При регистрации актов гражданского состояния каждая актовая запись должна быть составлена ясно, в соответствии с представленными документами.
Все книги регистрации актов гражданского состояния состоят из первых и вторых (отрывных) экземпляров бланков актов гражданского состояния. Каждая запись актов гражданского состояния составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра должны быть прочитаны и подписаны заявителем. Если гражданин не знает языка, на котором составлена актовая запись, текст записи должен быть ему переведен, о чем делается пометка в графе «Для отметок». Гражданин, не умеющий расписаться на языке, на котором составлена актовая запись, после перевода ему текста записи подписывает ее на языке, которым он владеет. Вместо гражданина, который по болезни или по другим причинам не может подписаться, по его поручению, в присутствии лица, составившего актовую запись, подпись ставит другой гражданин, о чем отмечается в соответствующей графе. Присутствующий при составлении актовой записи глухой, немой или глухонемой, если он грамотен, прочитывает запись и собственноручно ее подписывает. Если глухой, немой или глухонемой гражданин неграмотен, то при составлении актовой записи должно присутствовать лицо, которое умеет с ним объясняться. Это лицо должно удостоверить своей подписью, что содержание актовой записи соответствует воле глухого, немого или глухонемого. И в данном случае делается пометка в графе «Для отметок». При составлении записи слепому гражданину ее текст зачитывается должностным лицом, составившим эту запись, о чем делается отметка. Если слепой гражданин грамотен, он сам подписывает актовую запись, а если он неграмотен, то за него, по его поручению, актовую запись подписывает другой гражданин (соответствующая пометка делается в графе «Для отметок»).
Указанные правила заполнения актовых записей имеются в законодательстве и применяются повсеместно.
После того, как заявитель подпишет оба экземпляра актовой записи, она подписывается должностным лицом органа ЗАГС, регистрирующим данный акт гражданского состояния, и обязательно заверяется печатью органа ЗАГС.
Первый и второй экземпляры актовой записи нумеруются одним и тем же порядковым номером. Нумерация записей в книгах регистрации актов гражданского состояния начинается с первого номера и ведется последовательно в течение одного года – с 1 января по 31 декабря включительно. По каждому виду актов гражданского состояния ведется отдельная нумерация. В конце книги прописью указывается количество листов. Книги прошнуровываются (по каждому виду актов отдельно) и скрепляются сургучной печатью.
В случае если при регистрации акта гражданского состояния какой-либо бланк был испорчен, то как первый, так и второй (если он также был испорчен) экземпляры перечеркиваются и оба оставляются в книге регистрации. Однако номер записи акта, представленный на испорченном бланке, переносится на следующий бланк, на котором производится необходимая запись. Бланки заполняются в присутствии заявителя чернилами (ни в коем случае не разрешается заполнять бланки карандашом с тем, чтобы затем обвести их чернилами), четко и разборчиво. На все вопросы даются исчерпывающие ответы. Не допускаются пропуски или сокращения отдельных слов (кроме общепринятых), а также помарки или подчистки. Графы, в которых на вопросы даются отрицательные ответы, заполняются словом «нет». Исправления ошибок, допущенных при заполнении бланков, оговариваются, подписываются должностным лицом, регистрирующим данный акт гражданского состояния, и заверяются печатью органа ЗАГС.
Фамилия, имя, отчество записываются в актовых записях полностью, в строгом соответствии с документами, удостоверяющими личность. Записывать фамилии, имена или отчества в сокращенном виде или хотя бы частично измененными по сравнению с данными, имеющимися в документе, удостоверяющем личность, недопустимо.
В графе «Пол» нужно записывать сокращенно «муж.» или «жен.». В графах: «Место рождения», «Место постоянного жительства» («Где постоянно проживал» - в записи акта о смерти) следует подчеркнуть «город» или «селение», затем полностью указать название города или селения, района, области, края, республики.
Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью, хранятся в органе записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния.
Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью, а также метрические книги, составленные до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния, хранятся в органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены.
Первые и вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые составлены консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, по истечении календарного года вместе с документами, послужившими основаниями для государственной регистрации данных актов, передаются на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) хранятся в органах записи актов гражданского состояния в течение семидесяти пяти лет со дня составления записей актов гражданского состояния.
По истечении семидесяти пяти лет органы записи актов гражданского состояния передают в государственные архивы собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния актовые книги и метрические книги в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, подлежат уничтожению[14].
2.3. ПРИНЦИПЫ РЕГИСТРАЦИИ РОЖДЕНИЯ, БРАКА, РАСТОРЖЕНИЯ БРАКА, УСЫНОВЛЕНИЯ (УДОЧЕРЕНИЯ), УСТАНОВЛЕНИЯ ОТЦОВСТВА, ПЕРЕМЕНЫ ФАМИЛИИ, ИМЕНИ, ОТЧЕСТВА, СМЕРТИ
Органы ЗАГС производят регистрацию следующих видов актов гражданского состояния: рождения, брака, расторжения брака, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества, установления отцовства, смерти. Рассматривая деятельность органов ЗАГС с правовой точки зрения, можно сказать, что органы ЗАГС предоставляют правовые услуги. Сущность правовых (именно правовых) услуг заключается в том, что органы ЗАГС, производя регистрацию актов гражданского состояния, основываются на действующем законодательстве. Одним из важнейших принципов всей деятельности по регистрации актов гражданского состояния является принцип законности. Соблюдение этого принципа означает, что должностные лица органов ЗАГС должны исходить из предписаний по этому вопросу, содержащихся в законодательстве. Действующее законодательство детально определяет порядок и условия регистрации каждого вида актов гражданского состояния. Любое, даже самое незначительное, отступление от закона может повлечь отрицательные последствия (если не в момент регистрации, то в дальнейшем), нанести существенный ущерб государственным и общественным интересам, правам и охраняемым законом интересам граждан.
В органе ЗАГС Адлерского района г. Сочи за последние пять лет было зарегистрировано:
1. Заключение брака 4000
2. Расторжение брака 2500
3. Рождение 4250
4. Перемена ФИО 203
5. Смерть 5000
2.3.1. ПРИНЦИПЫ РЕГИСТРАЦИИ РОЖДЕНИЯ
Законодательством установлена обязательность регистрации рождения в органе ЗАГС. Я считаю, что регистрация рождения ребенка крайне необходима. В связи с рождением ребенка у определенных лиц возникают определенные права и обязанности. Регистрация рождения, т.е. запись о времени рождения, указывает на тот момент, с которого эти права и обязанности возникают. Актовыми записями о рождении можно подтвердить не только происхождение ребенка от определенных родителей, но и другие родственные связи (например, отношения между братьями и сестрами, между внуками и дедом, бабушкой), что имеет весьма важное значение не только в момент регистрации, но и в дальнейшем. Взаимные права и обязанности родителей и детей основываются на происхождении детей, которое удостоверено свидетельством о рождении.
Основанием для государственной регистрации рождения является:
· документ установленной формы о рождении, выданный медицинской организацией независимо от ее организационно - правовой формы, в которой происходили роды;
· документ установленной формы о рождении, выданный медицинской организацией, врач которой оказывал медицинскую помощь при родах или в которую обратилась мать после родов, либо лицом, занимающимся частной медицинской практикой - при родах вне медицинской организации;
· заявление лица, присутствовавшего во время родов, о рождении ребенка - при родах вне медицинской организации и без оказания медицинской помощи.
Лицо, присутствовавшее во время родов, может сделать заявление о рождении ребенка устно или в письменной форме работнику органа ЗАГС, производящему государственную регистрацию рождения.
При отсутствии у указанного лица возможности явиться в орган записи актов гражданского состояния его подпись заявления о рождении ребенка данной женщиной должна быть удостоверена организацией, в которой указанное лицо работает или учится, жилищно - эксплуатационной организацией или органом местного самоуправления по месту его жительства либо администрацией стационарной медицинской организации, в которой указанное лицо находится на излечении.