Облік активів, зобов'язань і власного капіталу та змін їхнього стану необхідний, в першу чергу, власникам та керівництву підприємства для дійснення контролю за ефективним веденням господарської діяльності. Крім того, відповідно до законодавства майже всіх країн світу, в тому числі й України, підприємства зобов'язані надавати відповідним державним органам інформацію про склад та вартість своїх активів, зобов'язань та власного капіталу на початок та кінець звітного періоду. Звітним періодом, як правило, є рік. Україна тут не становить винятокм, але вітчизняні підприємства повинні надавати згадану вище звітність наростаючим підсумком протягом року щоквартально.
2. Структура та основи побудови балансу.
Виникає питання: в якому вигляді інформація про склад та вартість активів, зобов'язань та власного капіталу підприємства має надаватись відповідним користувачам? Відповідь: у вигляді балансу підприємства на певну звітну дату.
В Україні форма та зміст статей балансу регламентується Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 2 "Баланс", затвердженим наказом Мінфіна України № 87 від 31.03.1999 р.
Спрощена структура балансу підприємства показана у таблиці 1.
Таблиця 1
Баланс ТОВ "Мир" на 30.06.02 р.
| АКТИВ | На початок звітного періоду | На кінець звітного періоду |
| 1 | 2 | 3 |
| І. Необоротні активи | ||
| Нематеріальні активи | *2000.00 | 3000.00 |
| Основні засоби | 28000.00 | 42000.00 |
| Довгострокові фінансові інвестиції | 20000.00 | 20000.00 |
| Довгострокова дебіторська заборгованість | 5000.00 | - |
| Усього за розділом І | 55000.00 | 65000.00 |
| ІІ. Оборотні активи | ||
| Виробничі запаси | 15000.00 | 10000.00 |
| Незавершене виробництво | 30000.00 | 35000.00 |
| Готова продукція | 10000.00 | 13000.00 |
| Товари | 12000.00 | 15000.00 |
| Дебіторська заборгованість | 8000.00 | 12000.00 |
| Грошові кошти | 20000.00 | 30000.00 |
| Усього за розділом ІІ | 95000.00 | 115000.00 |
| БАЛАНС | 150000.00 | 180000.00 |
| ПАСИВ | На початок звітного періоду | На кінець звітного періоду |
| 1 | 2 | 3 |
| І. Власний капітал | ||
| Статутний капітал | 12000.00 | 12000.00 |
| Нерозподілений прибуток | 58000.00 | 95000.00 |
| Усього за розділом І | 70000.00 | 107000.00 |
| ІІ. Довгострокові зобов'язання | ||
| Довгострокові кредити банків | 50000.00 | 30000.00 |
| Усього за розділом ІІ | 50000.00 | 30000.00 |
| ІІІ. Поточні зобов'язання | ||
| Короткострокові кредити банків | 10000.00 | 10000.00 |
| Векселі видані | 5000.00 | 8000.00 |
| Кредиторська заборгованість | 15000.00 | 25000.00 |
| Усього за розділом ІІІ | 30000.00 | 43000.00 |
| БАЛАНС | 150000.00 | 180000.00 |
*В реальному балансі дані указуються в тис. грн., у нашому - в грн.
З таблиці 1 бачимо, що баланс складається із двох частин: активу і пасиву. У першій частині показуються всі активи, які знаходяться у розпорядженні підприємства, за своєю вартістю. У розділі І пасиву показується вартість власного капіталу підприємства, а в розділах ІІ та ІІІ - сума кредиторської заборгованості.
Крім того, що пасив складається із власного капіталу та кредиторської заборгованості, можна сказати, що він показує, яка частина активів підприємства перебуває в його власності, а яка запозичена та має бути повернена. При цьому кредиторська заборгованість не обов'язково має пов'язуватись із виникненням у підприємства зобов'язань тільки за отриманими активами. Так, якщо кредиторська заборгованість виникла за отримані роботи або надані послуги, то це можна розцінювати як необхідність повернення частини його активів у вигляді грошових коштів або інших активів кредитору (тобто дані активи після виникнення заборгованості можна вважати запозиченими).
Можна також сказати, що суть І-го розділу пасиву полягає в тому, що він виражає ту частину активів, яка - незалежно від того чи це основні засоби, грошові кошти, товари чи дебіторська заборгованість - залишиться у власності підприємства після того, як воно погасить іншими активами кредиторську заборгованість. Звичайно, за умови, що таке погашення відбудеться в момент складання балансу або за умови, що підприємство після складання балансу не буде проводити ніякої діяльності. Звісно, це не означає, що при дійсному продажу майна підприємства з метою проведення розрахунків з кредиторами в нього залишиться саме ця частина активів (мається на увазі вартість цих активів).
Це пов'язано з тим, що ринкова вартість активів, які реалізовуються, може відрізнятись від вартості, за якою вони відображені в балансі, тому може виникнути необхідність у продажу їхньої більшої або меншої частини. Але суть І-го розділу пасиву балансу від цього не змінюється, бо відповідно до принципу історичної (фактичної) собівартості всі активи повинні відображатися в обліку та балансі за виробничою собівартістю або вартістю придбання. Це означає, що при придбанні товарів у кредит або при отриманні передоплати, підприємство збільшить суму активів, які знаходяться в його розпорядженні, та одночасно збільшить суму кредиторської заборгованості на ту ж суму. Тим самим у балансі будуть показані збільшені активи, а збільшена кредиторська заборгованість буде вказувати, що вони підприємству не належать.
Сума власних активів (капіталу) при цьому залишиться такою ж. У даному випадку власні активи і власний капітал є синонімами, бо капітал не обов'язково означає наявну суму власних грошових коштів. Він може також існувати у вигляді інших власних активів, але указуватися при цьому в грошовому вираженні.
3. Бухгалтерські рахунки як інформаційна модель об’єктів обліку
Активні рахунки—рахунки призначені для обліку стану, руху та змін господарських засобів за їхніми видами
Пасивні рахунки--рахунки призначені для обліку стану, руху та змін джерел засобів підприємства
Активи – ресурси, контрольовані підприємством в результаті минулих подій, використання яких, як очікується, призведе до отримання економічних вигод у майбутньому.
Синтетичні рахунки—рахунки за допомогою яких узагальнено відображають стан і рух економічно однородних видів господарських засобів за їх складом і розміщенням, а також за джерелами їхнього формування та цільовим призначенням у грошовому вираженні.
Аналітичні рахунки—рахунки за допомогою яких дають деталізовану характеристику даних синтетичних рахунків
Зобов’язання – заборгованість підприємства, яка виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні вигоди.
Власний капітал – частина в активах підприємства, що залишається після вирахування його зобов’язань.
Доходи – збільшення економічних вигод у вигляді надходження активів або зменшення зобов‘язань, які призводять до зростання власного капіталу (за винятком зростання капіталу за рахунок внесків власників).
Витрати – зменшення економічних вигод у вигляді вибуття активів або збільшення зобов’язань, які призводять до зменшення власного капіталу (за винятком зменшення капіталу за рахунок його вилучення або розподілення власниками).
Підходи до оцінки окремих елементів фінансових звітів розглянуті у відповідних положеннях (стандартах) бухгалтерського обліку.
4. Принцип підвійного запису на рахунках та його контрольне значення
Ми підійшли до головного принципу побудови балансу, який можна виразити наступною формулою:
К=А-З(1), де
К - сума власних активів (капіталу) підприємства у грошовому виразі;
А - сума всіх наявних на підприємстві активів у грошовому виразі;
З - сума кредиторських зобов'язань підприємства (запозичених активів) у грошовому виразі.
Оскільки формулу (1) можна представити і в іншому вигляді: А=К+З, та враховуючи те, що К+З=П, де П - пасив, то в кінцевому вигляді формула (1) буде мати такий вигляд:
А=П
Цей головний принцип побудови балансу називається принципом двоїстості або принципом подвійного відображення. Він полягає в тому, що в балансі одночасно повинна наводитись інформація про вартість майна (активів) підприємства, яке знаходиться в його розпорядженні, та інформація про вартість власного та запозиченого майна.
Таким чином, у будь-якому балансі, якщо він складений правильно, актив завжди повинен дорівнювати пасиву.
В балансі активи поділяються на необоротні та оборотні, а кредиторська та дебіторська заборгованості, а також фінансові інвестиції - на довгострокові та поточні. До необоротних належать активи із терміном експлуатації більше одного року. Такі активи називаються основними засобами. Мінімальна вартісна межа активів із терміном експлуатації більше одного року з метою віднесення їх до необоротних може регулюватися законодавчо, але в Україні підприємствам дозволено обирати дану межу самостійно. До основних засобів, як правило, належать різні будівлі, споруди, автомобілі, виробничі засоби, комп'ютери, нематеріальні активи тощо. Активи, термін експлуатації яких менше одного року, належать до оборотних активів. Як правило, це товари, матеріали, продукція власного виробництва та продукція, виробництво якої ще не закінчено, грошові кошти тощо.
Дебіторська та кредиторська заборгованості, а також фінансові інвестиції, в залежності від того термін їх погашення більше одного року чи менше, бувають довгостроковими або поточними.
Нагадаємо, що дебіторська заборгованість у підприємства виникає тоді, коли юридична чи фізична особа стає його боржником, а фінансові інвестиції - при купівлі підприємством акцій або паю у статутному капіталі інших підприємств, облігацій тощо.