Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета помеченных объектов используются недорогие ручные компьютеры со встроенным сканером штрих-кода. Ручной компьютер позволяет производить сбор и предварительную обработку информации с последующим переносом ее в настольный компьютер.
Широкий выбор этикеток, устойчивых к влаге и другим внешним факторам, наличие различных вариантов исполнения ручных компьютеров позволяют успешно использовать данное решение как в помещениях (офис, отапливаемые склады и другое), так и на открытом воздухе в различных климатических условиях (неотапливаемые склады и другое).
Благодаря обязательной автоматизации, без которой невозможно внедрение новых правил бюджетного учета, оперативный учет государственного имущества может быть организован на новом уровне. При этом максимально эффективно решается задача маркировки имущества с целью предотвращения несанкционированной замены инвентарных единиц.
Пользоваться плодами современных технологий совсем несложно. В бухгалтерской программе уже есть справочник материальных запасов. Он перекачивается из бухгалтерской программы с помощью специального программного модуля, который забирает и обрабатывает эту информацию. Потом эта информация кодируется в штрихкоды и распечатывается на особом (термотрансферном) принтере [20, с. 19].
Для печати этикеток можно использовать дешевую бумагу. Печать на особой бумаге, оставляющей после себя неудаляемое изображение, сигнализирующее о том, что наклейка прежде была на данном месте, рекомендуют в основном для усиления контроля за сохранностью объектов учета.
На терминал сбора данных устанавливается программа «Инвентаризация имущества» и загружаются справочники с перечнем объектов учета. Сотрудник: учреждения (оператор) считывает при помощи лазерного сканера штриховой код со всех подлежащих учету предметов. В процессе инвентаризации выполняется выбор места хранения и сканирование всех объектов учета. На каждый считанный код отображается его наименование. Если код не найден в справочнике – дается предупреждение, что объект учета с данным кодом не найден. Если оператор обнаружил плохую этикетку, то он может ее отметить как требующую замены. При этом поврежденный штрих-код имущества либо сканируется, либо вводится вручную. При невозможности определения кода оператор выбирает имущество из списка объектов учета, закрепленного за данным местом хранения.
Так, можно легко определить предметы, которые еще не учтены, а также учтены, но закреплены, скажем, за другим помещением. Существует и возможность объединения предметов учета в комплекты независимо от их месторасположения на территории. В специальные файлы (файл) записывается следующая информация, которая позже будет перенесена в обычный настольный компьютер:
− ввод в базу нового имущества и его закрепление за местом хранения или материально ответственным лицом;
− перечень имущества, которое подлежит реализации (списанию);
− перечень имущества, этикетки на котором необходимо заменить.
В настоящее время на рынке программных продуктов представлены различные программные комплексы, позволяющие проводить инвентаризацию с помощью оборудования для нанесения и чтения этикеток со штрихкодом. Наиболее удобным в настоящее время является программный комплекс Бюджет-21 «Инвентаризация», совместимый с такими системами для ведения учета, как «1С: Предприятие» и «Бюджет-21» [24, с. 14].
Таким образом, автоматизация системы бухгалтерского учета ведется в основном за счет внедрения отдельных программных комплексов полностью автоматизирующих отдельные участки учета, это позволяет облегчить труд бухгалтера избавить его от рутинной работы, больше остается времени для проведения экономического и финансового анализа работы учреждения, поиска резервов повышения эффективности работы. Внедрение автоматизации позволяет: более оперативно вести бухгалтерский учет, выводить оперативную информацию за определенный период времени, быстрый поиск и выведение необходимой экономической информации, автоматизация составления бухгалтерских и финансовых отчетов, уменьшается трудоемкость учетных работ и количество допущенных ошибок.
Заключение
По результатам написания выпускной квалификационной работы можно сделать следующие выводы:
− материальные запасы – это один из видов нефинансовых активов бюджетных учреждений;
− перечень объектов, относимых к материальным запасам, приведен в п. 51 Инструкции N 148н от 30.12.2008г. (с изменениями от 01.01.2010г.);
− для учета материальных запасов, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи, предназначен счет 010500000 «Материальные запасы»;
− материальные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства;
− для выполнения производственной программы организации определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции;
− отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании соответствующих документов:
− бюджетные учреждения, на балансе которых есть материальные запасы, в том числе продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, это в первую очередь: больницы, школы, детские сады, детские дома;
− учет материальных запасов в учреждении МБУ Миякинская ЦРБ ведется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету (Приказ № 148н с изменениями и дополнениями на 01.01.10г.). При изучении предприятия видно, что используются счета бухгалтерского учета в корреспонденцией со счетами, рекомендуемые Инструкцией по бюджетному учету.
− первичная документация учета материальных запасов оформляется на основании типовых форм, которые имеют все необходимые реквизиты.
− результатом исследования является оценка внедрения методов по улучшению и эффективности использования материалов в МБУ Миякинская ЦРБ.
− соответственно, при компьютеризировании МБУ Миякинская ЦРБ, учет материальных запасов в учреждении станет намного проще и для материально ответственных лиц, и для руководителей в ходе проверки. Появится возможность работы в сети Интернет, для получения информации о новых методах и технологиях работы в «ЦРБ». Появится возможность находить поставщиков медикаментов, канцелярских товаров, хозяйственных товаров, ГСМ, мягкого инвентаря напрямую без посредников. Возможность ознакомиться с новыми законами и поправками к законам в здравоохранении, также не возможно без сети Интернет.
− основным направлением повышения эффективности использования материальных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.
− рациональное использование материальных запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.
− большое значение для сохранности материальных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.
− важное условие повышения эффективности использования материальных запасов – усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.
− по результатам анализа, если рассматривать показатели в динамике (данные таблицы 13), то можно сделать следующие выводы: сумма по статье «Материальные запасы» в 2009 году увеличилась на 658425,1 руб. по сравнению с аналогичным показателем в 2008 году.
− отклонения по статьям следующие – по статьям «Материальные запасы», «Строительные материалы», «Прочие материальные запасы» -изменение удельного веса в сторону увеличения., 2,86% (в абсолютной сумме 399949,86 руб.), 2,53% (в абсолютной сумме – 80201,94 руб.), 1,0% (в абсолютной сумме – 153588,00 руб.) соответственно.
− отклонения по статьям в сторону уменьшения – по следующим статьям «Продукты питания» (на 0,11% или на 21501,99 руб.); «Горюче-смазочные материалы» (на 2,35% или на 37696,37 руб.); «Мягкий инвентарь» (на 3,94% или на 40879,68 руб.).
− анализируя темп роста показателей, то в целом можно проследить положительную динамику роста, при этом особый интерес могут вызвать данные по двум статьям «Строительные материалы» по которой наблюдается резкое увеличение показателя и «Горюче-смазочные материалы» – по данной статье наблюдается резкое снижение показателя.
Таким образом, можно обобщить результаты, что учреждение должно стремиться к соблюдению норм материальных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток – к срыву деятельности организации. Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах.
1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года // Электронный ресурс СПС «Гарант» (по состоянию на 01.05.2010г.)
2. Бюджетный кодекс Российской Федерации // Электронный ресурс: СПС «Гарант» (по состоянию на 01.05.2010г.)