также является профессионально важным качеством для секретаря. Первый, кого видит любой посетитель – это секретарь, и первое впечатление о предприятии складывается после встречи с секретарем. Поэтому у секретаря должна быть хорошая осанка, аккуратная прическа, ухоженные руки, скромный макияж. О человеке, неряшливо одетом или причесанном, как правило, складывается впечатление, что он также проявляет себя в работе.
Одежда. В моей организации особых требований к одежде не предъявляют, но для того, чтобы стать профессиональным секретарем, я и в одежде стараюсь придерживаться делового стиля. В мой гардероб входит: деловой костюм, белая блузка, туфли на каблуке, иногда одеваю джинсы. В одежде ярких цветов не имею, все цвета гармонично сочетаются друг с другом.
Макияж. Макияж делаю неяркий, наношу неброские тени, слегка крашу ресницы тушью, для губ использую блеск.
Прическа. Волосы укладываю так, чтобы они не мешали мне работать, прическа всегда аккуратная.
Также своевременно делаю маникюр, потому что ухоженные ногти непременный атрибут секретаря.
Духи – почти незаметные.
9.3 Деловой контанкт секретаря и руководителя
Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение секретарь-руководитель.
Мое взаимоотношение с руководителем проявляется в следующем:
1. Так как я являюсь первым помощником своего руководителя, то выполняю работу в его стиле.
2. Помогаю ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий.
3. Фильтрую потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей, освобождая руководителя от выполнения вспомогательных технических функций, тем самым способствуя оперативному решению дел.
4. Если руководитель уходит по делам, то всегда спрашиваю его, куда он уходит и когда вернется.
5. Печатаю по указанию руководителя различные документы и материалы.
6. Устанавливаю связи руководителя с сотрудниками учреждения.
7. Подбираю соответствующие документы руководителю для проведения совещания, однако на совещании не присутствую.
9.4 Деловой контакт секретаря и сотрудников
Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умение производить благоприятное впечатление на работников организации.
Секретарь должен уметь очень хорошо общаться с самыми разными людьми – сотрудниками, клиентами, представителями сторонних организаций и т.д. Кроме того, он должен уметь быть гибким в общении, находить выход из сложных и неожиданных ситуаций, точно выполняя распоряжения руководства и исходя из интересов компании. Секретарь должен знать деловой этикет и постоянно соблюдать все правила делового общения.
Контакт с сотрудниками у меня проявляется в следующем:
1. Стараюсь приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками.
2. Зная режим и характер работы руководителя, могу в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п.
3. При устройстве на работу сразу установила деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия.
4. В некоторых случаях мне приходится выступать от имени руководителя. Стараюсь вежливо и четко давать нужные указания, контролирую их выполнение.
5. В данной организации с сотрудниками поддерживаю хорошие, доброжелательные отношения.
9.5 Роль личного обаяния
Секретарь – это первый представитель учреждения, предприятия или организации, к которому обычно обращается посетитель. Доброжелательно ли он разговаривает с людьми, умеет ли дать деловой совет, какой порядок у него в приемной из всего этого складывает первое впечатление об учреждении.
Роль личного обаяния у секретаря может проявляться и в входе приема и распределения входящих телефонных звонков. По звонку невозможно определить, кто вам звонит – важный клиент или торговый агент, предлагающий купить офисную мебель. Независимо от этого, звонящий должен услышать приятный дружелюбный голос, чтобы он был очарован секретарем даже по телефону.
Если секретарь очень занят, а к нему приходит сотрудник и просит что-то напечатать, секретарь также должен проявить здесь свое обаяние. Суметь вежливо и тактично объяснить, что секретарь сейчас занят и следует подойти в другое время.
Обаяние проявляется у секретаря и во внимание к другим людям. Даже самое маленькое внимание, проявленное к другим, встретит ответную доброту и благодарность.
Для любого посетителя и сотрудника хорошо встретить такого секретаря, на которого можно положиться в трудных ситуациях, и с которым можно обменяться мнением по многим вопросам.