В статьях 10 и 11 Закона указываются специальные категории персональных данных, в отношении которых действуют повышенные меры защиты от несанкционированной обработки и распространения. Это информация, касающаяся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состоянияздоровья, интимной жизни физического лица, а также биометрические персональные данные - сведения, характеризующие физиологические особенности человека.
Операторами (в частности, работодателями) и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных, за исключением случаев, когда это правило соблюдать не требуется:
1) в случае обезличивания персональных данных (т.е. действий, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных);
2) в отношении общедоступных персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными чаконами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. В общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги) с письменного согласия субъекта персональных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, предоставленные субъектом персональных данных.
При обработке персональных данных работников в связи с трудовыми отношениями работодателям следует руководствоваться положениями указанного Закона, а также главой 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника».
Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007 г. № 214-ФЗ) регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау). Положения указанного Закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.
В статье 3 Закона дан ряд понятий: коммерческой тайны; информации, составляющей коммерческую тайну; доступа к информации, составляющей коммерческую тайну и др.
Так, под коммерческой тайной в указанном Законе понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
К сведениям, которые не могут составлять коммерческую тайну, относятся сведения:
■ содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
■ содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
■ о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
■ о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
■ о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
■ о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам и др. (см. ст. 5 Закона).
Статья 11 Закона устанавливает обязанность работодателя (в целях охраны конфиденциальности информации):
1) ознакомить под роспись работника с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;
2) ознакомить под роспись работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;
3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны,
а также обязанности работника:
1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;
2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;
3) передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.
Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» (в ред. от 29.03.2008 г. № 30-ФЗ), устанавливающий правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации, в статье 44 дает перечень видов работ кадровой службы государственного органа. К таким работам, в частности, относятся:
■ организация подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;
■ ведение трудовых книжек гражданских служащих;
• ведение личных дел гражданских служащих;
■ ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;
• оформление и выдача служебных удостоверений гражданских служащих;
■ организация заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образовании с последующим прохождением гражданской службы и др.
В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ст. 42 Закона).
Положение о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 г. № 609. Указом Президента РФ утверждается порядок ведения Сводного реестра государственных гражданских служащих РФ.
Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле и Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008 г. № 68-ФЗ) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Статья 3 Закона дает основные понятия: архивного дела, архивного документа, документов по личному составу, архивного фонда и др.
В частности, под документами по личному составу в указанном Законепонимаются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а под архивом - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов
Согласно ст. 4 Закона, установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил относятся к полномочиям Российской Федерации в области архивного дела. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. Лг° 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организация)) Российской академии наук (вступили в силу с 25.05.2007 г.).
В соответствии со ст. 9 Закона, архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными (в том числе общественных объединений), относятся к частной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ (п. 7 ст. 6 Закона). Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.