Анализ организации контроля исполнения документов 2 (стр. 7 из 7)

Высвобождение площадей, отведенных под хранение бумажных документов, может дать более существенный эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

Определим финансовые потери из-за рутинной работы. Рассмотрим модель «Рабочее время»:

N – число сотрудников в организации;

T – доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с документами;

Z – средняя зарплата в месяц.

Итого, потери = N*T*Z

При штате в 200 сотрудников, 20% времени, средняя заработная плата 300 $ потери составляют=200*0,2*300 = 12 000$ в месяц.

Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей и позволяет справиться внедрение и использование электронного документооборота.

Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля рутинных операций, большую часть из которых можно переложить на автоматизированные системы, может составлять 20-30 % рабочего времени. Предположим, что производительность каждого сотрудника увеличится в среднем на 5%. При зарплате в 300 долларов в месяц каждый сотрудник будет дополнительно выполнять работы примерно на 15 долларов. В год это составит 180 долларов, а для 200 сотрудников – 36 тыс. долларов!

Внедрив электронный документооборот организация увеличит свою прибыль: сокращение затрат по сравнению с бумажным делопроизводством составляет около 60%.

Из чего же складывается эта цифра? Сокращение затрат:

· на копирование и печать документов;

· на доставку информации в бумажном виде;

· на ресурсы – люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);

· на бумагу;

· на хранение информации в бумажном виде;

· на времени (более быстрое выполнение работ за счет сокращение сроков согласования и поиска документов)

· уменьшается объем рутинной, неинтересной составляющей работы и открываются возможности творческого подхода и проявления инициативы.

Как следствие вышеперечисленного – повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ.

Экономия времени на различные операции:

· 20 % – поиск и ожидание поступления документов;

· 20 % – согласование и утверждение документов;

· 10% – передача документов между подразделениями;

· 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

В результате при внедрении и использовании электронного документооборота организация получает:

· экономию времени – на поиск документов тратятся не часы, а секунды;

· ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;

· процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме;

· время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа;

· подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Заключение

Контроль исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Литература:

1. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.;

2. Контроль исполнения документов / В.Ф. Янковая. – Секретарь-референт, № 11. – 2007. – с. 10-14;

3. Постановление Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»;

4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии / Делопроизводитель – 2003 - №2.

5. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота / http://www.eos.ru.