1) веденням облікових реєстрів;
2) складання звітності;
3) складанням кошторисів;
4) аналізом звітності;
5) складанням прогнозів;
6) оперативним контролем.
Бухгалтерський облік базується на певних концепціях, головними з яких є безперервний та суцільний характер, вартісний вимірювач, документальність, подвійний запис. В обліку всі без винятку господарські операції, наприклад оприбуткування на складі матеріалів, сплата податків, нарахування зарплати працівникам, фіксуються систематично і послідовно по мірі їх виконання. Бухгалтерський облік реєструє головним чином інформацію, подану у грошовій формі. Причому гроші виражаються у тій вартості, яку вони мають на час реєстрації господарських операцій. Факт здійснення операцій обов’язково фіксується у первинних облікових документах, чим забезпечується об’єктивність і достовірність даних обліку. Основний метод обробки інформації – подвійний запис.
Об’єктом бухобліку є господарська діяльність підприємства. Щоб здійснювати її, треба мати майно, насамперед кошти, які дозволяють придбати товарно-матеріальні цінності. Спрямовуючи їх у виробництво, підприємство отримує готову продукцію, у процесі збуту якої повертаються раніше витрачені кошти, але вже у вигляді прибутків. За рахунок повернених коштів визначений процес повторюється. Таким чином забезпечується кругообіг майна. Основний висновок: господарська діяльність як об’єкт бухгалтерського обліку являє собою сукупність операцій над майном підприємства. Великий обсяг господарських операцій зумовлює надзвичайну трудомісткість обліку. До того ж у зв’язку з періодичною зміною нормативних документів змінюється зміст окремих операцій, що вимагає від бухгалтера постійної роботи над нормативною документацією.
При веденні бухгалтерського обліку без застосування комп’ютерних засобів керівник дорожнього підприємства не має можливості здійснювати оперативний контроль за наявністю необхідних для будівництва дороги будівельних матеріалів, оперувати наявними грошовими коштами управління для організації поставок матеріалів, своєчасного розрахунку з бюджетом по сплаті податків, виплати заробітної плати і своєчасним забезпеченням сплат постачальникам і субпідрядчикам, оскільки бухгалтерський облік надає йому послідуючу інформацію, а не оперативну. В результаті дорожнє управління залучає зайві оборотні кошти для створення резерву наявності матеріалів на складах і інших розрахунків. Вирішення завдання по створенню високого рівня управління для кінцевого результату – своєчасного виконання будівництва об’єкту і максимального отримання прибутків полягає в створенні в дорожньому управлінні комп’ютерної мережі основних його підрозділів.
2.1. Організація обліку, контролю й аналізу в умовах функціонування автоматизованої системи управління підприємством з використанням автоматизованих робочих місць
Сучасний рівень розвитку характеризується комп’ютеризацією всіх сфер народного господарства країни: вирішенням принципово нових задач обліку, аналізу, контролю й управління; застосуванням автоматизованих систем управління, електронно-обчислювальних машин та автоматизованих робочих місць (АРМ) облікових працівників.
Незважаючи на те, зо за допомогою ЕОМ вирішуються задачі обліку, продуктивність праці облікових робітників та робітників управління залишається низькою.
Найбільший ефект від застосування ЕОМ в бухгалтерському обліку досягається за рахунок вдосконалення його методології та організації, підвищення контрольних властивостей, більш повного задоволення потреб управління. В наш час раціоналізація технології обробки облікової інформації, зниження трудомісткості – основні напрямки автоматизації бухгалтерського обліку, проте їх можливості дуже обмежені. Це пояснюється тим, що сучасна методологія та організація обліку сформувались при веденні обліку вручну.
Застосування ЕОМ вступає у певне протиріччя з практикою обліку. ЕОМ полегшують працю бухгалтера, але без зміни й подальшого розвитку методології вони нічого не вносять в його зміст, підвищення ролі обліку в управлінні. Стає очевидною необхідність вдосконалення методології обліку та його організації, їх максимальної відповідності потребам управління.
Нові технічні засоби автоматизації та організаційні форми їх експлуатації в умовах функціонування автоматизованих робочих місць облікових робітників визначають необхідність перегляду методологічних аспектів автоматизації бухгалтерського обліку, які склалися в період застосування ЕОМ загального призначення.
До основних методологічних принципів автоматизації бухгалтерського обліку на базі АРМ бухгалтера, які направлені на забезпеченні єдності прийомів (способів) розробки та функціонування її як єдиної системи, слід віднести:
- децентралізовану організаційну форму експлуатації засобів автоматизації в місцях виникнення облікової інформації, безпосередньо в бухгалтеріях та інших службах, де виникає та використовується первинна облікова інформація про господарські операції, що підлягають відображенню в бухгалтерському обліку;
- автоматизацію складання документів первинного обліку на паперовому та магнітному носіях на ділянках та службах з масовим характером виникнення господарських операцій та передачу цих даних бухгалтеру відповідної ділянки обліку для автоматизованого вводу та відображення даних в бухгалтерському обліку;
- експлуатацію засобів автоматизації обробки облікової інформації – ПЕОМ повинні виконувати безпосередньо облікові робітники в умовах функціонування АРМ бухгалтера;
Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни в організацію бухгалтерського обліку, зумовлені зміною способів обробки первинних облікових даних, високою швидкістю надання звітної інформації через раціональне упорядкування облікових даних. Одноразове їх отримання та багаторазову передачу ї використання. Комп’ютеризація обліку покликала підвищити роль бухгалтерського обліку як функції управління, тому що обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначений фактор організації обліку, змінюючи не тільки його форму, але й технологію. Так, комп’ютерні системи бухгалтерського обліку, як складові інформаційних систем автоматизації управління, використовують єдину базу даних для вирішення оперативних підприємницьких та облікових завдань. При комплексній комп’ютеризації обліку та управління відмінності між фінансовим, управлінським, податковим обліком або між оперативним та бухгалтерським полягають в різних процедурах обробки інформації, що знаходиться в інформаційній базі даних дорожнього підприємства. Фактично, єдина система економічної інформації надає дані для обліку, поточного управління, аналізу і аудиту.
На сучасному етапі український ринок комп’ютерних програм пропонує програмні продукти, які хоча й відрізняються виконанням, способами настройки, інтерфейсом, але побудовані за однією моделлю. Суть цієї моделі – уніфікація даних та їх подання в системі подвійного запису, ускладнена і доповнена спеціальними функціями, які необхідні для відображення специфіки операцій з різних ділянок обліку. Однак, в окремих програмних продуктах обробка та накопичення первинної документації спочатку здійснюється шляхом простої реєстрації, а потім виконується формування бухгалтерських проводок, що є недоцільним, оскільки подвійний запис – універсальний механізм, за допомогою якого можна адекватно відображати факти господарського життя підприємства. Бухгалтерія є основним постачальником та споживачем інформації на підприємстві, тому всі дані повинні зберігатись в єдиному уніфікованому реєстрі, побудованому на принципі подвійного запису.
Одним з таких програмних продуктів є комплекс програмного забезпечення «1С: бухгалтерія». Цей комплекс дозволяє працювати як на відокремленому робочому місці так і в локальній чи зовнішній мережі, коли інформацією можна користуватись вже через мить після того коли вона була занесена до машинної пам’яті з будь якої машини де б вона не була встановлена (офіс, будівельний майданчик, склад, парк). Саме над впровадженням цього комплексу в галузі й працюють спеціалісти «Укрдортехнології». Але для його впровадження необхідно щоб кожна організація мала кілька ЕОМ: в кожного бухгалтера, на складі, в гаражі. А зважаючи на те що більшість дорожніх організацій нашої країни взагалі не мають комп’ютерів, а якщо мають то тільки один, то система 1С ще не скоро знайде своє застосування в галузі.
Отже все, як завжди, упирається в гроші яких наші дорожні організації не мають. Немає грошей на обладнання організацій комп’ютерною технікою, немає грошей щоб впровадити систему й налагодити її на нормальну роботу, немає грошей щоб організувати навчання співробітників. А якщо зважити на те що в найближчі кілька років вся наша бухгалтерія має перейти на європейську систему бухгалтерського обліку, то доведеться шукати нові шляхи автоматизації обліку в дорожній галузі.
Щодо світового досвіду, то за кордоном вже давно існують системи повної автоматизації управлінських та облікових процесів на підприємствах. Дві найвідоміші системи - SunSystem® та Scala 5®. Кожен з цих продуктів в роботі являє собою єдину централізовану систему яка об’єднує в єдине ціле всі господарські об’єкти. Так, наприклад, компанія British Petroleum застосовує програму SunSystem® яка поєднує в єдине ціле всі підприємства, склади, АЗС, термінали та інші підрозділи не те що в межах однієї країни, а й по всьому світі. І коли з терміналу у Чикаго відпускають 700 тон палива оператор оформлюючи всі належні документи автоматично заносить інформацію в систему і її можна в цей самий момент прослідкувати з офісу що знаходиться в Нью Йорку чи в Києві.