В отсутствие стандартной программы многие музеи разрабатывали учетно-хранительскую систему, самостоятельно адаптируя ее к собственной специфике документооборота. Примером такого подхода может служить «Атлант» Эрмитажа, «Ника» Государственного исторического музея, система Государственного Дарвиновского музея и ряд других. Сейчас самые известные музейные учетно-хранительские системы: автоматизированная система (АС) «Музей» (разработка Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры РФ) и Комплексная автоматизированная музейная информационная система («КАМИС») (программный продукт ОАО «Альт-Софт», г.Санкт-Петербург). Сравнительный анализ двух этих систем можно посмотреть в приложении (табл. 1).
Обе системы являются работоспособными и обеспечивающими реализацию основных функций учета и хранения музейных предметов. Обеспечение успешного развития систем связано со следующими главными факторами: идеологией функционирования системы; правильным выбором средства разработки.
По мнению наиболее опытных и компетентных в вопросах информатизации музеев самой перспективной из тиражируемых систем является КАМИС (по мнению Государственного Русского музея, Государственной Третьяковской галереи, Государственного музея изобразительных искусств имени А.С.Пушкина, Государственного историко-культурного музея-заповедника "Московский Кремль", Рыбинского государственного историко-архитектурного и художественного музея-заповедника, Государственного Владимиро-Суздальского историко-архитектурного и художественного музея-заповедника). В рассматриваемой автоматизированной системе есть еще один модуль - «КАМИС-WЕВ». Это дополнение к системе «КАМИС», позволяющее на основе сформированной базы данных о коллекциях музея подготавливать и публиковать в Интернете каталоги различных музейных изданий.
Если у музея нет средств на дорогую КАМИС, следует обязательно приобрести более доступную АС "Музей". Главное - запустить у себя процесс автоматизации учета и хранения. Иначе будет упущено драгоценное время, и музей окажется в хвосте процессов информатизации, охвативших наше профессиональное сообщество.
Также известны такие автоматизированные системы документооборота, используемые в музеях, как:
1. "Памятники России" разработана по заданию Министерства культуры Российской Федерации для ведения государственного реестра недвижимых памятников истории и культуры. Целью этой интегрированной информационной системы является обеспечение пользователей полными и достоверными данными о недвижимых памятниках истории и культуры Российской Федерации, их изучении, использовании, охране, техническом состоянии, реставрации и восстановлении.
2. Геоинформационный справочник “Особо ценные объекты” обеспечивает предоставление имеющейся в ГИВЦ МК РФ информации по особо ценным объектам Российской Федерации.
3. “НИКА-Музей” - комплексная информационно-справочная система, которая предназначена для решения широкого спектра задач, возникающих в деятельности любого музея: учет, описание и хранение музейных предметов, создание видеоохранного банка изображений музейных предметов, осуществление научно-исследовательской и краеведческой деятельности, экспозиционно-выставочная деятельность, работа с посетителями музея.
§ 2. Клиентоориентированные автоматизированные системы документооборота в музейной деятельности.
Для улучшения скорости и качества документооборота, связанного с обслуживанием клиентов используют специальную стратегию CRM (Customer Relationship Management), нацеленную на создание долговременных и прибыльных взаимоотношений с клиентами через понимание их индивидуальных потребностей. Для музея клиентами в первую очередь являются посетители. Специализированных клиентоориентированных музейных систем, относящихся к классу СRМ, еще никто не создал, но есть системы, которые по своему смыслу и духу к ним приближаются.
Остановимся на одной из них: билетная система серии TicketNet (ООО "ИнфоТех", Санкт-Петербург). Он был внедрен в крупнейших музеях России: в Государственном Эрмитаже, музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственной Третьяковской галерее (Москва) и Государственном Русском музее (Санкт-Петербург), Государственном Бородинском военно-историческом музее-заповеднике и Государственном мемориальном и природном заповеднике «Музей-усадьба Л. Н. Толстого «Ясная Поляна».
Система TicketNet состоит из рабочих мест администратора и кассира. Рабочее место администратора настраивается на выполнение функций руководителя продаж, бухгалтера, складского работника, экскурсионного бюро. Это видно из перечня функций, который представлен ниже.
На рабочем месте администратора реализуются следующие общие функции:
1. назначение и планирование деятельности объекта (формирование расписания
мероприятий, создание репертуара, назначение экскурсий, организация маршрутного посещения);
2. ведение и редактирование тарифов и расценок на мероприятия и услуги, проводимые на объектах;
3. поддержка различных категорий клиентов, с учетом социального статуса и гражданства клиента (формирование цены билета с учетом категории клиента);
4. дизайн билета на конкретное мероприятие или группу мероприятий;
5. формирование и расценка абонемента;
6. учет пользователей системы;
7. назначение доступа для групп пользователей к отдельным функциям системы;
8. ведение базы клиентов и договоров с ними;
9. прием заявок и заказов от клиентов по сети Internet;
10. прием и регистрация заявок от клиентов (бронирование мест, заказ экскурсионного обслуживания);
11. учет склада и движения товара (для продажи печатной и сувенирной продукции);
12. получение отчетов о состоянии билетов на мероприятия (наличие и количество свободных, проданных или забронированных мест);
13. получение отчетов по заявкам и заказам клиентов;
14. получение кассовых отчетов по кассирам;
15. получение сводных отчетов по кассовым продажам за любой промежуток времени;
16. получение статистических отчетов по категории клиентов и посещаемости;
17. ведение и отслеживание оплаты по договорам.
На рабочем месте кассира реализуются следующие функции:
1. продажа и печать билетов на любое мероприятие;
2. автоматический или ручной выбор мест на мероприятие;
3. продажа абонементов;
4. продажа забронированных мест по предварительным заказам;
5. продажа услуг, предоставляемых музеем;
6. осуществление безналичной продажи;
7. продажа сувенирной и печатной продукции;
8. получение отчета за смену по продажам и бланкам.
Все пользователи системы разнесены по соответствующим группам:
1.администратор;
2.кассиры;
3.экскурсионный отдел;
4.бухгалтерия и т.д., что позволяет организовать различные уровни доступа для каждой группы.
Система TicketNet позволяет учитывать экскурсии, которые проводятся на объектах музея. При формировании заказа и выборе экскурсовода, который будет обслуживать данный заказ, автоматически заполняется расписание экскурсовода. В системе ведется учет всех клиентов музея, предусмотрен учет маршрутного посещения объектов музея. В системе ведется учет договоров, заключенных с клиентами музея.
Система позволяет получать следующие отчеты:
- бухгалтерские;
- кассовый отчет за смену;
- кассовый отчет за период по выбранному кассиру;
- сводный отчет по работе кассиров за период;
- карточку количественно-суммарного учета;
- по экскурсоводу;
- статистические;
- по категориям клиентов на входные билеты и услуги;
- по категориям клиентов на экскурсионное обслуживание;
- по категориям клиентов по типам мероприятий.
Описанная система TicketNet предназначена в большей степени для крупных музеев. Клиентоориентированных программных продуктов для небольших музеев пока нет, так как нет спроса, но он должен появиться: музеи учатся жить в новых экономических условиях.
§ 3. WEB-страница музея как форма информационно-справочной внешней документации.
К Интернету, или к так называемой Всемирной паутине World Wide Web, все привыкли настолько, что с трудом представляют свое существование без него. И каким бы тяжелым ни было финансовое положение музеев, практически все имеют доступ в Интернет. Доступ в Интернет дает возможность пользоваться электронной почтой, что является на сегодняшний день самым мощным и оперативным средством профессиональной коммуникации между музейными специалистами. Появляется возможность получать новостные рассылки, выходить на сайты отечественных и зарубежных музеев. Географические границы перестали быть препятствием для получения информации и для обмена ею.
Типовая структура отечественного музейного сайта такова:
1. Информация о возможности посещения
2. История музея
3. Постоянная экспозиция музея
4. Коллекции и отдельные предметы
5. Научная информация
6. Выставки
7. Образовательные программы
При этом коллекции и история музея представлены почти повсеместно, информация для посетителей, постоянная экспозиция и выставки - заметно реже, образовательные программы и научная информация - в единичных случаях. Проведем сравнительный анализ сайтов двух крупных художественных музеев - Государственной Третьяковской галереи и ГМИИ им. А.С.Пушкина по основным структурным показателям (см. «Приложение» табл. 2).
Самый посещаемый музейный WЕВ-ресурс - портал «Музеи России». Этот портал имеет данные практически по всем сайтам и музейным базам данных, различные форумы, виртуальные конференции. Новостная рассылка данного портала позволяет поддерживать межмузейные коммуникации.