Необходимыми составляющими системы являются также схемы систематизации информации и ключевые слова. Предусматривается одновременное существование схем систематизации материала для путеводителя, для систематического каталога, для тематических каталогов, тематических перечней, причем для каждой из перечисленных целей можно создавать несколько схем. Ключевые слова вводятся для описаний каждого уровня.
Ясно, что в информационном отношении эта система соответствует всем видам путеводителя по фондам архива, реестру описей, описи, всем видам каталогов, но при этом намного мощнее по поисковым возможностям каждого из этих справочников или их полной совокупности.
В системе могут содержаться тексты путеводителя по архиву и обзоры, но отдельно от ее основной структуры - как неструктурированные справочники.
Физическое расположение системы значения не имеет, хотя свою роль в его выборе играют соображения организационные, финансовые и т.п. Система может быть размещена на автономном компьютере, сервере локальной сети архива, сервере вне архива (по принципу аутсорсинга) или на нескольких серверах, если система имеет распределенный характер. Значение имеют точки доступа к системе. Это может быть читальный зал архива, публичная библиотека, научное учреждение, любой компьютер или локальная сеть в случае размещения системы в Интернете.
Система может формировать исходные тексты любых видов путеводителей, описей, тематических перечней (включая внутренний справочный аппарат через механизм ключевых слов) для их публикации - в печатном виде, на компакт-дисках, на микроносителях. Очевидно, отпадет необходимость вывода на отдельные носители каталогов и указателей.
Традиционно система НСА архива определяется как комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, БД о составе и содержании документов. Это конструкция, в которой информационная взаимодополняемость реализуется в физически разделенных справочниках различных типов, содержащих описания архивных документальных комплексов разных уровней, а информационные взаимосвязи имеют логический характер. В этом смысле взаимодополняемость и взаимосвязи в традиционной системе НСА можно назвать виртуальными. В описываемой электронной системе НСА эти взаимосвязи материализуются в конкретных внутренних связях между различными уровнями и сегментами системы, которые составляют единый информационный организм. Традиционные справочники не являются информационным или инструментальным дополнением к электронной системе как к справочнику того же ряда, они не содержат никакой информации, которой нет в системе, не обладают дополнительными поисковыми возможностями. Традиционный справочник (на любом носителе) - одномоментная плоская проекция части электронной системы НСА архива.
Однако можно говорить о взаимодополнениях архивной электронной системы, ее версиях в Интернете и в традиционных справочниках, но в ином, не информационном плане, а как взаимодополнениях по отношению к привычкам, индивидуальным предпочтениям, способам восприятия информации пользователей - в работе с бумажным справочником, его CD-версией, с локальной электронной системой или ее интернет-версией.
Следует отметить, что в действующей третьей версии ПК «Архивный фонд» реализованы структура и большинство функциональных возможностей описанной электронной системы НСА. В четвертой версии, разработка которой будет завершена в следующем году, будут сделаны дальнейшие шаги по построению данной системы.
Очевиден путь дальнейшего развития системы НСА. Нет никаких технических или технологических препятствий к объединению электронных систем разных архивов в единую систему. Необходимо, конечно, при этом соблюдение единой методики построения и заполнения объединяемых систем, единых электронных форматов описаний архивных документов и использование единых или совместимых классификационных схем (для каталогов, для подготовки в случае необходимости межархивных справочников). Таким образом, после объединения мы получим систему НСА Архивного фонда РФ (разумеется, по тем архивам, которые участвуют в единой электронной системе).
Возможны два пути ее реального существования: централизованный и распределенный. Централизованный вариант означает концентрацию всей информации на одном сервере, в распределенном варианте информационные массивы НСА архивов (групп архивов) физически расположены на разных серверах, и их объединение осуществляется с помощью сети Интернет.
Магистральное направление в развитии НСА на современном этапе - движение к реализации представленной модели полной системы НСА, и на повестке дня - адаптация к конкретным архивным нуждам уже созданных технологических и программно-аппаратных средств и целенаправленное информационное наполнение электронной системы НСА.
2 Научно-справочный аппарат к документам архива
Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).
В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.
В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)
Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.
Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.
При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.
Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.
Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.
Историческую справку составляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.
Историческая справка состоит из трех разделов:
истории фондообразователя;
истории фонда;
характеристики документов фонда.
Первый раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:
даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;
крайние даты деятельности организации;
изменения в названии и деятельности организации;
задачи и функции организации и их изменения;
масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;
структура организации и ее изменения (с указанием дат).
Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:
Количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
состав документов фонда и крайние даты каждой группы;
время поступления фонда в архив организации;
степень сохранности документов;
изменения в составе и объеме документов фонда;
указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).
Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.
В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:
1. основные виды документов;
2. указывают на особенности документирования в данной организации;
3. дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.
Справку печатают на общем бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.
3. Система научно-справочного аппарата к архивным документам
Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.