. В 1997 г. реализовывалось 148 проектов. Общее количество запланированных на 1998 г. составило 239 проектов.
Характерная особенность состоит в том, что эти документы в соответствии с заключенными договорами поступают во многие коммерческие правовые базы данных. Это позволяет существенно снизить затраты на ввод информации и сделать попытку и на этом уровне придать им официальный статус. Этого, например добились разработчики системы "Кодекс" в Санкт-Петербурге, разработчики БД "Саратовское региональное законодательство". Кроме того, сегодня любой желающий может свободно получить с Web-сервера www.arbitr.ru электронные документы из "Эталонного банка арбитражной практики", хотя формально официального статуса эта БД Высшего Арбитражного Суда не имеет. Второй составляющей указанного процесса, по мнению докладчика, является наполнение правовых баз данных информацией. Откуда же должны поступать электронные нормативные акты? Ну, конечно же, из системы электронного документооборота! Однако несмотря на то, что уже существуют десятки таких систем, но они в лучшем случае поддерживают электронные картотеки, учитывающие этапы формирование документа и контроля его исполнения.
В этой связи и была предпринята разработка новой интегрированной системы, в которой полнотекстовая обработка документов сочеталась со спецификой документооборота в федеральных, региональных и муниципальных органах законодательной и исполнительной власти. Чтобы электронные (конечно же и печатные) документы соответствовали ГОСТам, инструкциям, шаблонам документов, методикам и т.д. в проект вступил новый участник - ВНИИДАД и начато производство нового продукта "Кодекс: Документовед", призванного методически правильно выстроить электронный документооборот и его электронный архив.
Таким образом, наметилась совершено очевидная тенденция интеграции систем электронного документооборота и электронного архива. И тогда, по мнению докладчика, к началу следующего тысячелетия количество электронных документов уже будет измеряться не сотнями тысяч, а миллионами.
Электронные архивы уже сейчас должны принять меры, позволяющие накопление и использование информационных ресурсов, адекватно отражающих различные аспекты общественной жизнедеятельности в информационном пространстве. Должны быть выработаны соответствующие приемы и методы сохранения "виртуальной реальности". При этом принципы организации архивного дела, утвержденные вековым опытом и традицией не могут сломаны. Должны быть пересмотрены некоторые приемы и методики архивного дела, в том числе - а может быть и в первую очередь - те, что появились не столь давно и были связаны с развитием электронно-вычислительной техники.
Нет ничего принципиально нового в том, что архивисты будут участвовать во внедрении электронных систем управления документооборотом (СУД). Только методические и технические приемы работы будут отличаться от традиционных. Самое главное отличие состоит в том, что запуск системы будет означать начало процесса отбора документов на хранение и практически начало архивного контроля за хранением изданного документа.
Создаваемые в СУД документы должны хранить деловой, делопроизводственный контекст своего создания и бытования, данные о программных средах и форматах (метаданные), содержать реквизиты, требующиеся для учета, описания, хранения и использования в архиве. Протоколы доступа к электронным документам не могут подвергаться редакции и должны быть "опечатаны" представителями электронного архива. Метаданные должны содержать указания на ограничение доступа в соответствии с законами и "Основными правилами".
Вместе с тем, нынешние принципы отнесения документов к составу АФ РФ, и критерии соответствия этим принципам: происхождения, содержания и внешних особенностей - не позволяют относить современные делопроизводственные электронные документы к АФ РФ. Это касается, например, критериев внешних особенностей: формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа.
Первые проблемы с переформатированием и миграциями электронных документов начнутся в государственных и муниципальных органах и организациях, для которых установлен максимальный срок хранения документов, превышающий 5 лет. За этот период, скорее всего, произойдет смена форматов хранимых файлов, потребуется их переформатирование для сохранения доступности к документам. Таким образом, делопроизводство и электронные архивы учреждений в первую очередь должны будут принимать меры по сохранению доступности и читабельности сохраняемых электронных документов. Обойтись без стандартизации хотя бы пределах одной территории (субъекта федерации) невозможно. Докладчик считает, что контроль за стандартами, миграциями и переформатированием придется взять на себя государственным электронным архивам.
Долговременное распределенное хранение требует кардинальных изменений в правилах работы, и ко всему прочему, опротестовывается многими ведущими архивистами. Распределенное хранение в большей степени относится к документам негосударственной части архивного фонда и к документам, хранящимся в ведомственных электронных архивах и электронных архивах организаций. Информация о такого рода документах может и должна хранится в государственных архивах, осуществляющих контроль за деятельностью, опекающих эти учреждения. Тем более, что по истечении установленных предельных сроков временного хранения документы государственной части архивного фонда в упорядоченном состоянии, с соответствующим НСА передаются на постоянное хранение в государственные электронные архивы.
Использование. С точки зрения историка - это самая главная функция архивов. Историк, работающий с электронными документами получает не только значительные преимущества, так как имеет возможность быстрого и многоаспектного поиска, но и усложнение источниковедческой фазы исследования. Проблемы критики источников приобретают совершенно новое качество. На первый план выходят проблемы доказательства аутентичности и достоверности, напрямую связанные с архивным делом и архивной практикой.
Сказанное отражает лишь часть назревших проблем, связанных с комплектованием, хранением, учетом и использованием электронных документов, быстро распространяющихся в информационном обществе. Секция "Организация доступа и проблемы использования электронных документов" обсудила вопросы доступа к документам, проблемы выставления документов Интернете, источниковедческой критики, археографии. Руководила секцией И.М. Гарскова, с.н.с. лаборатории исторической информатики Исторического ф-та МГУ им. М.В. Ломоносова. С докладами и сообщениями выступили 6 человек. О.В. Наумов, зам. директора РЦХИДНИ, осветил проблему создания и использования ресурсов в электронных архивах на примере создаваемой в РЦХИДНИ информационной системы по фонду Коминтерна. В выступлении речь шла скорее не самих документах, а об их копиях, которые составят фонд пользования и буду функционировать в системе читального зала. Но вместе с тем вопросы описания, обеспечения сохранно- сти, доступа и многие другие будут регулироваться как для документов так и для копий одинаково. Проект, предпринятый РЦХИДНИ под эгидой Международного Совета Архивов и при сотрудничестве с Национальным архивом Франции, Бундесархивом (ФРГ), Библиотекой конгресса США свидетельствует, что в наших архивах возникают большие массивов оцифрованных документов. Стоимость проекта - около 1 млн. долларов США. В итоге разработчики хотят получить 1 млн. цифровых копий. Проект рассчитан на 3 года. Рабочая среда в настоящее время - OS/2, но в следующем году система будет переведена на Windows NT и будет функционировать в среде Oracle. Программное обеспечение по заказу МСА готовится в Испании. Она предложена Международным Советом. Идеологию работы с базой и состав полей, дескрипторы пишутся и разраба- тываются в РЦХИДНИ.
Создание БД потребовало усовершенствования НСА. Некоторые дела, наиболее важные описываются заново, исходя непосредственно из состава этих дел. После ввода и оцифровки учетные данные фонда не меняются, никакого движения не происходит. В БД вносятся сведения по открытым описям на уровне заголовков и описания дел. Составляется именной указатель - в основном по личным дела (более 120 тыс.). Решаются проблемы транслитерации - много иностранных работников. Часто выявить первоначальное написание и произношение особенно азиатских фамилий невозможно. Другой вопрос состоит в том, что часто использовались псевдонимы.