Експертна оцінка – прийом контролю, який застосовується для перевірки вартісних, якісних та інших характеристик об’єкта основних засобів. Експертна оцінка на митниці повинна проводитись обов’язково при ліквідації та продажу основних засобів іншим підприємствам або організаціям, при чому як оцінка доцільності ліквідації або списання, так і оцінка ринкової вартості основних засобів незалежними експертами.
Опитування – прийом контролю, при якому перевіряючими здійснюється опитування працівників як бухгалтерії установи, так і технічного персоналу.
Важливе значення в процесі контролю відіграють його принципи - норми проведення, обов'язкове дотримання яких визначає ефективність господарського контролю.
Найголовнішими принципами діяльності господарського контролю є:
1) всеосяжність, яка полягає в поширенні контролю на всі сфери суспільної діяльності і на весь господарський механізм;
2) науковість, яка полягає в застосуванні останніх досягнень науки і техніки, передового досвіду в процесі здійснення контролю;
3) економічність, яка передбачає здійснення контролю з найменшими затратами, мінімальною кількістю працівників, які володіють спеціальними знаннями і навичками контрольної роботи;
4) дієвість, яка передбачає активний вплив суб'єктів контролю на об'єкти шляхом прийняття ефективних управлінських рішень по усуненню недоліків, профілактики та попередженню їх в подальшій діяльності.
В Державній митній службі на кожній митниці створені відділи (або сектора) організаційно-контрольної роботи, які здійснюють поточний контроль за додержанням фінансово-господарської дисципліни. Окрім цього, створено Центральне бюро аналізу ризиків та аудиту, яке займається організацією контролю та комплексними перевірками на митницях. При проведенні перевірок на митницях широко застосовуються методи та принципи контролю, причому методи та прийоми контролю застосовуються в поєднанні та в різних комбінаціях.
В Кіровоградській митниці, як і в кожній установі, існує внутрішній контроль, який є системою постійного спостереження за ефективністю діяльності установи, збереженням і ефективним використанням цінностей і коштів, доцільністю і вірогідністю господарських операцій. Внутрішній контроль повинен забезпечити достатню упевненість керівництва установи у достовірності фінансової звітності; у правильності функціонування облікової системи, що стосується правильності оформлення первинних документів, їх обробки і рознесення за рахунками, у тому, що матеріальні активи установи не будуть розкрадені, незаконно привласнені, неефективно використані чи випадково або навмисно зіпсовані, знищені.
Оперативність внутрішнього контролю багато в чому залежить від своєчасності і вірогідності облікової інформації про рух, наявність і дотримання відповідних умов зберігання матеріальних цінностей. Оперативність контролю залежить не тільки від виконання його функцій головним бухгалтером, але й іншими працівниками обліку, які повинні не тільки займатися веденням обліку а й контролем за збереженням, ефективним використанням і утриманням основних засобів митниці в придатному до використання стані.
У системі економічного контролю державна митна служба України відноситься до контролюючих органів спеціального призначення, і від злагодженості та ефективності її роботи у значній мірі залежить економічна стабільність та розвиток країни в цілому.
Дійовим важелем в організації ефективної роботи регіональних митниць та митних постів є розробка та впровадження такої системи внутрішнього контролю, яка забезпечила би дотримання правил та норм внутрішнього розпорядку в кожному підрозділі служби та дотримання чинного законодавства в цілому в межах системи.
Таким чином, організація внутрішнього контролю в митній системі України повинна розглядатися на двох рівнях:
1) у цілому по системі - внутрішньовідомчий контроль, що є періодичним і здійснюється з ініціативи Державної митної служби України;
2) в окремих підрозділах служби - внутрішній контроль, що є постійним і здійснюється з ініціативи керівництва.
Внутрівідомчий контроль на Кіровоградській митниці здійснюється інспекторами – ревізорами із Державної митної служби України.
Ревізія проводиться на основі Інструкції про порядок проведення документальної ревізії фінансово-господарської діяльності митних установ та організацій митної системи, затвердженої Наказом Держмиткому № 242 від 06.06.1996 р .
Ревізія основних засобів на Кіровоградській митниці починається з перевірки правильності відображення їх в обліку й реальності балансових і звітних даних. Для цього зіставляють наявність основних засобів у балансі з даними синтетичного й аналітичного обліку. Потім перевіряють первинні документи для встановлення законності й доцільності господарських операцій і так виявляють винних осіб, які допускають порушення і зловживання. Тобто, за даними інвентарного списку основних засобів, описів інвентарних карток з обліку основних засобів і самих інвентарних карток обліку основних засобів ревізор встановлює, за ким числяться й де знаходяться основні засоби, час проведення інвентаризації і чи відображені в обліку її результати.
За первинними документами й картками обліку руху основних засобів перевіряють своєчасність і повноту оприбуткування надходження основних засобів. Зокрема, ревізор з'ясовує, чи відображені в обліку суми зносу основних засобів, які були в експлуатації, чи не зменшена кількість предметів, які надійшли до установи, на наявність на предметах інвентарних номерів.
Доцільність ліквідації основних засобів перевіряється суцільним способом за актами, зокрема, правильність їх складання, наявність актів на дефектність предметів, повноту і своєчасність оприбуткування матеріалів від ліквідації, відображення збитків від ліквідації не повністю амортизованих засобів.
Далі ревізор перевіряє законність затрат на поточний і капітальний ремонт основних засобів; правильність відображення основних засобів за фактичними затратами на придбання, зведення й виготовлення, що становлять їхню первісну вартість.
Вивчаючи операції вибуття чи ліквідації основних засобів ревізор має встановити, чи не був завищений відсоток зносу з метою дальшої реалізації за нижчими або вищими цінами.
Повноту й своєчасність оприбуткування основних засобів визначають шляхом зіставлення дати оприбуткування за рахунком 10 “Основні засоби” з даними, вказаними в первинних документах, актах приймання-здавання, актах введення в експлуатацію основних засобів тощо.
Документальній перевірці підлягають також операції щодо списання основних засобів, правильність їх оформлення, законність і доцільність вибуття і правильність відображення його в обліку.
Необхідно також перевірити правильність оцінки основних засобів. Основні засоби, які надійшли на митницю, обліковуються за первісною вартістю. При цьому придбані основні засобі, які були в експлуатації, оприбутковуються за сумою купівельної вартості (оплати), з доданням суми зносу за цими об'єктами, вказаної у документах на оплату.
Ретельно перевіряють операції щодо передачі основних засобів у оренду. Для цього вивчають зміст договорів (на який строк, розмір орендної плати, умови проведення капітального ремонту орендованих основних засобів та ін.) і їх виконання, а також правильність розрахунків за орендовані основні засоби і відображення вказаних операцій на рахунках бухгалтерського обліку.
Ревізор перевіряє точність і своєчасність обчислення зносу основних засобів. Правильність нарахування зносу основних засобів перевіряється за даними меморіального ордеру № 9, де щомісячно сума зносу відображається бухгалтерським записом у дебет відповідних рахунків:
1) дебет рахунків 103-109
2) кредит субрахунку 131 “Знос основних засобів”.
Перевіряючи операції з ремонту основних засобів, слід встановити, чи не було приписок виконаних робіт з метою завищення суми заробітної плати та понаднормативного списання будівельних матеріалів і запасних частин. Тому ревізію операцій з капітального ремонту слід починати з перевірки правильності складання плану і кошторису капітального ремонту і реальності їх показників. Такі плани і кошториси мають складатися за даними актів технічного огляду й відомості дефектів, у яких конкретно вказані ті частини основних засобів (вузли, агрегати), які підлягають ремонту, заміні або відновленню.
Завищення вартості й приписки обсягів ремонтних робіт виявляють шляхом зіставлення фактично виконаних робіт і даних первинних документів, відображених в обліку і звітності. Завищення вартості робіт зумовлене переважно неправильним застосуванням норм витрачання матеріалів і цін на них, норм виробітку й розцінок.
Правильність розрахунків з підрядником за виконаний капітальний ремонт машин, механізмів і транспортних засобів перевіряють на підставі рахунків, актів приймання-здавання відремонтованих об'єктів, кошторисів чи калькуляцій, договорів і нарядів-замовлень. Обсяг виконаних робіт за актами приймання-здавання має дорівнювати вартості за кошторисом і договором.
По результатам ревізії складається акт. Акт ревізії повинен бути стислим, лаконічним. На початку акта відмічається, на підставі чого проводиться ревізія чи перевірка (згідно плану, позапланова, за поданням правоохоронних органів, згідно з наказом ДМСУ тощо), а також відмічається які напрямки фінансово-господарської діяльності були перевірені. В акті викладаються виявлені недоліки, порушення та зловживання, позитивний досвід роботи, який доцільно розповсюдити на інші митні установи чи організації. У разі необхідності до акта додаються вилучені у встановленому порядку первинні документи або їх завірені копії, а також довідки, розрахунки та пояснення посадових осіб. Матеріали в акті викладаються довільною формою.