Внедрение электронного документооборота в музеях (стр. 2 из 4)

Основные параметры документа будут унаследованы, также появится возможность работать с параметрами, доступными только финансовым документам.

Структура современных музейных систем электронного документооборота состоит из следующих элементов:

1. базы данных,

2. тезаурусы,

3. сети, запросы по сети,

4. изображения экспонатов (на микрофишах — документах в виде микроформы на прозрачной форматной плёнке (реже на непрозрачной основе) с последовательным расположением кадров в несколько рядов),

5. отображение на экране дисплея результатов запроса – списка идентификаторов в БД и отбор по запросу фотографий – микрофиш.

Информационно-справочная система документооборота выполняет следующие функции:

- учет поступлений, выдачи и движения экспонатов музейного фонда;

- формирование отчетной документации по объектам учета и хранения;

- осуществление быстрого поиска экспонатов и связанной с ними информации;

- предоставление доступа к коллекции музея и отдельным экспонатам через Интернет;

- создание CD-дисков и информационных киосков с отобранными фрагментами музейной коллекции для образовательных и коммерческих целей, проведения презентаций и т.п.

Особое внимание следует обратить на прикладную функциональность, которая, собственно и характеризует применение информационных технологий в музейном документообороте. Музейная тематика - специфическая и довольно узкая предметная область. Соответственно музейные системы не получили такого широкого распространения как, например, бухгалтерские, кадровые, инженерно-расчетные, статистические и т.п. Сейчас мы не будем на них останавливаться и рассмотрим использование информационно-справочныхсистем, непосредственно связанных с выполнением музейных функций. Хотя, конечно, надо отметить, что в будущем в музеях будут функционировать интегрированные информационные системы, в которых все задачи будут взаимосвязаны.

§ 2. Основные концепции и особенности автоматизированной системы документооборота музея.

Автоматизация обработки информации в музее – многоаспектная задача, включающая учет и фотофиксацию экспонатов, подготовку и проведение выставок, повышение качества работы с посетителями, научные исследования и др. Создание удобной, технологичной и эффективной универсальной электронной системы сталкивается со многими проблемами. Ниже рассматриваются основные концепции и особенности системы.

Состав полей в описании предметов и формат паспорта рассматриваются как элементы знаний о предметной области. Тезаурусы понятий, применяемых при описании предметов, словари и справочники, алгоритмы автоматического расчета вычисляемых полей, алгоритмы проверки целостности - также являются элементами знаний о данной предметной области. Система позволяет, в частности, описать правила автоматического заполнения полей формы по значениям других, уже заполненных полей, например, вычисление сводного номера экспонатата.

При вводе в эксплуатацию системы предусмотрена настройка базовой системы на конкретную предметную область посредством элементов знаний. Формы описаний, словари, тезаурусы, алгоритмы расчетов и проверок могут быть созданы фирмой Cognitive Technologies (которая по рейтингу журнала «Эксперт»[1] признана компанией № 1 на рынке проектного программного обеспечения в России) по заказу специально для данной коллекции, или использованы элементы, созданные ранее для других музеев. Кроме того, возможно применение элементов знаний, разработанных в других организациях (музеях, институтах и т.п.).

Система электронного документооборота имеет средства настройки, позволяющие адаптировать ее к потребностям конкретного музея, отличается простотой корректировки форм, входящих в стандартную поставку, а также простотой создания новых форм для описания новых типов объектов для учета нестандартных свойств экспонатов конкретного музея.

Например, базовая версия системы НИКА-Музей содержит формы для описания экспонатов, подготовленные на основе опыта эксплуатации системы в Государственном Историческом Музее[2]. Система позволяет описать самые разные экспонаты (живопись, иконы, монеты, редкие книги, карты, изделия из дерева и драгоценных металлов, ткани и др.). Система может быть настроена и дополнена входными формами для создания описаний любой сложности.

Для создания новой формы достаточно описать модель ее содержания – структуру (оглавление) вводимых по форме реквизитов с разбивкой их на связанные группы и с указанием повторяемости групп. Для создания такого оглавления в дизайнере форм используются всего три клавиши: терминальное (простое) данное, структура (группа данных), массив (повторяющаяся группа). После описания содержания формы можно автоматически создать форму для ввода данных. Если автоматически созданная форма чем-либо неудобна, ее можно отредактировать средствами дизайнера форм.

§ 3.Применение электронной системы документооборота в качестве средства обслуживания посетителей.

Как только БД создана, можно открыть Интернет-доступ к данным с предоставлением посетителям и специалистам с разной степенью детализации описаний экспонатов музея и их изображений с разным уровнем качества.

Система полностью автоматизирует создание электронных каталогов экспонатов музея на компакт-дисках(CD) и информационных сенсорных киосках. Для этого достаточно произвести отбор того фрагмента коллекции, по которому предполагается создание отторгаемого информационного ресурса, и запустить соответствующую функцию. Предоставляется возможность замены титульных страниц ресурса. Для этого нужно в формате html подготовить новые страницы. На CD и киоск записываются СУБД (Система управления базами данных), web сайт и http сервер, который по запросам динамически формирует html страницы с описаниями объектов. Работа с такими отчужденными ресурсами осуществляется средствами стандартных браузеров (программное обеспечение для поиска, просмотра веб-сайтов, то есть для запроса веб-страниц, для их обработки, вывода и перехода от одной страницы к другой).

Система предоставляет оригинальную и очень важную для работы с посетителями возможность организации виртуальных интернет-выставок (выставки одного дня и т.п.). В определенное время суток запускается запрос, который отбирает экспонаты, связанные с текущей выставкой.

Информационные справочные системы музеев предоставляют гибкие возможности поиска объектов:

· по алфавитным указателям реквизитов, которые создаются автоматически в процессе ввода и корректировки данных;

· по значениям одного или нескольких полей учетной формы;

· по всем словам в значениях реквизитов с учетом морфологического анализа русских слов - система находит все экспонаты, содержащие в своем описании в любом падеже слово, указанное в запросе;

· по сложным поисковым конструкциям (типа запроса XML — текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки, иногда называемых словарями).

Глава II. Электронные системы документооборота в музеях: практическое применение.

§ 1. Общий обзор и сравнительный анализ электронных систем документооборота, применяемых в музейной деятельности.

Персональные компьютеры достаточно широко стали использоваться у нас в стране с начала 1990-х годов. Их применение в сфере культуры было связано с попытками создания автоматизированных информационно-справочных систем, которые могли бы использоваться всеми сотрудниками музея в повседневной практической работе, экспозиционной, выставочной, экскурсионной и пр. для ускоренного поиска самой различной информации о музейных предметах.

В середине 1970-х годов ведущие музеи страны - Государственный Эрмитаж, Третьяковская галерея и т.д. - делают первые попытки осмысления и практического использования новых возможностей компьютеров. С середины 1990-х годов на отечественном рынке музейных учетно-хранительских программ утвердились две тиражные системы: автоматизированная система (АС) "Музей" (разработка Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры РФ) и Комплексная автоматизированная музейная информационная система (КАМИС) (программный продукт ОАО "Альт-Софт", Санкт-Петербург). Очевидно, что потенциальный покупатель музейной компьютерной системы в 99-и процентах случаев сделает свой выбор между двумя вышеназванными вариантами. Оставшийся 1 процент - это та редкая ситуация, когда музейщики предпочтут обратиться к высококвалифицированному программисту; тот, в свою очередь, окажется способным за короткий срок освоить новую для него музейную предметную область и при этом не запросить за разработку запредельную сумму, неподъемную для бюджетной организации.

Можно сказать, что прошедшие 10-15 лет были «периодом первоначального накопления капитала», периодом освоения новых технологий, внедрения их в рабочую практику музеев. И если говорить о серьезных специализированных информационных музейных системах, то начиналось все, несомненно, с автоматизированных систем для целей учета, хранения и изучения коллекций. Первые успешные шаги в этом направлении в музейной практике были сделаны уже в начале 1980-х годов, с момента появления в музеях первых компьютеров. Задача учета предметов и коллекций сопровождается большим количеством однотипных операций, производимых с предметом (оформление акта приема на временное хранение, подготовка обоснования для фондово-закупочной комиссии (ФЗК), обсуждение на ФЗК, оформление акта приема на постоянное хранение, передача на материально ответственное хранение, запись в книгу поступлений (КП) и т.п.). На всех этих этапах многократно фигурирует одна и та же информация о предмете, поэтому совершенно очевидным является стремление автоматизировать этот процесс путем создания базы данных о предмете или коллекции.