СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………......... 3
1. «ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА»…………………………………………………………………………. 7
1.1 Виды конфиденциальной информации: государственная, банковская, налоговая и служебная тайны……………………... ……………… …………….. 7
1.2 Технология работы с документами ограниченного доступа в документационном обеспечении управления …………………………………... 12
1.3 Особенности архивной работы документов ограниченного доступа.…………………………………………………………………………….. 33
1.4 Особенности изъятия и уничтожения документов, дел ограниченного доступа в документационном обеспечение управления……………………….. 37
2. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА В ФГОУ СПО «ПРИМОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»……………………………………………………………………….. 40
2.1 Краткая характеристика, и структура ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»………………………………………………………. 41
2.2 Описание структурного подразделения и рабочего места специалиста…... 43
2.3 Составление, изготовление и издание конфиденциального документа в ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»……………………….. 50
2.4 Учет, хранение и использование носителей конфиденциальной информации в ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»……………………… 58
3. АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА В ФГОУ СПО «ПРИМОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»……………………..…………………….. 60
3.1. Учет документов ограниченного доступа в Приморском политехническом колледже…………………………………………………………………………… 61
3.2. Архивная работа с документами ограниченного доступа в Приморском политехническом колледже………………………………………………………. 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………. 63
БИБЛИОГРАФИЯ………………………………………………………………… 64
ВВЕДЕНИЕ
В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность.
Безопасность ценной документируемой информации (документов) определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, в том числе стихийных бедствий. А также пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу (опасность) несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, в результате чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.
Документируемая информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, организацией, банком, компанией или другой структурой (далее - фирма), является его собственной или частной информацией, представляющей для него значительную ценность, его интеллектуальной собственностью.
Ценность информации может быть стоимостной категорией, характеризующей конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утрате. Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для фирмы или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т. д. Ценность информации может также отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение.
Ценная информация охраняется нормами права, товарным знаком или включается в категорию информации, составляющей тайну фирмы.
Состав ценной информации фиксируется в специальном перечне, определяющем период (срок) и уровень (гриф) ее конфиденциальности (т. е. недоступности для всех), список сотрудников фирмы, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе.
Перечень, основу которого составляет типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В перечень включаются действительно ценные сведения о каждой работе фирмы.
Дополнительно может составляться перечень документов, в которых эти сведения отражаются (документируются). В перечень включаются также документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для фирмы и подлежащие охране. Перечни формируются индивидуально каждой фирмой в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются первым руководителем фирмы. Эта же комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечни в соответствии с динамикой выполнения фирмой конкретных работ.
Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и перехода информации в категорию общеизвестных. Степень ценности информации и надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.
Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, этот термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.
Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.
Под конфиденциальным документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.
Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность.
Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть - кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела.
Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики деятельности фирмы.
Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения до их патентования и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации, и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.
Общественная опасность противоправных действий в области конфиденциальных документов, выражается в том, что нарушения могут привлечь за собой нарушение деятельности системы управления и контроля различных (включая жизнеобеспечивающих) объектов, серьезные нарушения работы с документами ограниченного доступа.
В этой связи был принят Федеральный Закон РФ «о коммерческой тайне» № 98-ФЗ, 15 июля 2004 года, где был установлен режим коммерческой тайны в отношении сведений о неразглашении конфиденциальной информации.
Практическим работникам службы документационного обеспечения управления необходимо владеть знаниями в области ограничения доступа к конфиденциальным документам, которым установлен настоящий Федеральный Закон.
Цель данной дипломной работы – изучение технологии работы с документами ограниченного доступа.
Для этого были поставлены следующие задачи:
- изучение основных понятий по данному вопросу, а именно понятие организации работы с документами в области конфиденциальности ;
- изучение технологии учета и рассмотрения поступивших конфиденциальных документов;
- Изучение архивной работы документов ограниченного доступа;
- На практическом примере рассмотреть конкретную информацию, касающуюся документов ограниченного доступа.
1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА
1.1. Виды конфиденциальной информации: государственная, банковская, налоговая и служебная тайны
Некоторые документы ограниченного доступа несут информацию о государственной тайне.
Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-разыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации согласно Закону РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне». Положения Закона обязательны для исполнения на территории РФ и за ее пределам органами представительной, исполнительной и судебной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями, независимо от их организационо-правовой формы и формы собственности, должностными лицами и гражданами РФ, взявшими на себя обязательства либо обязанными по своему статусу исполнять требования законодательства РФ о государственной тайне.
По степени важности сведений государственные секреты делятся на государственную тайну и служебную тайну. Государственную тайну составляют сведения, разглашение (передача, утечка и т.д.) которых может оказать отрицательное воздействие на качественное состояние военно-экономического потенциала страны или повлечь другие тяжкие последствия для обороноспособности, государственной безопасности, экономических и политических интересов страны. Служебную тайну составляют охраняемые государством сведения в любой области науки, техники, производства и управления, разглашение (передача, утечка и т.д.) которых, может нанести ущерб интересам государства.