- письма приглашения.
- письма разрешения.
- письма подтверждения.
Документы кадровой службы
Распорядительная деятельность органов управления включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другуюработу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. К ним относятся:
- заявления о приеме, в которых излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность;
- заявления об увольнении, переводе,
- трудовые договоры, заключаются в письменной форме, составляются в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. В трудовом договоре указываются:фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключившего трудовой договор, место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии с указаниемквалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция, права и обязанности работника, права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если онв отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
- приказы по личному составу, со держание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
-трудовые книжки, ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ), При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия. На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
- личные дела - совокупность документов, со держащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).
- личные карточки формы Т-2, заводятся на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.
- характеристики - официальные документы, которые выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
- автобиографии - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.
- резюме, должно давать полное представление о трудовом опыте, образовании и других деловых качествах, чтобы потенциальный работодатель мог судить о квалификации. От четкости и информативности резюме во многом зависят шансы быть принятым на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Конфиденциальные служебные документы
К конфиденциальнымпричисляют документы, которые содержат конфиденциальную информацию (сведения конфиденциально го характера).
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 и включает в себя:
- сведении о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом;
- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются федеральным законодательством);
- сведения, составляющие служебную тайну (определяются федеральным законодательством);
- сведения, связанные с профессиональной деятельностью от дельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и др.) тайну (определяются федеральным законодательством);
- сведения, составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным законодательством);
- сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования официальной информации о них в открытой печати.
3. Оформление документов
Существуют единые требования и правила оформления документов управления, независимо от того:
- государственное предприятие или коммерческое;
- каким видом деятельности занимается предприятие;
- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- качественное и своевременное составление и исполнение документов;
- организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт, протокол) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления рекомендуется привести в соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых вдокументах управления. Всего их 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
01- Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов соответствии сФедеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»;
02 - герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещают в левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема не воспроизводится на бланке, еслина нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации или товарный знак должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке;
04 - код организации проставляется поОбщероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и присваивается Госкомстатом РФ при регистрации организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код при чины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
07- код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299;
08 - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
09 - справочные данные об организации включают: почто вый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-site(страница в Интернете), номер и дату лицензии и т. п.). На бланке организации указывается фактический адрес местонахождения её офиса;
10 - наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа указывается заглавными бук вами: ПРИКАЗ, АКТ, КОНТРАКТ и т. п.;