- создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
- механизация труда "канцелярских" работников;
- проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;
- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;
- создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.
Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.
Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии.
Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
• юридическую силу письма;
• качественное и своевременное составление и исполнение письма;
• организацию оперативного поиска писем.
При подготовке письма используются следующие реквизиты:
01. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);
02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04. Код организации;
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07. Код формы документа;
08. Наименование организации;
09. Справочные данные об организации;
11. Дата документа;
12. Регистрационный номер документа;
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15. Адресат;
17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);
18. Заголовок к тексту;
19. Отметка о контроле;
20. Текст документа;
21. Отметка о наличии приложения;
22. Подпись;
24. Визы согласования письма;
25. Оттиск печати (гарантийные письма);
26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);
27. Отметка об исполнителе;
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. Отметка о поступлении документа в организацию;
30. Идентификатор электронной копии документа.
Рассмотрим подробнее следующие реквизиты:
Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика ИНН/КПП 0000000000/000000000.
Реквизит 07 –Код формы документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит 08 – Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.
Наименование организации указывается в именительном падеже. Например:
ЗАО «Кристалл»
или
Генеральный директор ООО «Граф»
Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.
Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости – технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).
На первом листе каждого документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания документа (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ – дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик
(и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Технология дальнейшей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.
Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы учитываются и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке этих изданий.
Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рассылка тиражированных документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структурного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
Пересылка документов и дел в другие организации в пределах страны осуществляется, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представителей других организаций производится на основании доверенности.
Отправляемые документы, дела и издания помещаются в конверты, либо упаковываются. Использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересыпки этих документов запрещается.
На упаковке указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением грифа ограничения доступа.
На упаковке документов не указывают фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений. Передача документов иностранным учреждениям, организациям, фирмам и их представителям допускается в каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя организации.
Если в документах содержатся сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия организаций.
Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в приемной" руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь-это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.
Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м2 на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16м2. Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.
Интерьер приемной следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения.
Живые растения - не только украшение помещения. Многие фирмы и учреждения нахо-I дятся в центральной части города, выходят на шумные загазованные магистрали. С помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию.