Смекни!
smekni.com

Бланки документов предприятия. Их реквизиты и требования к их оформлению (стр. 1 из 9)

Содержание:

1. Введение 3
2. Составление и оформление организационно-распорядительных документов 4
2.1. Основные правила составления и оформления организационно-распорядительных документов 4
2.2. Оформление бланков документов 6
2.3. Оформление реквизитов документов 8
2.4. Особенности оформления отдельных видов документов 17
2.5. Оформление копий, приложений и ссылок 30
2.6. Оформление кадровых документов 31
3. Список использованной литературы 33

Введение

Значение делопроизводства как одной из сфер управленче­ской деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационного хозяйства любого предприятия составляют машинописные, рукописные и типограф­ские документы. Компьютеризация позволяет усовершенствовать процессы подготовки, оформления, хранения и выдачи документов, но в большинстве случаев не может заменить традиционных форм документации, особенно содержащих подписи и визы ответственных лиц.

За год на промышленном предприятии обрабатывается от по­лутора до четырех миллионов документов. Содержащаяся в них информация может быть использована (зафиксирована, обработа­на, систематизирована, передана и т.д.) только при совершении ря­да делопроизводственных операций.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, эко­номичность, надежность функционирования аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. На рабо­ту с документами специалисты тратят 20...60% рабочего времени. При рационально организованном делопроизводстве специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им операций, производительность и эффективность их труда повыша­ются.

Правильное и своевременное оформление документов, их надлежащие хранение и учет - залог эффективного использования документов и рабочего времени, что оказывает су­щественное влияние на эффективность производства в целом.

Составление и оформление организационно-распорядительных документов

1.1. Основные правила составления и оформления организационно-распорядительных документов

Цель регламентированных Государственными стандартами составления и оформления документов - обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному испол­нению и последующему использованию в справочных и научно-исторических целях, создать предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей инфор­мации, сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.

Правила составления и оформления документов заключаются в следующем.

1. Для изготовления документов используют два формата бу­маги - А4 и А5; первый формат имеет размер 210x297, второй -148x210 мм. Отдельные виды документов (таблицы, планы, ведо­мости, графики) можно выполнять на листах бумаги формата АЗ (297x420 мм).

2. Документы, оформляемые рукописным или машинописным способом, имеют поля, мм: левое - 35, правое - не менее 8, верх­нее - 20, нижнее - не менее 19 для формата А4 и 16 для А5. При использовании оборотной стороны листа следует делать «зеркаль­ные поля»: размер левого поля должен быть не менее 8, правого - не менее 35 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.

3. При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - элемент официального документа, напри­мер, дата, адресат, индекс, подпись и т.д. Совокупность располо­женных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Реквизитами документа являются: 1. Государственный герб РФ. 2. Эмблема организации или предприятия. 3. Код предприятия, учреждения или организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 4. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 5. Наименование министерства или ведомства. 6. Наимено­вание учреждения, организации или предприятия. 7. Наименование структурного подразделения. 8. Индекс предприятия связи, почто­вый и телеграфный адреса, номер телетайпа (факса), номер теле­фона, номер счета в банке. 9. Название вида документа. 10. Дата. 11. Индекс. 12. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 13. Место составления или издания. 14. Гриф ограничения доступа к документу. 15. Адресат. 16. Гриф утверждения. 17. Резолюция. 18. Заголовок к тексту. 19. Отметка о контроле. 20. Текст. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись. 23. Гриф согласования. 24. Визы. 25 Печать. 26. Отметка о заверении копий. 27. Фамилия исполните­ля и номер его телефона. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о переносе данных на машин­ный носитель 30 Отметка о поступлении.

Следует различать постоянный и переменный реквизиты документа. Постоянный - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка; переменный - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

4. Каждый вид документа (акт, заявление, приказ, письмо и т.д.) должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабиль­ный порядок их расположения. В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском ±2 мм Формуляр для определенного вида документа называется типо­вым. Он устанавливает номенклатуру реквизитов и порядок их рас­положения.

5. Расположение реквизитов и размеры площадей для их раз­мещения на бумаге формата А4 приведены на рис 1.

Для каждого формата документов установлены два варианта расположения постоянных реквизитов - угловой и продольный. При продольном расположении границы реквизитов заголовочной части (реквизиты 1, 2, 5...9) продлеваются до границы правого поля доку­мента. При этом площадь, отведенная для кодов документа, остает­ся неизменной.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и вклю­чающих содержательную часть, представленную в виде таблицы допускается располагать реквизиты параллельно продольной сто­роне листа (заменять «книжную» ориентацию на «альбомную») В этом случае при ширине листа 297 мм и высоте 210 мм длина поля для реквизита 28 увеличивается с 95,4 до 182, 4 мм, а высота ос­новной части уменьшается с 258 до 171 мм. Для документов, изго­товленных на бумаге формата А5, высота основной части уменьша­ется с 258 до 109 мм. Остальные размеры остаются такими, как показано на рис 1.

Реквизиты 1,2 могут занимать часть площади, отведенной для реквизитов 6,7,8. Эмблема организации может располагаться на левом поле документа на уровне реквизита 6 «Наименование учреж­дения, организации или предприятия».

Если документ напечатан на двух или более страницах, реквизиты 21...26 и 29 располагаются на последней странице документа.

Реквизит 23 «Гриф согласования» с учреждениями, на которые распространяется действие специальных положений, располагается в месте, предусмотренном этими положениями.

Рис 1. Расположение реквизитов на бумаге формата А4

1.2. Оформление бланков документов

Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной. Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру делопроиз­водства.

В каждой организации, обладающей правами юридического лица, разрабатываются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк, служащий для оформления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе продольного или углового располо­жения реквизитов.

Бланк для писем с угловым расположением реквизитов 5, 6, 8,10, 11, 12 имеет вид:

Министерство общего и профессионального образования Российской ФедерацииТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ625000, г. Тюмень, ул. Володарского, 38 тел. 25-07-63, 22-86-25_______________№___________На №___________от__________

Бланк с продольным расположением реквизитов имеет вид:

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРИКАЗ________________ №_____ дата

г. Тюмень

Изготовлять бланки для отдельных видов или разновидностей документов целесообразно, если их число на предприятии достига­ет 200 в год. В противном случае следует использовать резиновый штемпель, с помощью которого на чистый лист бумаги формата А4 или А5 наносятся соответствующие реквизиты.

Бланки документов массового применения, содержащих типо­вую информацию (справки, выдаваемые рабочим и служащим, акты приема выполненных работ, договоры и т.д.) должны иметь трафа­ретные части текста, которые при создании документа дополняются переменной информацией. Изготовлять трафаретизированные бланки типографским способом целесообразно, если на них оформ­ляется более 100 документов в год.

Наличие на бланке Государственного герба РФ свидетельст­вует о том, что документ издан органом государственной власти или государственного управления. Решение об изображении Государст­венного герба РФ на бланках документов учреждений принимается министерствами и ведомствами, в ведении которых находятся эти учреждения.

Эмблема организации или предприятия - условное (символи­ческое) графическое изображение, отражающее направление дея­тельности организации или предприятия. Как правило, эмблема размещается на бланках для писем с целью облегчения их поиска. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации мо­жет быть использован товарный знак (знак обслуживания), принад­лежащий данной организации и зарегистрированный в установлен­ном порядке.