В настоящее время самым большим по объему, универсальности и распространенности справочным архивным электронным ресурсом является массив БД «Архивный фонд». Эти БД вначале, да и сейчас, формально конституируются как элементы системы автоматизированного централизованного государственного учета. По сути уже в первых версиях этого программного комплекса (ПК), а особенно в действующей, превалируют информация НСА и средства работы с ней прежде всего (хотя и не только) потому, что ряд учетных документов выполняют функции НСА -непосредственно или в пересистематизированном виде. ПК «Архивный фонд» дает возможность вводить описания документов на четырех уровнях: фонд, опись (в целом), единица хранения (единица учета), документ. В ПК «Архивный фонд» можно автоматически формировать тексты путеводителя по фондам архива (с указателями путеводителя), краткого справочника по фондам, десятки видов перечней фондов, описей, дел; можно вести описи, любого вида каталоги, указатели.
На практике эта информация (помимо ее учетных приложений) используется непосредственно как НСА для поиска архивных документов, иногда - для формирования текстов справочников для последующего их макетирования и опубликования, в некоторых случаях данные конвертируются в другие архивные системы (например, в автоматизированную систему учета и контроля движения дел и документов, разработка которой завершается на базе ГА РФ и РГАЭ). А иногда в редуцированном виде эта информация размещается в сети Интернет.
Ведение архивами БД «Архивный фонд» оценивается двумя основными показателями - числом архивов, использующих эту программу, и объемом введенных данных. Приведем данные на 2005 г. По охвату системой архивной отрасли цифры таковы. Ведут БД «Архивный фонд»: 14 федеральных архивов (с фондовой организацией документов) - 100%; 170 государственных архивов субъектов РФ — 81%; 801 муниципальный архив - 33%.
Второй показатель - количество введенных в БД описаний фондов и процент по отношению к числу фондов в наличии (в сопоставлении с паспортными данными): федеральные архивы — 55,3 тыс. фондов, 82%; государственные архивы субъектов РФ - 310 тыс. фондов, 66%; муниципальные архивы -91 тыс. фондов, 30%.
В целом же по документам, хранящимся в этих архивах, введены описания 456 тыс. фондов, т.е. 54%.
В большом количестве в рамках БД «Архивный фонд» накапливаются сведения об описях в целом (речь здесь идет об уровне описи, а не о единице хранения). Федеральными архивами введены 63,2 тыс. записей БД на уровне описи (45%), госархивами субъектов РФ - 490 тыс. записей (52%), муниципальными архивами - 110 тыс. записей (26%).
В объемном отношении процесс накопления указанных видов электронных ресурсов нужно признать удовлетворительным, однако имеется, естественно, та же проблема, что и в традиционном НСА, - количество и качество аннотаций и исторических справок в описаниях на уровне фонда.
В последнее время все более масштабной становится целенаправленная массовая оцифровка описей, которая (наряду с прямым вводом содержания описей в БД «Архивный фонд») проводится преимущественно с одновременным созданием соответствующих БД с описаниями на уровне единицы хранения. Сотни тысяч таких описаний в электронном формате накоплены в ГА РФ, РГАЭ, РГИА, РГАСПИ, РГАНТД, филиале РГАНТД в г. Самара, РГАНИ, в ряде госархивов субъектов РФ.
Увеличение парка компьютерной техники архивами в последнее десятилетие повлекло за собой всплеск создания множества тематических БД на уровне фонда, дела, документа, части документа. По отчетным сведениям на 2005 год 110 архивов имеют 466 тематических БД, содержащих 11,2 млн. записей (в эти показатели не входят ресурсы БД «Архивный фонд»). Эти БД создавались в ходе реализации международных проектов (тематические комплексы документов Коминтерна, СВАТ, кино-и фотокаталоги, списки военнопленных и места их захоронений), по заказу региональных администраций (картотеки решений исполкомов советов разных уровней), для решения вопросов хозяйствования (списки домовладений, земельные кадастры), в связи с юбилейными датами (хроники событий, региональные энциклопедии, биографии выдающихся деятелей). Накоплен солидный массив генеалогической информации (метрические книги, дворянские списки, адрес-календари), создано множество БД социальной направленности (награжденные, жертвы репрессий: списки узников, раскулаченных, картотеки спецпереселенцев). Как правило, это несложные по структуре локальные БД, содержащие полезный ресурс НСА архива.
Наиболее позднее явление в архивном НСА — представление его в сети Интернет. Этот процесс в России начался 5-6 лет назад и пока в целом находится на довольно элементарном уровне. В российском сегменте сети Интернет размещены 142 справочника - путеводители по фондам архива, краткие справочники, тематические перечни документов, описи, каталоги. Доля каждого вида справочника составляет от 15 до 19% от их общего числа в Интернете. Основной массив представлен архивной отраслью, причем 28 справочников размещены на портале «Архивы России ». В ближайшее время там будет размещена высокофункциональная БД, содержащая 60 путеводителей по фондам архивов. Технология представления справочников в Интернете -почти исключительно гипертекст, затем следуют БД, нередко встречаются и запакованные текстовые файлы (в формате Word) - самый простой и наименее затратный способ размещения информации, не предоставляющий, однако, никаких сервисов, а только возможность их копирования на компьютер. Отметим еще одну черту справочников, представленных в Сети, - многие из них были предварительно опубликованы, что понятно при нынешнем состоянии российской законодательной базы по электронным документам вообще и по их публикациям в сети Интернет в частности.
Российские архивы делают первые шаги по представлению НСА в Интернете. Этот путь осложняется отсутствием серьезных стимулов, недостатком финансовой основы, нехваткой квалифицированных специалистов, правовой невнятицей, слабостью телекоммуникационной инфраструктуры.
Пока число архивных справочников в Рунете невелико, и в их реализациях мало используются богатейшие возможности информационных технологий. Российским архивистам предстоит еще многое узнать, хотя бы только для постановки своих задач перед профессиональными разработчиками сайтов, web-мастерами, web-дизайнерами, web-программистами. В этой связи актуально включение тематики подготовки, размещения и продвижения архивной информации в сети Интернет в программы курсов по повышению квалификации архивистов.
Многие электронные справочники в качестве прототипа или информационной базы имеют справочники традиционные. Вместе с тем появилось и множество других, которые по своей структуре, информационному наполнению, средствам поиска не просто отличаются от справочников традиционных, но и не имеют среди последних аналогов.
Учитывая все вышесказанное, уже непозволительно при определении системы НСА лишь вскользь упоминать электронные ресурсы как «базы данных, выполняющие функции справочников перечисленных типов и видов», либо «а также автоматизированные справочники». Ситуация требует осмысления.
При всей своей сложности, фрагментарности создания НСА и представления его в различных формах все перечисленные явления составляют единый могучий процесс. Речь идет о новом воплощении системы НСА.
Во всем многообразии форм, форматов, уровней созданного электронного НСА видны четыре основных фактора. Первый - накопленные справочные электронные ресурсы в целом содержат все элементы, из которых должны состоять справочники. Второй - увеличение общего объема электронных справочных ресурсов как по количеству справочников, так и по числу описаний архивных документов на различных уровнях значительно опережает рост традиционного НСА. Третий - электронный НСА по своим функциональным свойствам существенно превосходит традиционный НСА. Четвертый - многие электронные справочные системы по своему наполнению и поисковым средствам не имеют аналогов (взаимного соответствия) в системе традиционного НСА.
Все эти факторы, анализ структур и функций накопленных массивов, их объем, особенности программных наработок, возрастающая обеспеченность архивов компьютерной техникой (в настоящее время общий ее парк в архивах отрасли составляет более 6,5 тыс. машин и 176 ЛВС), развитие телекоммуникационной инфраструктуры, опыт создания и использования НСА позволяют определить следующие основные черты складывающейся системы НСА архива.
Ядром и наиболее полной реализацией всех информационных ресурсов и функций системы НСА архива является электронная система, содержащая иерархически организованные данные на пяти уровнях - фонд, опись в целом (как комплекс единиц хранения), единица хранения (единица учета), документ, текст (изображение) документа. Последний уровень включен в систему НСА потому, что его объекты могут быть использованы не только как конечная цель поиска, но и как средство поиска, как правило, контекстного, а при XML-разметке - и параметрического. Первые три уровня содержат исчерпывающие перечни соответствующих объектов описания, имеющихся в архиве. Уровни же документа и его текста заполняются по мере создания электронного контента в ходе подготовки тематических перечней, тематических каталогов, документальных публикаций и т.д. На каждом из верхних четырех уровней по каждому объекту описания вводится полный набор элементов описания объекта этого уровня. Например, для уровня фонда это название фонда, справочные данные, информация по истории образования и хранения фонда, аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования (иными словами, совокупность элементов описания, необходимых для формирования полноценной описательной статьи путеводителя по фондам архива). Программно-языковая среда, в которой существует информация, может быть любой, позволяющей устанавливать иерархические связи между разными уровнями данных и набор стандартных видов отношений между записями отдельных информационных файлов.