Мосгорархив, поставил в своем выступлении вопрос: "Какие оперативные базы данных представляют интерес для историка?", ответив на него следующим образом.
Эта проблема имеет множество аспектов - и технических, и юридических. В настоящее время практически не рассматриваются вопросы комплектования базами данных социальных, налоговых, финансовых служб. Вместе с тем, они без сомнения представляют собой "совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов РФ и имеющих "историческую, научную, социально- экономическую, политическую, культурную и другую государственную ценность." Это бесценный исторический источник, потеря которого сравнима с потерями первичных данных Всесоюзных переписей населения.
Координацию деятельности по вопросам комплектования можно вести с Информрегистром, ведущим учет баз данных по стране. Его информация может быть использована для пересмотра круга источников комплектования и экспертизы ценности.
Сегодня не совсем ясно даже, что считать документом: отдельную запись, всю базу данных (вместе с ее программно-зависимыми поисковыми средствами) или отчет, генерируемый по конкретному запросу. Видимо, время исчерпывающего ответа на этот и ряд других вопросов еще не пришло.
Использование баз данных наталкивается на сложности, связанные с ведомственным хранением, защитой информации этих БД законами (например, в отношении информации, отнесенной действующим законодательством к конфиденциальной). В какой степени можно пользоваться агрегированными материалами или обезличенными сведениями (технически сделать это нетрудно), в настоящее время неясно. Проблемы выборки также в полной мере можно отнести к электронным архивам. Личные дела и обращения граждан для историков представляют огромный интерес. Эти первичные неагрегированные материалы - основа наиболее интересных работ как в области социальной истории, так и общественной психологии, идеологии и т.п. Столь же интересны для историков документы по личному составу, хотя многие документы и не будут доступны современникам.
Второй вопрос, который был поднят докладчиком - прием документов из электронных систем делопроизводства. Он отметил, что электронное делопроизводство должно охватывать все документы организации вне зависимости от носителя и осуществлять интегрированный контроль за ними. При этом, сколь бы ни казалось громоздким полное описание каждого созданного в такой электронной системе документа, оно должно включать содержание документа, метаданные (формат, аппаратные средства создания и т.п.), контекст создания и бытования (деловой, административный, дело- производственный). На таких основаниях, включая наличие электронной подписи, может быть доказана аутентичность и достоверность документа, на таком основании электронный архив может принять документ на хранение, считая, что он (или его архивная копия) может быть предъявлен в суде.
Такого рода общие требования следует предусмотреть при разработке новых стандартов и ЕГС ДОУ, учитывать при разработке номенклатур документов и перечней документов, принимаемых на государственное хранение.
И.Н. Киселев, начальник управления ФАС, выступил с сообщением о возможных проектах сотрудничества электронных архивов и университетов России, направленных на выставление архивных документов в Интернет. По закону все открытые комплексы могут быть опубликованы, в том числе и в электронном виде. Вместе с тем очень остро стоят такие вопросы как: какие ресурсы и в каком объеме опубликовать, готовы ли архивы, сколько это будет стоить. Сейчас информационные страницы есть у многих электронных архивов. Росархив готовит свою страницу - причем там будет выставлен и справочник по российским архивам вкупе с той БД, на основе которой он был издан.
Касаясь тематических баз данных и электронного архива таких БД, И.Н. Киселев отметил, что в мире исторические БД откладываются в специально сформированных электронных архивах. Это своего рода "отводной канал" для тематических БД. Но в принципе это вопрос договоренности. Право на постоянное хранение отраслевых данных ведомства получали с трудом. Но например, гидрометеорологические данные хранятся отдельно, Геологический фонд - отдельно. Потому вполне возможна идея об отдельном хранении исторических тематических баз данных. Что касается ведомственных БД, БД по основной деятельности, то как только они попадут в номенклатуру документов, то сразу будут рассматриваться архивами. Но для этого надо разрабатывать специальную номенклатуру. Это отдельный и совсем непростой вопрос. Экспертиза ценности следующая за созданием "электронной номенклатуры - тоже вопрос нерешенный, поскольку отсутствуют критерии.
Секцию "Электронные документы в текущем делопроизводстве, в архивах учреждений и на постоянном хранении. Проблемы хранения электронных документов" возглавлял М.В. Ларин, директор ВНИИДАД. Он призвал присутствующих ставить акцент на архивной составляющей делопроизводства электронных документов, поскольку в настоящее время эти сюжеты совершенно не принимаются во внимание разработчиками и заказчиками делопроизводственных систем. Кроме того, следует избегать "демонизации" электронного документа, усложнения проблем, связанных с его существованием. Докладчик видит задачу в упрощении ситуации, в выдвижении конкретных шагов, алгоритмов действий по экспертизе, хранению, описанию и т.п. электронных документов в системе электронных архивов.
Анкетирование показало, что электронные документы уже не являются чем-то экстраординарным. Без них трудно представить деятельность основных структурных подразделений предприятий и учреждений. В настоящее время эти документы носят вспомогательный характер, однако, нужно помнить, что 5-6 лет назад их практически не существовало (особенно в органах управления). Трудно сказать, какое место в документировании управленческих и производственных процессов электронные документы займут еще через 5 лет. С уверенностью можно говорить только об одном: чтобы в будущем государственные электронные архивы смогли принимать эти документы на хранение, уже сейчас необходима разработка государственных стандартов для электронного делопроизводства и документооборота, уже сейчас необходим их учет и экспертиза ценности, уже сейчас необходимо задуматься о системе их размещения и хранения.
Т.Н. Горенек, Мосгорархив, отсметила, что в Москве проведена перепись информационных ресурсов. Сегодня стоит вопрос о введении единых правил и стандартов оформления таких ресурсов, создания единого классификатора. Кроме того, сейчас речь идет о том, что справочно-информационное обеспечение правовых АИПС будет передаваться в архив вместе с документами.
А.Н. Сокова, ВНИИДАД, в своем докладе выразила сомнение в перспективах архивного хранения электронных документов. Она отметила, что сегодня мы видим не "взрыв архивного дела", а взрывное увеличение бумажного документооборота, сопровождаемое дублированием оперативной информации в информационно-справочных системах и базах данных. Докладчик призвала внимательнее отнестись к достижениям архивоведения 60-80-х гг., таким как ГОСТ (6.10.4-84), в соответствии с которым придавалась юридическая сила документам на машинном носителе и машинограмме. В той части, в которой он касается документов на магнитных лентах и дисках он не устарел. Как не устарели и некоторые выработанные тогда термины и понятия. Следует обратиться и выработанным тогда классификаторам, которые были подготовлены для различных отраслей и систем, сетей. Сегодня этот вопрос стоит тоже остро. Не следует думать, что внедрение таких истем произойдет легко. Опыт внедрения АСУ "Контроль" по решениям Моссовета показал, что только 15% решений можно проконтролировать.
Н.В. Суетина, Петрозаводский государственный университет, представила доклад "О внедрении компьютерных технологий в дисциплину "Автоматизированные системы ДОУ". Докладчик представила методические рекомендации, разработанные для этого курса и изложила принципы преподавания, позволяющие готовить специалиста, свободно ориентирующегося как в рынке программных продуктов, так и в нормативно-правовых аспектах ДОУ. Докладчик считает, что выполнение однообразных работ по подготовке и заполнению документов необходимо проводить с использованием стандартных пакетов прикладных программ (типа MS Word и Excel), предусматривающих создание документов на основе типовых форм и шаблонов с учетом требований ГОСТ, нормативных актов Российской Федерации и других нормативно- методических документов.
СУД "Канцелярия", разработанная региональным центром информационных технологий Петрозаводского государственного университета, отвечает всем требованиям учебного курса и кроме того широко распространена в предприятиях и учреждениях Карелии. Л.П. Афанасьева, ИАИ РГГУ, выступила с докладом "Электронные документы в преподавании архивоведческих дисциплин". Основное внимание докладчик уделил проблемам преподавания по новому учебному плану. В нем достаточно много дисциплин, связанных с информатизацией. На 4 курсе начинается новая дисциплина "Автоматизированные архивные технологии (ААТ)", основанная на междисциплинарном подходе, совмещающая знания информатики и документоведения.