Документационное обеспечение управления 6 (стр. 3 из 8)
Уровень обеспеченности населения жильем в среднем по городу составляет 19,2 кв. м на человека.
Рис.1. Жилищный фонд на 01.12.05 г. Рязани
С каждым годом растет доля приватизированного жилья. Общая приватизированная площадь в домах муниципальной собственности на 01.12.2006г. – 261000 кв. м.
Рис.2. Исполнение жилого фонда г. Рязани по состоянию
на 01.12.05 г.г.Рязани
Жилой фонд оборудован: водопроводом горячего и холодного водоснабжения, канализацией, центральным отоплением, ваннами и электрическими плитами.
Созданы участки текущего ремонта жилого фонда для сохранности и продления срока службы жилых домов.
При этом объем средств, направляемых на содержание и ремонт жилья значительно ниже нормативного. Нехватка средств, выделяемых на капитальный ремонт жилого фонда, приводит к его обветшанию и увеличению объема средств, требуемых для его содержания.
В хозяйственном ведении предприятия для выработки коммунальных услуг находиться хозяйственный питьевой водозабор с 38 артезианскими скважинами, очистные сооружения КОС 7000 – 2 шт., производительностью по очистке стоков 14000 м3 в сутки, 2 котельные ДЕ 16 и КВГМ 50.
На предприятии постоянно проводиться анализ дебиторской и кредиторской задолженности. По юридическим лицам дебиторская задолженность практически отсутствует. Проблемой остается дебиторская задолженность населения. Основным мероприятием по ее снижению является предъявление в суд заявлений о к регулярной и своевременной оплате полученных услуг.
В конце года проводится инвентаризация дебиторской задолженности и выявляется безнадежная дебиторская задолженность, которая списывается за счет дополнительной прибыли, полученной от прочих доходов.
2. Организация системы документооборота
МУП «Рязкомхоз»
2.1. Документы, определяющие организацию делопроизводства в МУП «Рязкомхоз»
Документационное обеспечение управления в МУП «Рязторогкомхоз» осуществляется Общим отделом.
Организация работы с документами в МУП «Рязкомхоз» включает в себя рациональный ми определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами[23].
Под объемом документооборота МУП «Рязкомхоз» понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот МУП «Рязкомхоз» за последние 3 года (табл.1), была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:
¾ поступающие (входящие);
¾ отправляемые (исходящие);
¾ внутренние.
Таблица 1
Документооборот МУП «Рязкомхоз» за 2002-2004 г.г.
| Год | Количество входящих документов | Количество исходящих документов | Количество внутренних документов | Итого |
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.
Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98[24], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности МУП «Рязкомхоз», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
¾ бланк предприятия для письма;
¾ общий бланк для всех других видов документов (служебная МУП «Рязкомхоз», его заместителями и руководителями структурных подразделений;
¾ Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Внутренние документы МУП «Рязкомхоз» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора MicrosoftWORD из пакета Office2003.
Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[25].
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники предприятия используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[26]
2.2. Порядок работы с входящим документами
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУП «Рязкомхоз» осуществляется секретарем-референтом данного предприятия, входящим структурно в Общий отдел.
При льного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа при поступлении личныхили доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его секретарю.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в деньих поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Корреспонденция, поступившая на имя директора МУП «Рязкомхоз» передается его секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.
Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
После рассмотрения документов директор МУП «Рязкомхоз» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУП «Рязкомхоз» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ [27].
Порядок прохождения входящих документов представлен на рис.1.
| Кто выполняет операции | Общий отдел | руководство предприятием | Секретари структурных подразделений | Руководство структурных подразделений | исполнители |
- движение документов, поступающих на имя директора 
- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений 
- движение нерегистрируемых документовРис.1. Оперограмма движения входящих документов
2.3. Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: