Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
— гриф (пометка) ограничения доступа к документу,
— внутренняя переадресация документов по исполнителям,
— код по тематическому классификатору, ключевые слова,
— количество листов документа,
— наличие приложений,
— должностное лицо, поставившее документ на контроль,
— промежуточные сроки исполнения,
— перенос сроков исполнения,
— срок хранения документа,
— статус документа (проект, версия),
— вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.).
· Для обеспечения контроля за поступлением, отправкой и исполнением документов подразделения используют регистрационно-контрольные формы (далее — РКФ), которые в бумажном виде представляют собой журналы регистрации документов, а в электронном виде — электронные карточки учета.
· Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение в день поступления. Документы, требующие срочного исполнения, докладываются немедленно.
· Поручение исполнения документов оформляется резолюцией на документе или на специальном бланке, включает фамилию, инициалы работника, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.
· Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручения руководителей структурных подразделений переносятся в РКФ, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.
· После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок доложить о результатах исполнения поручения должностному лицу, давшему поручение.
· Исполненный документ направляется в дело руководителем, давшим по нему поручение, и затем сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для направления в дело, в котором будет храниться документ.
Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.
Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам – авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.
Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения. На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов. Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.
Документы, поступающие и создаваемые в управлении, подразделяются на контролируемые и неконтролируемые. К контролируемым мы отнесли документы, содержащие поручения, требующие исполнения и использования в справочных целях.
Это документы правительственных и вышестоящих органов и организаций, распорядительные документы организации, обращения граждан, документы, поступающие из других организаций, содержащие конкретные поручения (задания), просьбы, предложения.
Контроль исполнения документов ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу поставленных в них вопросах ведут руководитель, заместители руководителя, начальники отделов, ответственные исполнители, а контроль сроков исполнения документов осуществляется в отделе административной работы и финансового обеспечения (приемная).
Кроме того, контроль исполнения документов, поступивших в отделы и находящихся у исполнителей, ведут ответственные за делопроизводство соответствующего отдела.
Организация контроля исполнения документов - важная, но не единственная сторона этой делопроизводственной функции. Не меньшее значение имеет сама технология контроля исполнения документов, которая включает:
· -постановку документов на контроль;
· -проверку своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;
· -предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
· -снятие документа с контроля;
· -направление исполненного документа в дело;
· -учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
· -информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
Каждая ступенька этого процесса важна, несет свою функцию и тесно взаимосвязаны друг с другом. Контроль исполнения документов строится на базе данных, полученных при регистрации документа. А форма контроля (ручная или автоматизированная) выбирается исходя из возможностей и потребностей организации. Систематический, умело и корректный проводимый контроль исполнения документов повышает эффективность работы управления. На основании данных анализа о ходе и результате контроля руководитель принимает меры по должному соблюдению исполнительской дисциплины и повышению общей культуры работы с документами.
Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале деятельности создаются структуры предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции и т.д. Подобные документы предназначены для решения организационных вопросов.
Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12,14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).
Инструкции определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия
они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя. Все инструкции подразделяются на две основные группы:
1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);
2) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в
определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.
Должностные инструкции позволяют реализовать ряд целей:
– рациональное распределение труда;
– оптимальное использование кадров;
– повышение эффективности деятельности организации;
– создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
– повышение ответственности сотрудника за результаты своего труда;
– обеспечение объективности при аттестации работника;
– соблюдение объективности при поощрении и взыскании;
– разрешение трудовых споров.
При разработке должностных инструкций следует опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содержатся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37.
Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.
Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначение на нее. В этой части ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и
исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
В разделе «Должностные обязанности» определяются виды работ,
выполняемые сотрудником, с учетом задач и функций конкретного
структурного подразделения, с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.
В части «Должен знать» приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:
– законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;
– методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;
Требования к квалификации определяют:
– уровень профессиональной подготовки работника, необходимый
для выполнения должностных обязанностей;
– требования по стажу работы.
Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инструкцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обслуживание и т.д. не допускается, ибо эти права оговариваются законодательными актами и другими документами.