Знос не нараховується на такі основні засоби:
1) земельні ділянки ;
2) пам’ятники культурної спадщини національного та місцевого значення, які внесені ( підлягають внесенню) до Державного реєстру нерухомих пам’яток України, унікальні документи Національного архівного фонду України, які внесені (підлягають внесенню) до Державного реєстру національного культурного надбання, які зберігаються в бібліотеках згідно із Законом України “Про національний архівний фонд та архівні установи” тощо, як об’єкти з невизначеним строком корисного використання;
3) багаторічні насадження, що досягли повного розвитку (віку плодоносіння, експлуатаційного віку);
4) музейні цінності, як об’єкти з невизначеним строком корисного використання;
5) природні ресурси;
6) незавершене капітальне будівництво.
На період реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання, консервації об’єкта необоротних активів нарахування зносу призупиняється.
Сума нарахованого зносу не може перевищувати 100% вартості необоротних активів.
Знос, нарахованій у розмірі 100% вартості необоротних активів, що придатні для подальшої експлуатації, не може бути підставою для їх списання.
Знос основних засобів відображається на субрахунку Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.1999 р. №114, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20.12.1999 р. №890/4183, з розподілом на субрахунки:
131 “Знос основних засобів”;
132 “Знос інших необоротних матеріальних активів”.
Суми нарахованого зносу відображаються у інвентарних картках обліку основних засобів типової форми ОЗ-6 (бюджет). Для нарахування щорічного зносу застосовується типова форма ОЗ-12 (бюджет) “Відомість нарахування зносу на необоротні активи”.
Відомість нарахування зносу на основні засоби типової форми № ОЗ-12 (бюджет) застосовується для нарахування суми зносу основних засобів відповідно до норм зносу, встановлених в процентах до балансової вартості кожної з груп основних засобів.
На загальну суму нарахованого зносу складається меморіальний ордер № 9, дані якого заносяться в книгу “Журнал-головна”.
У бухгалтерському обліку нарахування суми зносу відображається проведенням за дебетом субрахунку 401 “Фонд у необоротних активах” та кредитом субрахунку 131 “Знос основних засобів”.
У формі фінансової звітності № 1 “Баланс” сума зносу відображається у рядку 121.
Якщо первісна вартість основних засобів (за якими проводиться нарахування зносу) була змінена у попередні експлуатаційні періоди (шляхом проведення дооцінки або уцінки), то знос нараховується на відновлювальну вартість. На наш погляд, на законодавчому рівні не враховані усі нюанси організації обліку зносу основних засобів у бюджетних установах, зокрема на митницях.
Особи, відповідальні за експлуатацію та збереження основних засобів, повинні забезпечити своєчасне, повне і якісне виконання усіх правил їх технічного обслуговування і ремонту, необхідних для підтримання (відновлення) експлуатаційних властивостей цих засобів.
Для забезпечення нормального стану об’єктів необоротних активів і забезпечення їх безперебійної роботи в процесі експлуатації виникає потреба проведення їх ремонтів. В залежності від об’єму виконуваних робіт ремонти підрозділяються на поточні та капітальні.
Поточний ремонт передбачає заміну або виправлення окремих деталей, що зносилися, усунення ушкоджень, що виникли в процесі експлуатації. Капітальний ремонт включає заміну провідних конструкцій в будівлях, спорудах, заміну або відновлення зношених вузлів при розборі обладнання.
Поточний і капітальний ремонти необоротних активів продовжують строк їх служби. Облік видатків на ремонт забезпечує виявлення їх обсягу, собівартість виконаних робіт і контроль за використанням призначених до ремонту коштів.
Згідно Інструкції № 64 витрати, пов’язані з проведенням ремонтних робіт необоротних активів установи відображаються у складі фактичних видатків по відповідним кодам економічної класифікації, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 27.12.2001 р. № 604.
В Кіровоградській митниці, як і в усіх бюджетних установах, роботи, направлені на утримання об’єктів основних засобів в робочому стані, виконуються двома способами - підрядним і господарським.
Найбільшу питому вагу у видатках на ремонт необоротних активів має ремонт будинків і споруд. При підрядному способі ремонтні роботи виконуються спеціалізованими ремонтними організаціями, а при господарському - установа самостійно виконує такі роботи.
За обсягом і характером виконуваних ремонтних робіт ремонти на митниці поділяють на поточні і капітальні. Вони відрізняються складністю, обсягом, терміном виконання та періодичністю проведення. Поточні ремонти можуть проводитися декілька разів на рік, а капітальні – як правило не частіше одного разу на рік.
Поточний ремонт здійснюється для підтримки об'єкта основних засобів в робочому стані і отримання початково визначеної суми майбутніх економічних вигод від його використання. При поточному ремонті замінюють окремі деталі без розбирання усього об'єкта.
Капітальний ремонт приміщення - це комплекс ремонтно-будівельних робіт, який передбачає заміну, відновлення і модернізацію конструкцій і обладнання приміщень у зв'язку з їх фізичним зносом і зруйнованістю, покращенням експлуатаційних показників, а також покращення планування приміщень і благоустрою території без зміни будівельних габаритів об'єкта.
На кожен об'єкт, що підлягає поточному чи капітальному ремонту, складають відомість дефектів, у якій вказують деталі, що потребують заміни, необхідні ремонтні роботи, норми часу на виконання робіт, виготовлення, заміну деталей, кошторисну вартість ремонту, строки початку і закінчення ремонту. Якщо ремонт виконується господарським способом, то на підставі відомості дефектів виписують наряд - замовлення, документи на одержання зі складу необхідних запасних частин і ремонтних матеріалів, наряди на виконання робіт з виготовленню, монтажу, реставрації окремих вузлів і деталей та їх заміни.
Якщо ремонт виконує підрядна організація, то відомість дефектів складають у присутності представника замовника. Один примірник відомості дефектів передають замовнику для контролю повноти і якості ремонту. Приймання виконаних підрядною організацією ремонтних робіт оформляється “Актом приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів” ф. № 0З-2 (бюджет). Акт складається у двох примірниках - по одному для підрядника і замовника. Акт передають у бухгалтерію, де на його підставі в інвентарній картці обліку основних засобів виконують відповідні записи про виконаний ремонт. Крім того, акт т. ф. № 0З-2 є підставою для списання витрат на ремонт основних засобів.
Поточні ремонти основних засобів на Кіровоградській митниці здійснюються в основному силами співробітників структурних підрозділів. При цьому будівельні матеріали, іноді, закуповуються за рахунок митниці (тоді оформлюють акт виконаних робіт і у бухгалтерському обліку відображають поточний ремонт виконаний власними силами), а частіше за рахунок коштів працівників або профспілкового комітету. Недоліком у цьому випадку є те, що не оформлюється документація з приводу зробленого ремонту.
Капітальний ремонт проводять в основному підрядним способом (силами сторонніх організацій на підставі укладеної угоди, договору, контракту).
Підставою для проведення ремонту на митниці є відомість дефектів.
Роботи з реконструкції та модернізації основних засобів на митниці, як правило, здійснюються спеціалізованими підрядними організаціями. Оформляються вони аналогічно капітальному ремонту основних засобів, але роботи з модернізації, добудови, дообладнання, реконструкції об'єктів основних засобів суттєво змінюють їх технічні та експлуатаційні характеристики, а відтак їхню вартість. Тому витрати на ці роботи зараховують на збільшення первісної вартості основних засобів.
Результати реконструкції, модернізації, дообладнання, добудови основних засобів обов'язково заносяться до інвентарної картки відповідного об'єкта. Якщо ж вказані роботи суттєво змінюють характеристику і призначення об'єкта, то на нього оформляють нову інвентарну картку, а попередня вилучається і зберігається для довідки.
В 2008 р. було проведено капітальний ремонт адміністративного будинку Кіровоградської митниці. В зв’язку з відсутністю фінансування в 2009 р. капітальний ремонт адмінбудинку Кіровоградської митниці не проводився і на облік було взято “Незавершене капітальне будівництво”.
Та частина робіт, яка була проведена відображена в обліку наступним чином: ремонтні роботи виконувались підрядною організацією на підставі договору, укладеного з ремонтно-будівельною організацією і Кіровоградською митницею.
Облік видатків на ремонт зводиться до відображення розрахункових операцій між установою та ремонтною організацією і списання на видатки пред’явленої підрядчиком вартості робіт, прийнятих установою.
Перед початком ремонту було складено дефектну відомість, яка складена відповідним спеціалістом, затверджена керівником установи і була використана для складання кошторису, тобто, визначення загальної вартості ремонтних робіт.
Для проведення ремонту бригаді виданий наряд на підрядну роботу, в якому вказано об’єкт, його інвентарний номер, обсяг роботи, сума заробітної плати і зазначений склад ремонтної бригади.
Фактичні видатки на ремонт обліковані бухгалтерією з розподілом за елементами витрат: заробітна плата, матеріали, інші прямі витрати, накладні витрати.